Trong bài viết này chúng tôi phân tích một số vấn đề cơ bản và chỉ ra những hạn chế của pháp luật liên quan tới chấm dứt hoạt động đối với VPCC, qua đó đề xuất kiến nghị sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu của thực tiễn.

Ths. Nguyễn Văn Mích[1]

 Chấm dứt doanh nghiệp được hiểu là việc đình chỉ mọi hoạt động, làm cho doanh nghiệp dừng hoạt động[2]. Chấm dứt doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2014 (Luật Doanh nghiệp năm 2014) được thực hiện theo thủ tục: tổ chức lại, giải thể và phá sản doanh nghiệp. VPCC được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, Luật Công chứng số: 53/2014/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2014 (Luật Công chứng năm 2014) không quy định tổ chức lại, giải thể và phá sản VPCC mà quy định chấm dứt hoạt động đối với VPCC như sau:

“1. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

  1. a) Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động;
  2. b) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật này;
  3. c) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.”[3]

Các trường hợp VPCC chấm dứt được liệt kê nêu trên thực chất chỉ là những trường hợp giải thể doanh nghiệp[4], hợp nhất doanh nghiệp[5] và sáp nhập doanh nghiệp[6] được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014. Từ cách thức quy định nêu trên, phải chăng Nhà làm luật đã gián tiếp phủ nhận chấm dứt VPCC thông qua thủ tục phá sản?. VPCC không thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật phá sản?.

* Trình tự, thủ tục, điều kiện VPCC chấm dứt hoạt động.

– VPCC tự chấm dứt hoạt động. Đây là trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động theo ý chí của các CCV hợp danh. Nguyên do tự chấm dứt có thể do VPCC hoạt động kém hiệu quả, do bất đồng giữa các CCV hợp danh trong việc quản lý, điều hành VPCC hoặc do CCV hợp danh không thực hiện đúng nội dung Hợp đồng thành lập VPCC, Điều lệ của VPCC ….vv. Trường hợp VPCC tự chấm dứt hoạt động thì chậm nhất 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, VPCC phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động. Trước thời điểm chấm dứt hoạt động, VPCC phải hoàn thành các nghĩa vụ sau:

+ Thực hiện nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán các khoản nợ khác,

+ Thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình,

+ Thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận. Trường hợp không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó.

+ Đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.

Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ nêu trên, Sở Tư pháp nơi VPCC đăng ký hoạt động có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của VPCC, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập và thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động của VPCC với các cơ quan theo quy định tại Điều 25 của Luật Công chứng năm 2014[7].

– VPCC chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập. Đây là các trường hợp VPCC buộc phải chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì những lý do liên quan tới điều kiện tồn tại của VPCC như: VPCC không đăng ký hoạt động trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập; Hết thời hạn 06 tháng kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động mà VPCC chưa bắt đầu hoạt động; VPCC không hoạt động liên tục từ 03 tháng trở lên, trừ trường hợp toàn bộ các CCV hợp danh bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng; VPCC chỉ còn một CCV hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày thiếu CCV hợp danh; Toàn bộ CCV hợp danh của VPCC bị miễn nhiệm chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết; VPCC không bảo đảm duy trì điều kiện hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Trường hợp VPCC bị thu hồi quyết định cho phép thành lập thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, Sở Tư pháp nơi VPCC đăng ký hoạt động có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của VPCC, thông báo bằng văn bản với các cơ quan quy định tại Điều 25 của Luật Công chứng năm 2014, đồng thời đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi VPCC đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của VPCC.

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, VPCC phải thực hiện các nghĩa vụ sau:

+ Thực hiện nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác;

+ Thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình;

+ Trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng.

Hết thời hạn nêu trên, VPCC chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản hoặc trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ công chứng viên hợp danh của VPCC chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của VPCC, của CCV hợp danh được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của VPCC theo quy định của pháp luật về dân sự[8].

– VPCC chấm dứt hoạt động do bị hợp nhất, bị sáp nhập. Trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động do bị hợp nhất, bị sáp nhập thì quyền, nghĩa vụ của Văn phòng công chứng do VPCC được hợp nhất hoặc VPCC nhận sáp nhập tiếp tục thực hiện. VPCC có nghĩa vụ đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.

* Hậu quả và trách nhiệm pháp lý phát sinh từ việc VPCC chấm dứt hoạt động.

Xét về mặt pháp lý, khi VPCC đã chấm dứt hoạt động có nghĩa VPCC không còn tồn tại kể từ thời điểm chấm dứt; tư cách chủ thể của VPCC trong các quan hệ pháp luật sẽ chấm dứt, tài sản của VPCC sẽ được xử lý. Quá trình chấm dứt VPCC thực chất là việc thanh toán các khoản nợ mà VPCC phải chi trả cho các chủ nợ, phân chia tài sản còn lại của VPCC cho các CCV hợp danh, xác định trách nhiệm đối với nghĩa vụ tài sản của VPCC; chấm dứt các giao dịch với các chủ thể khác cũng như giải quyết hậu quả của việc chấm dứt VPCC. Dưới đây chúng tôi sẽ trình bầy một số vấn đề cơ bản phải giải quyết khi VPCC chấm dứt hoạt động:

Thứ nhất. Thanh toán các khoản nợ của VPCC và xác định trách nhiệm đối với nghĩa vụ tài sản của VPCC.

Để thực hiện quyền của chủ nợ cũng như xác định nghĩa vụ, trách nhiệm của CCV hợp danh khi VPCC chấm dứt, việc xác định thời điểm phát sinh, thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới của CCV hợp danh đối với nghĩa vụ tài sản của VPCC là việc làm hết sức quan trọng và không thể thiếu.

– Thời điểm phát sinh trách nhiệm liên đới đối với các CCV hợp danh:

Sự kiện trở thành CCV hợp danh của VPCC làm phát sinh trách nhiệm liên đới của CCV hợp danh đối với nghĩa vụ tài sản của VPCC. CCV hợp danh gia nhập VPCC sau khi VPCC đã đi vào hoạt động cũng phải chịu trách nhiệm đối với cả những nghĩa vụ tài sản đã phát sinh trước khi họ trở thành thành viên hợp danh. “Thành viên hợp danh mới phải cùng liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty, trừ trường hợp thành viên đó và các thành viên còn lại có thỏa thuận khác”[9]. Về nguyên tắc chủ nợ chỉ có quyền yêu cầu CCV hợp danh thanh toán cho mình sau khi đã yêu cầu VPCC trả nợ với điều kiện tài sản của VPCC không đủ để trả nợ.

– Thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới đối với các CCV hợp danh:

Thời điểm VPCC chấm dứt hoạt động trong trường hợp hợp nhất, sáp nhập là thời điểm VPCC hợp nhất, VPCC nhận sáp nhập được cấp hoặc được thay đổi nội dung đăng ký hoạt động[10]. Tuy nhiên, đối với trường hợp VPCC tự chấm dứt và VPCC chấm dứt do bị thu hồi quyết định thì thời điểm VPCC chấm dứt hoạt động chưa được xác định một cách cụ thể, là thời điểm thu hồi quyết định cho phép thành lập hay thời điểm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của VPCC. Việc xác định thời điểm VPCC chấm dứt có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xác định quyền của người yêu cầu công chứng, quyền của người bị thiệt hại, trong đó có quyền khởi kiện yêu cầu VPCC bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng[11] cũng như xác định giới hạn trách nhiệm liên đới của CCV hợp danh đối với nghĩa vụ tài sản của VPCC. Kể từ thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới, CCV hợp danh được giải thoát khỏi các nghĩa vụ tài sản của VPCC. Các chủ nợ của VPCC không có quyền yêu cầu CCV hợp danh thực hiện nghĩa vụ thay thế nghĩa vụ của VPCC. Chẳng hạn, sau khi VPCC chấm dứt, người yêu cầu công chứng, người bị thiệt hại sẽ không còn quyền khởi kiện VPCC để yêu cầu bồi thường. Trong trường hợp này, nghĩa vụ “hầu tòa” có tự động chuyển sang cho CCV đã gây thiệt hại sau khi VPCC chấm dứt hoạt động hay không thì chưa có câu trả lời thỏa đáng[12].

Thông thường, thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới được xem là thời điểm CCV hợp danh hoàn thành việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, ngoại trừ CCV hợp danh bị khai trừ khỏi VPCC trong hai trường hợp đã được dự liệu tại khoản 5 Điều 180 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Theo đó, “Trong thời hạn 02 năm, kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều này thì người đó vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của công ty đã phát sinh trước ngày chấm dứt tư cách thành viên”. Trong đó, tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 180 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định thành viên hợp danh bị khai trừ khỏi công ty trong trường hợp: “a) Không có khả năng góp vốn hoặc không góp vốn như đã cam kết sau khi công ty đã có yêu cầu lần thứ hai”; và “c) Tiến hành công việc kinh doanh không trung thực, không cẩn trọng hoặc có hành vi không thích hợp khác gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của công ty và các thành viên khác”. Trong hai trường hợp nêu trên, chủ nợ vẫn có quyền yêu cầu CCV hợp danh mặc dù đã chấm dứt tư cách thành viên vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm trả nợ thay VPCC.

Trường hợp VPCC muốn tự chấm dứt hoạt động thì phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ tài chính với nhà nước cũng như nghĩa vụ trả nợ đối với mọi cá nhân, tổ chức khác trước thời điểm chấm dứt. Nếu VPCC không đủ tài sản để trả nợ và các CCV hợp danh cũng không đem tài sản riêng ra để trả nợ thay thì VPCC sẽ không đủ điều kiện để tự chấm dứt. Giả thiết, trong trường hợp hồ sơ của VPCC tự chấm dứt hoạt động có nội dung không chính xác hoặc có sự giả mạo về nghĩa vụ tài chính với nhà nước, nghĩa vụ trả nợ đối với các chủ nợ thì sẽ được giải quyết như thế nào ?. Luật Công chứng năm 2014 không hề dự liệu tình huống nêu trên. Về vấn đề này, tại khoản 3 Điều 204 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định như sau: “Trường hợp hồ sơ giải thể không chính xác, giả mạo, những người quy định tại khoản 2 Điều này phải liên đới chịu trách nhiệm thanh toán số nợ chưa thanh toán, số thuế chưa nộp và quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh trong thời hạn 05 năm, kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.”. Trong khi, đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 204 gồm có thành viên hợp danh trong công ty hợp danh. Quy định nêu trên có lẽ sẽ không được áp dung đối với trường hợp VPCC chấm dứt, bởi lẽ “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh” là nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014. Hơn nữa, Điều 3 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Trường hợp luật chuyên ngành có quy định đặc thù về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp thì áp dụng quy định của Luật đó”. Từ các quy định đã trích dẫn nêu trên cho thấy, việc chấm dứt hoạt động của VPCC sẽ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Chúng tôi cho rằng trường hợp hồ sơ chấm dứt hoạt động của VPCC không chính xác, giả mạo thì các CCV hợp danh phải liên đới chịu trách nhiệm vô hạn đối với số nợ chưa thanh toán, số thuế chưa nộp và quyền lợi của các chủ thể khác chưa được giải quyết trước thời điểm chấm dứt và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về những hệ quả phát sinh.

Trường hợp VPCC chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập. Khi đó, toàn bộ tài sản của VPCC sẽ dùng để trả nợ; nếu tài sản của VPCC không đủ để trả nợ thì chủ nợ có quyền yêu cầu bất cứ CCV hợp danh nào của VPCC thanh toán toàn bộ số nợ còn thiếu bằng tài sản riêng của CCV hợp danh[13]. Trách nhiệm liên đới và vô hạn của CCV hợp danh đối với chủ nợ của VPCC chỉ chấm dứt khi mọi khoản nợ đã được thanh toán xong. Trường hợp một trong số các CCV hợp danh đã thanh toán toàn bộ số nợ còn thiếu của VPCC, thì tại thời điểm hoàn thành việc thanh toán khoản nợ còn thiếu đó cũng là thời điểm chấm dứt trách nhiệm liên đới của tất cả các CCV hợp danh đối với chủ nợ của VPCC. Tuy nhiên, cũng tại thời điểm này làm phát sinh quyền yêu cầu của CCV hợp danh đã thanh toàn số nợ còn thiếu đối với những CCV hợp danh khác phải thực hiện phần nghĩa vụ của họ. Hay nói cách khác, trách nhiệm liên đới của các CCV hợp danh đã được chuyển hóa thành trách nhiệm theo phần. CCV hợp danh có nghĩa vụ “Chịu lỗ tương ứng với phần vốn góp vào công ty hoặc theo thỏa thuận quy định tại Điều lệ công ty trong trường hợp công ty kinh doanh bị lỗ” [14].

Thứ hai. Chuyển giao hồ sơ lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong hoạt động công chứng. Văn bản công chứng được xem là vật chứng cần phải được lưu trữ cẩn trọng, lâu dài nhằm cung cấp nguồn chứng cứ cho hoạt động của cơ quan xét xử cũng như cá nhân, tổ chức có liên quan khi được yêu cầu. Khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng”.

Từ quy định nêu trên chúng ta có thể thấy việc chuyển giao hồ sơ công chứng khi VPCC chấm dứt được thực hiện thông qua cách thức thỏa thuận hoặc thực hiện theo cách thức chỉ định. Trường hợp VPCC chấm dứt do bị hợp nhất, bị sáp nhập thì việc chuyển giao hồ sơ công chứng sẽ không được thực hiện theo hai cách thức nêu trên. Hồ sơ công chứng của VPCC bị hợp nhất, bị sáp nhập đương nhiên sẽ chuyển giao cho VPCC được hợp nhất hoặc VPCC nhận sáp nhập theo nguyên tắc VPCC được hợp nhất hoặc VPCC nhận sáp nhập sẽ kế thừa quyền và nghĩa vụ của VPCC bị hợp nhất hoặc bị sáp nhập[15], trong đó có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng[16]. Dưới đây chúng ta sẽ xem xét chuyển giao hồ sơ thông qua cách thức thỏa thuận và cách thức chỉ định:

– Thỏa thuận chuyển giao hồ sơ công chứng.

Theo tinh thần khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng năm 2014, cách thức thỏa thuận chuyển giao hồ sơ dường như chỉ mang tính “khuyến nghị” chứ không mang tính bắc buộc đối với VPCC chấm dứt hoạt động, bởi nếu không thực hiện việc thỏa thuận chuyển giao hồ sơ thì Sở Tư pháp sẽ chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận, VPCC chấm dứt hoạt động cũng như các CCV hợp danh không bị áp dụng bất cứ chế tài hay phải chịu bất lợi gì.

Việc tiếp nhận hồ sơ của một VPCC khác để lưu trữ có lẽ không đem lại lợi ích thiết thực gì đối với tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận. Trái lại, còn làm phát sinh chi phí tài chính, nhân sự để giải quyết việc tiếp nhận như: Phải bố trí nhân sự đảm nhiệm việc tiếp nhận, quản lý, khai thác hồ sơ tiếp nhận; phải thiết lập không gian an toàn đáp ứng đủ điều kiện để lưu trữ hồ sơ tiếp nhận; phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hồ sơ sau khi tiếp nhận; phải cung cấp bản sao cho cơ quan nhà nước, cá nhân, tổ chức có liên quan khi được yêu cầu …vv cũng như thực hiện các nghiệp vụ khác như: sửa lỗi kỹ thuật, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sau khi tiếp nhận. Do vậy, nếu VPCC tiếp nhận hồ sơ không nhận được sự bù đắp về kinh tế, lợi ích tương ứng thì sẽ không có VPCC nào lại chấp nhận “ôm rơm rặm bụng”.

– Chỉ định chuyển giao hồ sơ công chứng.

Trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động không thỏa thuận được hoặc VPC chấm dứt hoạt động do toàn bộ CCV hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp sẽ dùng quyền lực nhà nước để chỉ định một Phòng công chứng hoặc một VPCC khác tiếp nhận hồ sơ công chứng. Như vậy, việc giải quyết hậu quả chấm dứt VPCC đã không được giải quyết bằng biện pháp dân sự mà phải dùng tới quyền lực của nhà nước. Giả thiết một PCC bị chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng có nghĩa PCC đó phải gánh chịu sự bất lợi này. PCC phải bố trí nhân sự và giành một khoản kinh phí nhất định để giải quyết việc tiếp nhận hồ sơ công chứng. Điều này dường như đi ngược lại với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng. Trường hợp một VPCC bị chỉ định miễn cưỡng tiếp nhận hồ sơ công chứng, có nghĩa cơ quan công quyền đã áp đặt sự bất lợi lên VPCC (Doanh nghiệp), đi ngược với các quy luật của nền kinh tế thị trường. Chúng tôi cho rằng việc giải quyết hậu quả của việc chấm dứt VPCC phải thuộc về VPCC bị chấm dứt cũng như các CCV hợp danh tại VPCC đó chứ không phải cơ quan nhà nước hay bất cứ một tổ chức dân sự nào khác phải gánh chịu. Cho dù PCC hoặc VPCC bị chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng thì PCC hoặc VPCC phải được thanh toán những chi phí phát sinh để giải quyết việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Thứ ba: Thực hiện sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sau khi VPCC chấm dứt hoạt động.

Điều 51 Luật Công chứng năm 2014 quy đinh trình sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng như sau:

“1. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó.

  1. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó và do công chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.
  2. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương này.”

Như vậy, trong trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sẽ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng. Quy định là như vậy nhưng để thực hiện quy định đó không hề đơn giản đối với người yêu cầu công chứng, nhất là trong bối cảnh các VPCC thường thay đổi trụ sở, thay đổi tên gọi như hiện nay. Tại thành phố Hà Nội, tên của một CCV (Bùi Hữu Phơn) đã được sử dụng để đặt tên cho hai VPCC khác nhau ở hai thời điểm với tên gọi là: “Văn phòng công chứng Bùi Phơn”[17].

Luật Công chứng năm 2014 và văn bản hướng dẫn thi hành không hề có bất cứ quy định nào về việc thông báo công khai tổ chức hành nghề công chứng nào sẽ tiếp nhận hồ sơ công chứng trong trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động. Trường hợp VPCC đã chấm dứt hoạt động, người yêu cầu công chứng muốn sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng có lẽ phải liên hệ với Sở Tư pháp nơi VPCC đăng ký hoạt động để hỏi thông tin, trong khi không phải ai cũng biết Sở Tư pháp là cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.

Hơn nữa, về nguyên tắc việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một văn bản công chứng chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã tạo lập ra văn bản công chứng đó; trường hợp VPCC chấm hoạt động, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng sẽ tạo ra sự “bất nhất” giữa văn bản công chứng và văn bản sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ chính văn bản công chứng đó bởi do hai tổ chức hành nghề khác nhau thực hiện. Để hóa giải sự “bất nhất” đó, có lẽ người yêu cầu công chứng phải chứng minh trước bên thứ ba (bên tiếp nhận văn bản công chứng) về sự kiện chuyển giao hồ sơ công chứng và thẩm quyền sửa đôi, bổ sung, hủy bỏ văn bản công chứng.

Sự kiện một VPCC chấm dứt hoạt động tác động trực tiếp tới tâm lý xã hội, gây phiền toái cho người dân, tạo sự hoài nghi cho xã hội về tính ổn định, bền vững của mô hình VPCC nói riêng cũng như chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng ở nước ta nói chung. Tuy nhiên, Luật Công chứng năm 2014 dường như không có bất cứ quy định nào nhằm hạn chế việc VPCC tự chấm dứt hoạt động, hay tạo điều kiện để VPCC hồi sinh, duy trì, kế thừa và phát triển, ngoại trừ quy định về quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng nhưng sẽ hết hiệu lực vào ngày 01 tháng 01 năm 2019. Trái lại, một số quy định trong Luật Công chứng năm 2014 dường như có xu hướng gián tiếp “ép” VPCC chấm dứt hoạt động thay vì được tổ chức lại dưới hình thức: hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hoặc chuyển nhượng VPCC. Chúng tôi cho rằng, trong số những nguyên nhân “bức tử” VPCC chấm dứt hoạt động mà không thể được tổ chức lại hoặc chuyển nhượng đó chính là quy định về hình thức pháp lý của VPCC và cơ chế bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng. Ngoài ra, Luật công chứng năm 2014 còn thiếu vắng các chế tài, biện pháp nhằm hạn chế việc VPCC tự chấm dứt hoạt động.

Để khắc phục những hậu quả và hạn chế VPCC tự chấm dứt hoạt động trong thời gian tới, chúng tôi cho rằng, chúng ta cần phải sớm sửa đổi, bổ sung một số quy định sau:

Thứ nhất. Sửa đổi quy định VPCC chỉ được phép tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh với điều kiện phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. VPCC hoàn toàn có thể được tổ chức và hoạt động dưới loại hình công ty hợp danh hữu hạn hay còn gọi là công ty hợp vốn đơn giản (limited partnership) trong đó có ít nhất một thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn. Trong trường hợp VPCC chỉ còn một CCV hợp danh sẽ không bị thu hồi quyết định cho phép thành lập dẫn tới VPCC buộc phải chấm dứt hoạt động do không đủ số lượng thành viên hợp danh.

Thứ hai. Khi việc thành lập VPCC không bị hạn chế số lượng, CCV có nhu cầu sẽ thành lập mới VPCC chứ không nhận chuyển nhượng VPCC hay nhận chuyển đổi phòng công chứng hoặc lựa chọn giải pháp hợp nhất, sáp nhập VPCC nếu phải kế thừa nghĩa vụ bồi thường những thiệt do CCV đã gây ra trước đó như hiện nay[18].  Điều đó có nghĩa chúng ta cần sớm sửa đổi quy định về bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng theo hướng CCV chịu trách nhiệm trực tiếp bồi thường mọi thiệt hại do mình gây ra thay vì VPCC đứng ra chịu trách nhiệm bồi thường như hiện này.

Thứ ba. Bổ sung quy định cụ thể thời điểm VPCC chấm dứt đối với trường hợp VPCC tự nguyện chấm dứt và chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, làm căn cứ xác định thời điểm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của VPCC, của CCV hợp danh và các chủ thể khác có liên quan. VPCC chấm dứt khi bị thu hồi quyết định cho phép thành lập hay VPCC chấm dứt từ khi bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động?.

Thứ tư: Bổ sung quy định cụ thể về giải quyết bồi thường thiệt hại trong trường hợp VPCC chấm dứt hoạt động.

Thư năm. Bổ sung nội dung đăng báo khi VPCC chấm dứt hoạt động bao gồm cả thông tin về tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng. Ngoài ra, bổ sung quy định VPCC tự chấm dứt hoạt động phải niêm yết thông báo về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở VPCC trong thời hạn trước 30 ngày tính từ ngày dự kiến chấm dứt. Quy định nêu trên cũng cần được áp dụng đối với trường hợp VPCC chấm dứt do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập trong trường hợp VPCC đã hoạt động, tạo điều kiện cho người yêu cầu công chứng chủ động liên hệ khi có nhu cầu.

Thứ sáu. Bổ sung quy định CCV hợp danh của VPCC chấm dứt hoạt động phải chịu mọi chi phí liên quan tới việc chuyển giao hồ sơ công chứng; đồng thời không được phép tham gia thành lập VPCC trong một thời hạn nhất định kể từ thời điểm chấm dứt VPCC.

Thứ bẩy. Bổ sung biện pháp bảo đảm nghĩa vụ mang tính tài sản bắt buộc đối với CCV như một số quốc gia trên thế giới quy định, như CCV phải thực hiện ký quỹ một khoản tiền nhất định trong và sau thời gian hành nghề nhằm đảm bảo thực hiện nghĩa vụ tài sản của CCV nói chung cũng như giải quyết hậu quả của việc VPCC chấm dứt hoạt động nói riêng./.

______________________

[1] NCS tại Khoa Luật, Đại học Quốc gia Hà Nội, Giảng viên kiêm nhiệm Khoa Đào tạo Công chứng và các chức danh tư pháp khác thuộc Học viện Tư pháp, Bộ Tư pháp.

[2] Từ điển Tiếng Việt (2017) Nhà XB Hồng Đức, tr 176.

[3] Khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014.

[4] Khoản 1 Điều 201 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[5] Khoản 5 Điều 194 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[6] Điểm c khoản 2 Điều 195 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[7] Khoản 2 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014

[8] Khoản 3 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014

[9] Khoản 3 Điều 181 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[10] Khoản 5 Điều 13 và khản 5 Điều 14 Nghị định số: 29/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thị hành một số điều của Luật Công chứng năm 2014.

[11] Điều 38 Luật Công chứng năm 2014.

[12] Điểm m khoản 2 Điều 39 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015.

[13] Điểm đ khoản 2 Điều 176 Luật Doanh nghiệp năm 2015 và khoản 3 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014.

[14] Điểm e khoản 2 Điều 167 Luật Doanh nghiệp năm 2014.

[15] Khoản 2 Điều 31 Luật Công chứng 2014.

[16] Khoản 9 Điều 33 Luật Công chứng năm 2014.

[17] https://thongtindoanhnghiep.co/

[18] PGS, TS Doãn Hồng Nhung, Ths Nguyễn Văn Mích (2018) “Cơ chế bồi thường thiệt hại trong hoạt động công chứng theo Luật Công chứng năm 2014”, Tạp chí  Dân chủ và Pháp luật, số tháng 8 (317) năm 2018, Tr 8-13.

___________________________