Ghi hình và lưu lại hình ảnh công chứng viên chứng kiến các bên giao kết giao dịch dân sự là nội dung mới được bổ sung tại Luật Công chứng 2024. Nội dung này nhận được sự quan tâm của dư luận, đặc biệt là các công chứng viên. Nội dung này cũng nhận được những ý kiến trái chiều.


Luồng quan điểm thứ nhất không đồng tình với quy định này vì những lý do phổ biến sau đây:
– Phát sinh thêm thủ tục, làm cho quy trình công chứng thêm phiền phức.
– Phải đầu tư thêm thiết bị và phải có thêm nhân viên để chụp ảnh.
– Phát sinh thêm chi phí chụp, in ảnh và hồ sơ lưu trữ cũng nhiều hơn do phải lưu cả ảnh chụp.
– Chụp ảnh không giúp ngăn chặn được gian lận vì có thể dùng công nghệ cắt ghép ảnh.
– Xâm phạm quyền về sử dụng hình ảnh của người yêu cầu công chứng.
– Không biết phải chụp như thế nào mới đúng.
– Không phải lúc nào cũng thực hiện được thủ tục này, nhất là ở những nơi cấm quay phim, chụp ảnh như trại giam hoặc khu vực an ninh, quốc phòng.

Luồng quan điểm thứ hai đồng đình với quy định này vì:
– Khắc phục được tình trạng công chứng viên không chứng kiến giao dịch, bán khống văn bản công chứng, vi phạm quy định của Luật Công chứng.
– Khắc phục được tình trạng cạnh tranh không lành mạnh do việc công chứng viên không chứng kiến gây ra. Các TCHNCC cho nhân viên đi lấy chữ ký về để công chứng viên ngồi ký phát hành hồ sơ có thể công chứng hàng trăm hồ sơ một ngày chỉ với 01 công chứng viên (năng suất gấp hàng chục lần) do đó chi phí rẻ hơn và thủ tục nhanh hơn so với các TCHNCC khác, tạo ra lợi thế cạnh tranh tuyệt đối.
– Khắc phục được các gian lận về địa điểm thực hiện công chứng.
– Thêm bằng chứng để chứng minh công chứng viên làm đúng quy trình, tránh được tình trạng công chứng viên bị tố cáo sai sự thật về việc không trực tiếp chứng kiến.
– Khắc phục tình trạng công chứng viên bị làm giả chữ ký (hồ sơ được ký bởi người khác).
– Giảm được tình trạng công chứng viên hợp danh hình thức mà không chịu làm việc.

Dưới góc nhìn của một CCV tôi có một vài nhận xét về quy định này như sau:

Thứ nhất: Khi đề xuất một chính sách, cơ quan soạn thảo cần có các cơ sở lý luận và thực tiễn.

Ở góc độ lý luận, công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp, thông qua việc tạo lập, lưu giữ chứng cứ bằng văn bản để phục vụ cho các hoạt động tố tụng. Việc thu thập hình ảnh là một biện pháp nhằm củng cố cho các chứng cứ được xây dựng nhằm chứng minh cho các tình tiết của văn bản công chứng, nó hoàn toàn phù hợp với các nguyên tắc và đặc điểm của hoạt động công chứng, cũng tương tự như việc lấy dấu vân tay điểm chỉ, tra cứu cơ sở dữ liệu, nhận diện sinh trắc học…vv. Luật Công chứng 2014 không quy định về việc quay phim hay chụp ảnh, công chứng viên không có căn cứ thực hiện các biện pháp này để củng cố cho hồ sơ công chứng, nhất là các trường hợp đặc biệt khi người công chứng già, yếu, tính mạng bị đe dọa trong các tình huống khẩn cấp.

Ở góc độ thực tiễn thời gian qua, việc công chứng viên không chứng kiến giao dịch, bán khống văn bản công chứng, ký treo hồ sơ công chứng, gian lận về địa điểm công chứng có chiều hướng gia tăng, gây ra những hậu quả xấu. Có những công chứng viên ký số lượng hồ sơ rất lớn trong năm (đến mức phi lý) cho thấy quy trình công chứng hiện tại chưa thực sự chặt chẽ trong khi khâu hậu kiểm chưa thể xử lý triệt để các sai phạm. Có những trường hợp công chứng viên cho thuê hồ sơ hợp danh không ký nhưng bị người khác giả chữ ký và đóng dấu văn phòng công chứng để chứng nhận nhiều hồ sơ mà không biết hoặc biết nhưng không dám tố cáo vì lo sợ trách nhiệm.

Việc chụp hình công chứng viên chứng kiến việc ký kết giao dịch là giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế đã phát sinh trong quá trình thực thi Luật Công chứng 2014 cả từ lý luận và từ thực tiễn trong thời gian vừa qua nhằm bảo đảm cho quy trình công chứng được thực hiện chặt chẽ, lành mạnh hơn.

Thứ hai: Không có chính sách nào là hoàn hảo, chính sách hoàn hảo nhất thì theo thời gian cũng có thể trở thành không hoàn hảo. Do vậy, tại thời điểm hiện tại, việc bổ sung quy định về chụp hình có thể giúp giảm bớt ngay lập tức một số tiêu cực trong hoạt động công chứng nhưng không thể kỳ vọng rằng nó giúp chấm dứt được hoàn toàn các vấn đề tiêu cực. Do đó, nếu kỳ vọng tuyệt đối vào chính sách thì sẽ không có chính sách nào đạt được. Nhà làm luật sẽ cân nhắc việc lựa chọn phương án tối ưu khi ban hành chính sách bằng cách đặt lợi và hại lên bàn cân.

Ví dụ: Vẫn biết rằng ảnh có thể bị chế, bị ghép, bị làm giả nhưng khó có thể trở thành phổ biến. Việc làm giả hình ảnh có thể được thực hiện ở những trường hợp cá biệt nhưng cũng không dễ dàng đến mức công chứng viên có thể làm nhanh chóng với đa số các giao dịch công chứng mà không bị phát hiện. Mặt khác, cơ quan chức năng không phải không có biện pháp kỹ thuật phù hợp để phát hiện hành vi giả mạo hình ảnh trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc giám định chứng cứ. Không phải công chứng viên nào cũng sẵn sàng đánh đổi sự nghiệp khi làm giả hình ảnh trong quá trình công chứng.

Thứ ba: Nhận định rằng hoạt động này phát sinh thêm thủ tục là chưa chính xác mặc dù nó thêm một công đoạn trong quy trình công chứng mà công chứng viên phải thực hiện nhưng với người yêu cầu công chứng nó không phát sinh thêm bất cứ thủ tục nào. Nếu phải thực hiện thêm một công việc nào đó để bảo đảm hơn chất lượng của hoạt động công chứng thì đó là điều nên làm, ví dụ như việc tra cứu dữ liệu công chứng hay lấy dấu vân tay điểm chỉ…Thực tế trong quá trình xây dưng Luật Công chứng, việc rút gọn quy trình công chứng cũng đã được tính đến, những thủ tục được coi là “có cũng được mà không có cũng được” đã được cắt bỏ, ví dụ phiếu yêu cầu công chứng đã được loại bỏ, tiến tới, việc nhận diện sinh trắc học cũng sẽ được áp dụng bằng máy thay cho việc điểm chỉ, hay việc áp dụng quy trình công chứng điện tử để xóa bỏ khoảng cách và giảm chi phí cho người yêu cầu công chứng.

Thứ tư: Quan điểm cho rằng cần đầu tư thêm thiết bị, nhân viên và chi phí để chụp ảnh là một quan điểm có phần gượng ép. Việc này trên thực tế hết sức đơn giản, giống như mọi người vẫn tự chụp ảnh bằng điện thoại mà thôi. Chụp ảnh tự xướng đăng tải lên mạng xã hội hàng ngày không thấy ai kêu khó vậy tại sao khi tác nghiệp cho công việc cũng hoạt động đó lại kêu khó? Nếu phải in thêm một hai trang giấy A4 trong hồ sơ lưu trữ thì về mặt chi phí cũng không thực sự đáng kể so với hiệu quả mà nó đem lại.

Thứ năm: Quan điểm cho rằng việc chụp ảnh là xâm phạm quyền riêng tư của người yêu cầu công chứng có lẽ là một nhận định vội vàng khi không còn lý do nào khác để đưa ra mà thôi. Có rất nhiều thứ là riêng tư của mỗi cá nhân cần phải bảo vệ, không chỉ có hình ảnh mà còn là thông tin cá nhân, dấu vân tay và các thông tin về giao dịch mà họ tham gia ký kết. Những thông tin này đều đã có quy định rõ ràng về bảo mật, người yêu cầu công chứng đều phải cung cấp khi thực hiện bất cứ giao dịch công chứng nào, thậm chí là các giao dịch dân sự bình thường khác như việc chấm công tự động, việc đăng ký sim điện thoại, giao dịch ngân hàng…mọi người đều phải cung cấp các thông tin để phục vụ cho giao dịch đó. Ngoài ra, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân được quy định chi tiết tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, ai đó còn băn khoăn thì có thể tra cứu để biết rõ hơn.

Thứ sáu: Về cách thức chụp hình: Dù có một số băn khoăn nhưng chắc chắn đây không phải vấn đề lớn. Mục đích của việc chụp hình là để khẳng định rằng Công chứng viên gặp mặt người yêu cầu công chứng tại địa điểm nào đó để chứng kiến việc ký vào văn bản; do vậy, dù cho là ảnh mầu hay là in đen trắng cũng cần nhận diện được rõ khuôn mặt của công chứng viên và người yêu cầu công chứng trong một khuôn hình kèm với bối cảnh cụ thể. Không nhất thiết tất cả các bên phải chụp chung một ảnh, nhưng công chứng viên phải bảo đảm việc đã chụp ảnh chung với đầy đủ những người đã tham gia giao dịch đó, bao gồm cả người làm chứng và người phiên dịch (nếu có). Khi Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) được Quốc hội thảo luận, cũng đã có ý kiến đề nghị chỉ chụp hình khi công chứng viên ký ngoài trụ sở, nhưng ý kiến này sau đó không được đa số chấp thuận vì nếu không chụp hình các giao dịch tại trụ sở TCHNCC thì dễ dẫn đến nguy cơ các giao dịch ký ngoài trụ sở bị ghi nhận thành ký tại trụ sở để “lách” quy định về chụp hình. Ngoài ra, việc giao cho Chính phủ quy định chi tiết chắc chắn sẽ có những hướng dẫn cụ thể, kể cả các trường hợp cá biệt ngoại lệ.

Thứ bảy: Các công chứng viên chân chính luôn hướng tới yếu tố an toàn, họ cần cơ sở pháp lý cụ thể cho phép họ tự bảo vệ mình trước các rủi ro pháp lý có thể đến từ bất cứ nguồn nào. Họ cần được quyền quay phim, chụp ảnh, ghi nhận các chứng cứ bổ sung để bảo vệ cho mình và cho các bên tham gia giao dịch. Gần đây không ít vụ kiện diễn ra theo hướng bất lợi cho công chứng viên khi công chứng viên bị “tố” không trực tiếp chứng kiến các bên ký hợp đồng, cá biệt có trường hợp người “tố” công chứng viên chính là người làm chứng trong giao dịch đó. Khi chứng nhận di chúc hoặc các giao dịch với người già, người bệnh hoặc các giao dịch có nguy cơ cao xảy ra tranh chấp, việc thu thập thêm các chứng cứ củng cố cho hồ sơ là thực sự cần thiết, nó cần được ghi nhận như một quyền của công chứng viên khi tác nghiệp.

Tôi nhìn rõ rằng quy định này sẽ ảnh hưởng đến lợi ích của nhiều “nhà đầu tư” vì nó làm giảm “năng suất” và “hiệu quả kinh tế”. Sẽ không dễ dàng để ai đó có thể ký hàng trăm hồ sơ mỗi ngày như trước, thay vào đó, các TCHNCC sẽ phải bổ sung thêm công chứng viên để đáp ứng với số lượng hồ sơ tương ứng. Quy định này cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao dịch mua bán ô tô xe máy đã qua sử dụng ở một số địa phương, hay các giao dịch lướt sóng bất động sản thông qua công chứng vì sẽ không dễ dàng để ký chờ, ký treo hợp đồng như trước. Đương nhiên các cá nhân, tổ chức tham gia vào việc “lướt sóng” bất động sản cũng phải tìm cách để “xử lý” các giao dịch đã trót “ký treo”, “ký chờ” trước ngày Luật Công chứng mới có hiệu lực trước khi các giao dịch này phát lộ các vi phạm trong quá trình ký kết và công chứng từ trước đó.

___________________________