Về cơ bản, khi áp dụng “công chứng số” thì hoạt động công chứng vẫn được thực hiện theo các quy trình truyền thống, việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật số mang tính chất hỗ trợ cho các công đoạn hoặc công việc cụ thể trong quy trình đó để công việc trở nên đơn giản về dễ dàng thực hiện hơn, còn “chuyển đổi số hoạt động công chứng” là sự thay đổi căn bản cách thức tổ chức, xây dựng, thực thi, quản lý các quy trình và hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng dựa trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số nhằm tạo ra giá trị và hiệu quả cao hơn.
LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG CHỨNG SỐ TẠI VIỆT NAM
ThS. Đào Duy An
I. CƠ SỞ CỦA VIỆC CHUYỂN ĐỔI SỐ CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM
1. Chuyển đổi số là gì? Vì sao phải chuyển đổi số?
1.2. Vì sao phải chuyển đổi số?
2. Chủ trương, chính sách về chuyển đổi số.
3. Tính tất yếu của chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam.
II. THỰC TIỄN ÁP DỤNG CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ (CÔNG CHỨNG SỐ) TẠI MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI
III. ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG CÔNG CHỨNG SỐ TẠI VIỆT NAM.
1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến việc xây dựng công chứng số.
1.1. “Công chứng điện tử” và “công chứng số”.
1.2. “Công chứng số” và “Chuyển đổi số hoạt động công chứng”.
1.3. Chữ ký điện tử và chữ ký số.
2. Những mục tiêu cơ bản khi xây dựng công chứng số tại Việt Nam.
2.1. Bảo đảm thực thi có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ cơ bản của công chứng.
2.4. Ngăn chặn hiệu quả các hành vi gian lận và giả mạo trong hoạt động công chứng.
2.5. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
2.6. Tạo ra các tiền đề và cơ sở để hội nhập quốc tế về công chứng.
3. Những điều kiện cơ bản để triển khai công chứng số tại Việt Nam.
3.1. Quyết tâm chính trị và sự quyết liệt của lãnh đạo.
3.2. Cơ sở hạ tầng trang thiết bị và công nghệ.
3.4. Xác định rõ bản chất và các nhiệm vụ chính của công chứng.
4. Dự kiến mô hình và lộ trình áp dụng công chứng số tại Việt Nam.
4.1. Dự kiến mô hình công chứng số tại Việt Nam.
4.2. Lộ trình xây dựng và áp dụng công chứng số tại Việt Nam.
5. Cách thức triển khai và nguồn lực duy trì, vận hành hệ thống công chứng số.
1. Đánh giá tác động của công chứng số.
1.1. Tác động của công chứng số đến hệ thống công chứng.
1.2. Tác động của công chứng số đến đời sống xã hội.
2. Kiến nghị quy định về công chứng số trong Luật Công chứng
I. CƠ SỞ CỦA VIỆC CHUYỂN ĐỔI SỐ CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM
1. Chuyển đổi số là gì? Vì sao phải chuyển đổi số?
1.1. Chuyển đổi số là gì?
Hiện nay, định nghĩa về chuyển đổi số chưa có chuẩn hóa, nhiều tổ chức, doanh nghiệp có các định nghĩa riêng của mình.
Theo Gartner, chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới[1].
Microsoft cho rằng chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.[2]
Theo Bill Schmarzo[3], chuyển đổi số là ứng dụng các khả năng kỹ thuật số vào các quy trình, sản phẩm và tài sản để cải thiện hiệu quả, nâng cao giá trị của khách hàng, quản lý rủi ro và khám phá các cơ hội kiếm tiền mới[4].
Ở giai đoạn đầu khi mới xuất hiện, trong một số ngữ cảnh, “chuyển đổi số” bị nhầm lẫn với “số hóa”. Vậy “Chuyển đổi số” và “số hóa” khác nhau như thế nào?
Với “Số hóa”, trong tiếng Anh có 2 thuật ngữ được sử dụng phổ biến với 2 ý nghĩa khác nhau là “Digitization” và “Digitalization”:[5]
“Digitization” được hiểu là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (như việc chuyển từ tài liệu số sang file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ analog[6] sang phát sóng kỹ thuật số…) – “Digitization” có thể hiểu vắn tắt là “số hóa dữ liệu”.
“Digitalization” là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa để tác động đến cách thức thực hiện công việc, chuyển đổi cách mà khách hàng và các tổ chức, doanh nghiệp tham gia và tương tác – có thể hiểu vắn tắt “Digitalization” là “số hóa quy trình”.
Số hóa giúp việc tìm kiếm, lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn, nhưng cách thức mà các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng các bản ghi kỹ thuật số được tạo ra phần lớn phục vụ cho phương pháp và quy trình làm việc cũ.
Số hóa là một phần của quá trình chuyển đổi số, còn “Chuyển đổi số” (Digital Transformation): Là sự tích hợp đầy đủ các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một tổ chức, doanh nghiệp, ứng dụng các công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh, tác nghiệp và đem đến những giá trị mới cho khách hàng.
Chuyển đổi số dựa trên những ứng dụng công nghệ mới (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)…. Để thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình thực hiện, văn hóa của doanh nghiệp.
Có thể khái quát sự khác nhau dễ nhận biết nhất giữa “số hóa” và “chuyển đổi số” nằm ở “quy trình”. Số hóa là việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số vào quy trình làm việc truyền thống để tăng năng suất, còn chuyển đổi số là xây dựng một quy trình làm việc hoàn toàn mới dựa trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số.
1.2. Vì sao phải chuyển đổi số?
Chuyển đổi số mang lại những tác động to lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Chuyển đổi số là việc cấp bách nếu muốn phát triển; trên quy mô quốc gia, chuyển đổi số ảnh hưởng ngày càng lớn đến tăng trưởng GDP, năng suất lao động và cơ cấu việc làm. Theo nghiên cứu của Microsoft và IDG tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, năm 2017, các sản phẩm và dịch vụ số đóng góp 6% GDP, dự đoán, tỷ lệ này sẽ tăng lên 25% vào năm 2019 và 60% vào năm 2021; chuyển đổi số làm tăng năng suất lao động 15% năm 2017, dự kiến năm 2020 là 21%; 85% công việc trong khu vực sẽ bị biến đổi trong 3 năm tiếp theo. Nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số, hiện nhiều nước đã xây dựng và triển khai các chiến lược/chương trình quốc gia về chuyển đổi số, điển hình như Anh, Úc, Đan Mạch, Estonia, Israel, Mexico, Singapore, Thái Lan, Uruguay,… [7]
Cốt lõi của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư chính là chuyển đổi số với sự tích hợp của số hóa, kết nối, siêu kết nối và xử lý dữ liệu thông minh. Đây là quá trình phát triển tất yếu trên toàn cầu và Việt Nam cũng không thể nằm ngoài lộ trình ấy.
2. Chủ trương, chính sách về chuyển đổi số
Để thích ứng với tình hình mới, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27-9-2019 về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số. Trên cơ sở đó, Chính phủ đã ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW, đồng thời Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 01/CT-TTg ngày 14-1-2020 về “Thúc đẩy phát triển công nghệ số Việt Nam”, Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3-6-2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
Trong các Văn kiện của Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XIII, những khái niệm như: Chuyển đổi số, kinh tế số, xã hội số đã lần đầu tiên được đề cập. Nội hàm của những khái niệm này cũng được nhấn mạnh nhiều lần trong mục tiêu, quan điểm phát triển và các đột phá chiến lược. Ba đột phá chiến lược được nêu trong Văn kiện Đại hội XIII về: (i) hoàn thiện đồng bộ thể chế, (ii) phát triển nguồn nhân lực và (iii) xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đều ít nhiều gắn với chuyển đổi số. Trong đó, về chiến lược xây dựng hệ thống kết cấu hạ tầng đồng bộ thì Văn kiện Đại hội Đảng đã nhấn mạnh một yếu tố rất quan trọng, đó là chú trọng phát triển hạ tầng thông tin viễn thông, tạo nền tảng chuyển đổi số quốc gia, từng bước phát triển kinh tế số và xã hội số. Mục tiêu cụ thể về phát triển kinh tế số trong Văn kiện Đại hội XIII đã chỉ rõ là phấn đấu đến năm 2030 hoàn thành xây dựng chính phủ số, kinh tế số đạt khoảng 30% GDP và đứng trong nhóm 50 quốc gia hàng đầu thế giới, xếp thứ 3 trong khu vực ASEAN về chính phủ điện tử và kinh tế số.
Mục tiêu về phát triển kinh tế số trong giai đoạn 2021 – 2030 được nhấn mạnh trong Văn kiện Đại hội XIII là một chủ trương đúng đắn, phù hợp với quy luật phát triển cũng như các nguồn lực và thế mạnh của Việt Nam. Phát triển kinh tế số sẽ là con đường tạo ra những bứt phá quan trọng để Việt Nam đạt mục tiêu đến năm 2030 trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại.[8]
Ngày 15/06/2021, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 942/QĐ-TTg: Phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030. Chiến lược đề ra 5 nhóm mục tiêu đến năm 2025; 6 nhiệm vụ trọng tâm quốc gia và nhiệm vụ trọng tâm của bộ, ngành, địa phương, trong đó có một số nội dung quan trọng như:
Mục tiêu đến năm 2025
- Người dân, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ số theo nhu cầu cá thể hóa, theo suốt cuộc đời, khi cần, theo cách thuận tiện, trực tuyến hoặc trực tiếp, dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng, không giấy tờ, không cần sự hiện diện nếu pháp luật không yêu cầu.
- Cơ quan Nhà nước thiết kế mô hình tổ chức, cách thức vận hành dựa trên dữ liệu và công nghệ số, tạo ra môi trường làm việc và công cụ làm việc để cán bộ, công chức, viên chức có thể thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình, kết nối và hợp tác với nhau dễ dàng hơn, đưa ra quyết định kịp thời hơn, ban hành chính sách tốt hơn, sử dụng nguồn lực tối ưu hơn…
Nhiệm vụ trọng tâm Quốc gia
1- Hoàn thiện môi trường pháp lý; 2- Phát triển hạ tầng số; 3- Phát triển các nền tảng số và hệ thống quy mô quốc gia; 4- Phát triển dữ liệu số quốc gia; 5- Phát triển các ứng dụng, dịch vụ quốc gia; 6- Bảo đảm an toàn, an ninh mạng quốc gia.
Trong đó, các cơ sở dữ liệu quốc gia phục vụ triển khai các dịch vụ cơ bản, thiết yếu liên quan đến người dân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cần được phát triển trước. Xác định dữ liệu về dân cư, đất đai, doanh nghiệp là dữ liệu trụ cột, cốt lõi cần phải hoàn thành, đưa vào khai thác sớm để dẫn dắt, liên kết, thống nhất toàn bộ dữ liệu trong cơ quan nhà nước về các ngành, lĩnh vực.
Xây dựng dữ liệu có phạm vi toàn quốc phục vụ phát triển kinh tế-xã hội, ưu tiên dữ liệu trong các lĩnh vực quan trọng: hạ tầng không gian địa lý; bảo hiểm, y tế, an sinh xã hội; tài chính; căn cước; hộ tịch; giáo dục; đào tạo; cán bộ công chức, viên chức; nông nghiệp; lao động, việc làm; phương tiện giao thông, xây dựng, xuất nhập khẩu.
Phát triển, hoàn thiện Cổng Dịch vụ công quốc gia để người dân và doanh nghiệp có thể truy cập đến các dịch vụ công trực tuyến của các bộ, ngành, địa phương qua một địa chỉ duy nhất trên mạng, tích hợp các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 của các bộ, ngành, địa phương theo lộ trình phù hợp theo Quyết định số 274/QĐ-TTg ngày 12/3/2019 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Phát triển Hệ tri thức Việt số hóa tạo môi trường thuận lợi thu hút mọi cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp tham gia tích cực đóng góp và khai thác các tài nguyên tri thức số…
Nhiệm vụ trọng tâm của bộ, ngành, địa phương
Triển khai Trung tâm dữ liệu phục vụ Chính phủ số tại bộ, ngành, địa phương theo hướng sử dụng công nghệ điện toán đám mây, ưu tiên hình thức thuê dịch vụ chuyên nghiệp và thực hiện kết nối với nền tảng điện toán đám mây Chính phủ theo mô hình do Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn.
Phát triển các dịch vụ công trực tuyến dựa trên nhu cầu người dân và theo các sự kiện trong cuộc đời, người dân chỉ cung cấp thông tin một lần, tận dụng sức mạnh của công nghệ để phát triển các dịch vụ số mới, đồng thời cắt giảm một số dịch vụ không cần thiết. Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ trí tuệ nhân tạo trong cung cấp dịch vụ như trợ lý ảo, trả lời tự động. Triển khai các nội dung khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, trước hết xem xét để giảm chi phí và thời gian cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.
Trên thực tế, từ đầu những năm 2000, Đảng và Chính phủ đã có những bước chuẩn bị cụ thể cho công cuộc chuyển đổi số và xây dựng chính phủ điện tử. Nhiều cuộc hội thảo cấp quốc gia có sự tham gia của các chuyên gia quốc tế đã được tổ chức nhằm học hỏi kinh nghiệm[9]. Tiếp đó, nhiều văn bản quan trọng đã được ban hành như: Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết của Chính phủ số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử; Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020 của Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”… Việc triển khai chương trình chuyển đổi số quốc gia và xây dựng chính phủ điện tử cũng được triển khai nghiêm túc và liên tục cho thấy quyết tâm của Đảng và Nhà nước đối với vấn đề này. Theo đánh giá của Liên hợp quốc về phát triển Chính phủ điện tử, liên tiếp trong 4 kỳ đánh giá từ năm 2014 đến nay, Việt Nam đều tăng hạng. Hiện Việt Nam xếp thứ 86/193 quốc gia trên thế giới và đứng thứ 6 tại khu vực Đông Nam Á.
3. Tính tất yếu của chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam
3.1. Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng để đáp ứng yêu cầu và thực hiện nhiệm vụ trọng tâm về chuyển đổi số dịch vụ công.
Công chứng được quy định là một dịch vụ công[10], một dịch vụ thiết yếu trong lĩnh vực tư pháp.
Chuyển đổi số đối với dịch vụ công là nhiệm vụ trọng tâm được nhắc tới trong hầu như tất cả các văn kiện, văn bản của Đảng và Chính phủ liên quan đến xây dựng chính phủ điện tử và chuyển đổi số quốc gia.
Đề án Cổng Dịch vụ công quốc gia chính thức được phê duyệt theo quyết định số 274/QĐ-TTg ngày 12/03/2019 của Thủ tướng Chính phủ. Chỉ sau 9 tháng khẩn trương triển khai xây dựng, Cổng Dịch vụ công quốc gia đã khai trương ngày 09/12/2019 cho phép thực hiện những dịch vụ công đầu tiên (5 dịch vụ công được thực hiện trên toàn bộ 63 tỉnh thành và 4 dịch vụ công thực hiện ở cấp bộ).
Ngày 01/07/2020, Cổng Dịch vụ công quốc gia chính thức tích hợp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tuân thủ các quy định được quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.
Tính đến thời điểm hiện tại, đã có gần 3000 dịch vụ công được tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đặc biệt, các dịch vụ công liên quan đến hoạt động chứng thực theo quy định của Nghị định 23 áp dụng cho cơ quan tư pháp cấp quận, huyện và xã phường, trị trấn đã được tích hợp đầy đủ.
Mặc dù mức độ chuyển đổi số của các dịch vụ công hiện nay chỉ đang ở giai đoạn đầu và còn rất nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện để dịch vụ công trên môi trường số được phổ cập đến người dân, tuy nhiên, những chuyển biến cả về chính sách và việc thực thi trên thực tế tại Việt Nam cho thấy rằng việc chuyển đổi số đối với hoạt động công chứng là tất yếu, bởi công chứng không chỉ là một dịch vụ công đích thực mà sản phẩm, kết quả của hoạt động công chứng có liên quan chặt chẽ đến nhiều dịch vụ hành chính công và dịch vụ công khác. Công chứng rõ ràng là một mắt xích quan trọng trong chuỗi các dịch vụ công mà Nhà nước bảo đảm cung cấp cho công dân, do vậy, cần có sự đồng bộ về hành lang pháp lý, nền tảng kỹ thuật và cách thức cung cấp dịch vụ. Khi hầu hết các dịch vụ công được chuyển đổi số thì việc chuyển đổi số đối với dịch vụ công chứng là điều tất yếu, không thể không thực hiện.
3.2. Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng để đổi mới phương pháp làm việc, tạo thay đổi đột phá về hiệu quả cung cấp dịch vụ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu và đòi hỏi của xã hội đối với dịch vụ công chứng.
Chuyển đổi số đang được thực hiện toàn diện đối với mọi đối tượng, từ Chính phủ, doanh nghiệp đến mỗi cá nhân, từ đó đặt ra yêu cầu về sử dụng đồng bộ các loại hình dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ công trên nền tảng số. Công chứng là một dịch vụ thiết yếu nhằm đáp ứng nhu cầu của đại chúng, do vậy, việc cung cấp dịch vụ trên nền tảng số để đáp ứng nhu cầu của xã hội là tất yếu. Không chỉ có vậy, khi xã hội vận hành dựa càng nhiều vào nền tảng số thì ngành công chứng cũng không thể đứng ngoài cuộc. Những sản phẩm của nền kinh tế số chính là những nguyên liệu mà ngành công chứng bắt buộc phải sử dụng trong quá trình vận hành và tồn tại.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng dự kiến sẽ tạo ra những thay đổi mang tính chất đột phá về phương pháp, về quy trình làm việc, cách thức và hiệu quả cung cấp dịch vụ dựa trên sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số. Có thể dự kiến một số kết quả như sau:
– Việc gửi và nhận thông tin nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm hơn.
– Việc đối soát, xác thực, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác hơn, giảm thiểu các hành vi gian lận, giả mạo.
– Cho phép nghiệp vụ công chứng được thực hiện từ xa, rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian, tiết kiệm chi phí.
– Thay đổi hoàn toàn phương thức lưu trữ, tạo sự đột phá về hiệu quả kinh tế, về cách thức quản lý, bảo mật hồ sơ cũng như việc truy xuất dữ liệu được an toàn, thuận tiện.
– Rút ngắn thời gian xử lý công việc, tạo sự thuận tiện tối đa cho người dân tiếp cận dịch vụ nhưng vẫn bảo đảm tính chặt chẽ về pháp lý của hoạt động công chứng.
3.3. Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
Ưu điểm rất lớn khi làm việc trên nền tảng số là khả năng xử lý thông tin, tổng hợp, báo cáo và rà soát thông tin được thực hiện với độ chính xác và tốc độ cực nhanh. Chuyển đổi số đối với ngành công chứng sẽ giúp cho cơ quan quản lý có được số liệu đầy đủ nhất, theo dõi sát nhất mọi hoạt động của các đối tượng cần quản lý vào bất kỳ thời điểm nào mà không mất quá nhiều công sức cho việc yêu cầu lập báo cáo, thống kê và rà soát dữ liệu. Việc thanh, kiểm tra có thể thực hiện từ xa đối với bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, hay bất cứ giao dịch công chứng nào.
Việc truyền tải các chủ trương, chính sách, các quyết định, chỉ thị hay bất cứ thông tin nào từ cơ quan quản lý đối với đối tượng cần quản lý được triển khai chính xác và tức thời.
Hiệu quả của việc áp dụng chính sách và biện pháp quản lý có thể được đánh giá theo định kỳ hoặc vào thời điểm bất kỳ nhờ vào các công cụ phân tích dữ liệu số bằng những thao tác đơn giản.
3.4. Chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng để đáp ứng các yêu cầu của hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp.
Trong điều kiện các nước trong khu vực và thế giới đều đồng loạt thực hiện chuyển đổi số thì các văn bản, dữ liệu pháp lý dưới dạng số được sử dụng ngày càng rộng rãi thay cho các văn bản giấy thủ công. Cách thức sử dụng, xác thực các văn bản điện tử khác rất nhiều so với văn bản giấy. Công nhận giá trị pháp lý và chấp nhận cách thức sử dụng các loại văn bản điện tử là đòi hỏi tất yếu và mở ra cơ hội rất lớn để Việt Nam hội nhập với quốc tế trong lĩnh vực tư pháp, loại bỏ rất nhiều thủ tục rườm rà mà các tổ chức, cá nhân phải thực hiện trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý có yếu tố nước ngoài. Ngược lại, chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp nói chung và công chứng nói riêng cũng giúp cho việc xác thực, công nhận và sử dụng các văn bản pháp lý của Việt Nam tại nước ngoài được dễ dàng, thuận tiện hơn.
II. THỰC TIỄN ÁP DỤNG CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ (CÔNG CHỨNG SỐ) TẠI MỘT SỐ QUỐC GIA TRÊN THẾ GIỚI[11]
Công chứng điện tử đã được thực hiện tại nhiều nơi trên thế giới.
Tại Trung Quốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng đã bắt đầu từ năm 2000 với nhiều phần mềm phục vụ công chứng khác nhau do các tổ chức hành nghề công chứng tự xây dựng. Sau đó, Hội Công chứng viên Trung Quốc đã hợp nhất vào trong một hệ thống quản lý chung. Tính đến cuối tháng 8 năm 2018, đã có 2.961 tổ chức hành nghề công chứng và 13.385 Công chứng viên sử dụng hệ thống này[12]. Việc xây dựng và sử dụng phần mềm công chứng đã hỗ trợ nhiều mặt cho hoạt động công chứng như: chuẩn hóa các dịch vụ công chứng, cải thiện khả năng cung ứng dịch vụ, tập hợp dữ liệu thực hiện công chứng, nộp hồ sơ qua mạng (khách hàng chỉ đến tổ chức hành nghề công chứng 01 lần), chia sẻ thông tin về giao dịch công chứng giữa các Công chứng viên để giảm việc xác minh, quản lý hành nghề công chứng, chia sẻ với Công chứng viên các thông tin có liên quan khác như di chúc, sở hữu trí tuệ. Trung Quốc sẽ khai thác và thực hiện dịch vụ công chứng trực tuyến, các hệ thống công chứng từ xa, lưu giữ chứng cứ điện tử trực tuyến trong thời gian tới, cùng với đó là nghiên cứu và xây dựng quy định về công chứng phù hợp với các quy định về giao dịch trực tuyến[13].
Tại Nhật Bản, công chứng trực tuyến được bắt đầu từ năm 2000 đối với các tài liệu cá nhân, đến năm 2002 phạm vi công chứng điện tử được mở rộng đối với việc công chứng điều lệ của công ty. Tuy nhiên, pháp luật vẫn quy định Người yêu cầu công chứng (hoặc đại diện) phải trực tiếp gặp Công chứng viên. Hiện nay, Hiệp hội công chứng tập trung Nhật Bản có kế hoạch triển khai công chứng điện tử qua các phương tiện điện tử (điện thoại thông minh, hội nghị trực tuyến…) nhằm đáp ứng yêu cầu “chứng nhận trước mặt Công chứng viên” trong môi trường số[14].
Hệ thống công chứng điện tử được áp dụng tại Hàn Quốc từ năm 2010, cho phép xác nhận người dùng (Công chứng viên) thông qua máy tính hoặc điện thoại thông minh. Hệ thống này hữu ích khi Người yêu cầu công chứng sinh sống ở nơi không có Công chứng viên hoặc ngoài Hàn Quốc và giúp giảm bớt chi phí. Tuy nhiên, trước đây do Hàn Quốc không có quy định cho phép nhận yêu cầu công chứng thông qua hình ảnh nên ngay cả khi sử dụng hệ thống công chứng điện tử, Người yêu cầu công chứng vẫn phải đến tổ chức hành nghề công chứng ít nhất 01 lần để gặp trực tiếp Công chứng viên. Từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc mới cho phép Người yêu cầu công chứng gặp Công chứng viên thông qua hội nghị trực tuyến (video-conference) và nhận văn bản công chứng trực tuyến, thay vì phải trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, không phải tất các Công chứng viên đang hành nghề đều có thể thực hiện quy trình này mà chỉ có một số Công chứng viên được cấp phép mới được thực hiện nên Bộ Tư pháp Hàn Quốc phải giải quyết một số vấn đề về kỹ thuật để có thể kiểm tra và xác nhận người dùng (Công chứng viên) và phải có sự phối hợp chặt chẽ với Bộ Nội vụ (cơ quan cấp thẻ hành nghề công chứng)[15].
Tại Mông Cổ, Trung tâm dữ liệu Quốc gia được thành lập từ năm 2009. Trung tâm này là một tổ chức nhà nước với chức năng chính là cung cấp các dịch vụ lưu trữ, bảo vệ và sản xuất dữ liệu kỹ thuật số quốc gia của Mông Cổ. Tiếp đó là việc thông qua luật chữ ký số năm 2011. Năm 2012, bắt đầu nghiên cứu về các thông lệ quốc tế và nước ngoài đã được thực hiện tại Estonia, Pháp, Đức, Nhật Bản. Năm 2015, nghiên cứu khả thi cho hệ thống Công chứng điện tử đã được thực hiện. Năm 2017, Mông Cổ chính thức thiết lập Hệ thống công chứng điện tử bằng việc ký hợp đồng với một công ty công nghệ thông tin tư nhân nội địa. Năm 2018, tất cả Công chứng viên đều được tham gia tập huấn, cấp quyền sử dụng hệ thống và tập huấn cách sử dụng chương trình hệ thống công chứng điện tử. Ngày 21 tháng 6 năm 2018, Luật đăng ký nhà nước đã được thông qua, cho phép Công chứng viên tiếp nhận, sử dụng, trao đổi thông tin từ hệ thống cơ sở dữ liệu đăng ký nhà nước và cấp cho Công chứng viên quyền đại diện giữa công dân và cơ quan đăng ký nhà nước. Vào ngày 30 tháng 5 năm 2019, khi Luật Công chứng sửa đổi được thông qua, các Công chứng viên đã được cấp quyền thực hiện các hoạt động kỹ thuật số và đăng ký kỹ thuật số. Pháp luật Mông Cổ nghiêm cấm chuyển giao quyền truy cập và sử dụng hệ thống điện tử cho người khác và trong trường hợp vi phạm, giấy phép hoạt động công chứng sẽ bị vô hiệu. Đến nay, hệ thống công chứng điện tử của Mông Cổ có thể hoạt động cả ở chế độ trực tuyến và ngoại tuyến, dựa trên dấu vân tay và chữ ký điện tử, cho phép trao đổi dữ liệu thông tin thông qua kết nối với hệ thống dữ liệu của Nhà nước và các đơn vị khác[16].
Tại Singapore, kể từ ngày 1 tháng 10 năm 2019, Công chứng viên buộc phải sử dụng hệ thống e-Register (đăng ký điện tử) để ban hành chứng chỉ công chứng. Toàn bộ các chứng chỉ công chứng được thực hiện và trích xuất thông qua hệ thống e-Register; các chứng chỉ sẽ được tự động cấp số seri và mã QR. Cá nhân hay cơ quan đơn vị tiếp nhận chứng chỉ công chứng có thể tự kiểm tra tính xác thực của văn bản thông qua tra cứu trên hệ thống e-Register. Đồng thời, việc này cũng giúp việc lưu trữ, kiểm tra, báo cáo của Công chứng viên giảm nhẹ đi rất nhiều vì không cần dùng sổ đăng ký lưu trữ bằng giấy. Hệ thống cũng đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ, hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan, xem các hồ sơ công chứng đã thực hiện, tóm tắt các khoản phí đã thanh toán.[17]
Tại Pháp, công chứng điện tử bắt đầu triển khai từ năm 2008. Để thực hiện công chứng điện tử, Pháp đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định có liên quan, trong đó có Bộ luật Dân sự (sửa năm 2000) và ban hành quy định về chữ ký điện tử, công chứng điện tử. Văn bản công chứng điện tử có giá trị như văn bản công chứng giấy. Toàn bộ các văn bản công chứng điện tử đều được lưu trữ tại Trung tâm MICEN đặt dưới sự giám sát của Hội đồng công chứng tối cao Pháp. công chứng điện tử tại Pháp được đánh giá là một sự chuyển biến lớn về phương pháp và môi trường thực hiện công chứng, giúp việc công chứng nhanh, hiệu quả hơn, văn bản công chứng lưu trữ lâu dài hơn[18].
Qua một số mô hình công chứng điện tử tại một số quốc gia trên thế giới, có thể thấy cách tiếp cận công chứng điện tử ở các quốc gia khá khác nhau. Có những nước sử dụng công cụ điện tử cho toàn bộ quy trình công chứng từ khâu tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ đến việc Công chứng viên chứng nhận văn bản công chứng thông qua chữ ký số/chữ ký điện tử và đóng dấu số; có những nước chỉ sử dụng trong một công đoạn của quy trình công chứng. Mặc dù cách tiếp cận công chứng điện tử ở các quốc gia có sự khác nhau, nhưng xu thế chung là dần dần các bước của quy trình công chứng sẽ được thực hiện trực tuyến thông qua công cụ điện tử. Một điểm chung giữa các quốc gia khi bắt đầu ứng dụng công chứng số, đó là đều bắt đầu từ việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung để lưu trữ và xử lý dữ liệu ở phạm vi quốc gia.
III. ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG CÔNG CHỨNG SỐ TẠI VIỆT NAM
1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến việc xây dựng công chứng số
1.1. “Công chứng điện tử” và “công chứng số”
Trong rất nhiều tài liệu phổ biến hiện nay thì thuật ngữ “Công chứng điện tử” (E-Notary) và “Công chứng số” (Digital Notary) được sử dụng như là một[19]. Theo đó, nó được hiểu với ý nghĩa là việc Công chứng viên chứng nhận tài liệu bằng phương thức điện tử. Một trong những phương thức thực hiện công chứng điện tử là sử dụng chữ ký số và con dấu số để chứng nhận và xác nhận tính hợp lệ bằng chứng thư số.
Cũng có ý kiến cho rằng “Công chứng điện tử” là khái niệm có nội hàm rộng hơn “Công chứng số”, bởi vì người ta có thể thực hiện nhiều hoạt động bằng công nghệ và thiết bị điện tử mà không phải là công nghệ số, ví dụ như thiết lập cầu truyền hình trực tiếp bằng công nghệ analog. Tuy nhiên, vào đầu những năm 2000, khi những quốc gia đầu tiên có ý tưởng áp dụng công chứng điện tử thì công nghệ số đã phát triển mạnh mẽ, được áp dụng phổ biến vào hầu hết các hoạt động có sử dụng thiết bị điện tử để truyền dẫn và lưu trữ thông tin. Do vậy, “E-notary” và “Digital notary” được sử dụng với ý nghĩa giống nhau.
1.2. “Công chứng số” và “Chuyển đổi số hoạt động công chứng”.
Có thể thấy thấy rằng, khái niệm “Công chứng số” có nội hàm hẹp hơn so với “Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng”.
“Công chứng số”
Thuật ngữ “công chứng số” được sử dụng phổ biến hiện nay giống như sự kết hợp giữa số hóa dữ liệu và số hóa quy trình trong hoạt động công chứng, bao gồm việc chuyển đổi các dữ liệu bằng văn bản sang dạng số và sử dụng một số thiết bị, công nghệ kỹ thuật số để thực hiện hoạt động công chứng, nó cũng bao gồm cả hoạt động công chứng trực tuyến, chứng nhận các văn bản điện tử bằng cách sử dụng con dấu, chữ ký, chứng chỉ xác thực điện tử. “Công chứng số” với ý nghĩa như vậy được áp dụng ở nhiều quốc gia trên thế giới và bước đầu tạo ra những thay đổi đáng kể trong việc cung cấp dịch vụ công chứng để đáp ứng các đòi hỏi của xã hội. Tùy vào điều kiện và đặc điểm của mỗi quốc gia, vùng lãnh thổ mà “công chứng số” được áp dụng ở những phạm vi, mức độ khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, khi áp dụng “công chứng số” thì hoạt động công chứng vẫn được thực hiện theo các quy trình truyền thống, việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật số mang tính chất hỗ trợ cho các công đoạn hoặc công việc cụ thể trong quy trình đó để công việc trở nên đơn giản về dễ dàng thực hiện hơn.
“Chuyển đổi số hoạt động công chứng”
Chuyên gia chiến lược về công nghệ và nhà phân tích ngành kỳ cựu Dion Hinchcliffe cho rằng: “Số hóa là sử dụng công cụ kỹ thuật số để tự động hóa và cải thiện cách làm việc hiện tại mà không thực sự làm thay đổi bản chất của nó hay tạo ra luật chơi mới”. Còn chuyển đổi số “là một quá trình từ – sâu – thành – bướm, biến đổi uyển chuyển từ một cách làm hiện tại sang một cách làm hoàn toàn khác biệt, trong một số trường hợp thay thế hoàn toàn các bộ phận của doanh nghiệp và cách thức vận hành để thu được nhiều giá trị hơn so với kiểu kinh doanh quy mô nhỏ, đòn bẩy thấp”.
Nếu chỉ đầu tư vào công nghệ nhằm số hóa các chức năng và quá trình hiện tại thì không đủ để chuyển đổi thực sự một doanh nghiệp hay cả một ngành. Nó là một điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi mang tính cách mạng đối với các quá trình cạnh tranh then chốt của tổ chức, doanh nghiệp.
Từ đó có thể hiểu rằng “chuyển đổi số hoạt động công chứng” là sự thay đổi căn bản cách thức tổ chức, xây dựng, thực thi, quản lý các quy trình và hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng dựa trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số nhằm tạo ra giá trị và hiệu quả cao hơn.
Ví dụ: Việc gửi và nhận tài liệu dạng ảnh chụp qua zalo, facebook messenger, email hoặc scan hồ sơ lưu trữ chính là hoạt động số hóa. Còn chuyển đổi số sẽ cho phép hoạt động công chứng thực hiện một phần hoặc toàn bộ trên nền tảng công nghệ và dữ liệu số như: Công chứng trực tuyến, đối soát và xác thực bằng cơ sở dữ liệu; lữu trữ và trích xuất dữ liệu dạng số; chứng nhận văn bản định dạng số, sử dụng chữ ký số, con dấu số, quản lý toàn bộ quy trình tác nghiệp trên môi trường số, báo cáo, thống kê, thanh, kiểm tra và đề xuất xây dựng chính sách dựa trên hoạt động phân tích dữ liệu số.
Từ những phân tích nêu trên cho thấy việc xây dựng “công chứng số” là một phần của quá trình “chuyển đổi số trong hoạt động công chứng”.
1.3. Chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.
Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng: Xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video…) hoặc/và dữ liệu đó có bị thay đổi hay không.
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Chữ ký số là thông tin đi kèm theo các tài liệu điện tử như Word, Excel, PDF, hình ảnh, Video…) nhằm mục đích xác nhận chủ sở hữu dữ liệu đó. Nó mã hóa tài liệu và nhúng vĩnh viễn thông tin vào đó. Nếu người dùng cố gắng thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu thì đều sẽ bị vô hiệu.
Bảng so sánh chữ ký điện tử và chữ ký số
| Yếu tố so sánh | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
| Tính chất | Chữ ký điện tử có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó. | Chữ ký số có thể được hình dung như một “dấu vân tay” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó. |
| Tiêu chuẩn | Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn. Không sử dụng mã hóa. | Sử dụng các phương thức mã hóa mật mã. |
| Cơ chế xác thực | Xác minh danh tính người ký thông qua Email, mã PIN điện thoại,… | ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ. |
| Tính năng | Xác minh một tài liệu. | Bảo mật một tài liệu. |
| Xác nhận | Không có quá trình xác nhận cụ thể. | Được thực hiện bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác. |
| Bảo mật | Dễ bị giả mạo. | Độ an toàn cao |
Bảng so sánh trên cho thấy chữ ký số có nhiều ưu điểm hơn hẳn chữ ký điện tử thông thường. Tuy nhiên, việc lựa chọn và áp dụng chữ ký số không phải lúc nào cũng dễ dàng vì nó đòi hỏi về mặt thiết bị, kỹ thuật và cả chi phí. Đối với hoạt động công chứng, quá trình thiết kế quy trình công chứng có thể linh hoạt lựa chọn áp dụng. Ví dụ, đối với Công chứng viên thì áp dụng chữ ký số, đối với Người yêu cầu công chứng có thể áp dụng chữ ký điện tử thông thường kết hợp các biện pháp xác thực nhận dạng khác.
2. Những mục tiêu cơ bản khi xây dựng công chứng số tại Việt Nam
2.1. Bảo đảm thực thi có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ cơ bản của công chứng.
Ở mỗi quốc gia, công chứng được quy định thực hiện các chức năng, nhiệm vụ không hoàn toàn giống nhau. Tuy nhiên, tìm hiểu lịch sử hình thành và phát triển của công chứng trên thế giới, ta có thể thấy được những nhiệm vụ cơ bản, mang tính chất đặc trưng chung của hoạt động công chứng là: (1) Làm chứng, (2) Tạo lập chứng cứ và (3) Lưu giữ, cung cấp chứng cứ. Thông qua ba nhiệm vụ này, công chứng được coi là thực hiện chức năng ngăn ngừa rủi ro pháp lý cho các tổ chức, cá nhân, nhà nước và các chủ thể có liên quan khác, góp phần duy trì trật tự và bảo đảm những lợi ích chung của xã hội.
Xây dựng công chứng số, hướng tới chuyển đổi số toàn diện thì mục đích quan trọng nhất phải là bảo đảm cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của công chứng, tận dụng sức mạnh của công nghệ kỹ thuật số để phát huy rõ nét hơn vai trò của công chứng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội trong thời kỳ đổi mới và hội nhập về khoa học công nghệ. Về lý thuyết, áp dụng công chứng số hoàn toàn có thể đem lại hiệu quả vượt trội trong việc thực thi các nhiệm vụ cơ bản của công chứng so với cách làm truyền thống trước đây.
2.2. Tạo sự đột phá trong quy trình tác nghiệp cung cấp dịch vụ, rút ngắn thời gian, thu hẹp những trở ngại về yếu tố địa lý, nâng cao độ chính xác, đa dạng hóa phương thức cung cấp dịch vụ.
Xét ở góc độ quản trị, hoạt động công chứng thực chất là một quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin. Công nghệ số sinh ra là để tối ưu hóa quá trình tiếp nhận, trao đổi, xử lý và lưu trữ thông tin, tạo ra những hiệu quả đột phá cho quá trình này.
Sức mạnh của công nghệ số không chỉ giúp cho mọi quá trình xử lý thông tin được diễn ra gần như ngay tức thì, rút ngắn thời gian giải quyết công việc mà còn cho phép loại bỏ những rào cản về khoảng cách địa lý; nâng cao độ chính xác, giảm thiểu nhầm lẫn đối với những công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, đồng thời cho phép đa dạng hóa hình thức cung cấp dịch vụ (cả trực tiếp và trực tuyến).
Nghiên cứu quy trình tác nghiệp của Công chứng viên hiện nay theo quy định của Luật Công chứng (Điều 40-41), có thể nhận thấy rằng nếu Công chứng viên làm đúng và đủ theo quy trình thì sẽ tốn nhiều thời gian:
- Đối với các giao dịch mua bán, chuyển nhượng, ủy quyền thông thường và có đầy đủ giấy tờ hợp lệ thì thời gian xử lý một hồ sơ từ lúc tiếp nhận đến lúc phát hành sẽ tốn ít nhất 45 phút.
- Đối với các hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có tính chất phức tạp hơn như phân chia di sản thừa kế, chuyển nhượng tài sản của hộ gia đình, hồ sơ có sai sót cần bổ sung, đính chính… Tổng thời gian xử lý một bộ hồ sơ có thể tốn vài giờ, thậm chí là vài ngày, chưa tính thời gian soạn thảo.
Qua khảo sát tại một số văn phòng công chứng và Công chứng viên tại địa bàn Hà Nội cho thấy, để bảo đảm việc xử lý hồ sơ được tương đối chính xác, an toàn, mỗi Công chứng viên chỉ có thể xử lý tối đa không quá 150 hồ sơ/1 tháng (đối với hồ sơ hỗn hợp nhiều loại giao dịch công chứng).
Để có thể giải quyết được khối lượng công việc lớn hơn, các Công chứng viên phải ưu tiên những công đoạn quan trọng (Ví dụ: Chứng kiến các bên ký hồ sơ, giải thích hậu quả pháp lý cho các bên, ký phát hành hồ sơ), còn lại một số công đoạn buộc phải giao lại cho các thư ký thực hiện (Ví dụ: Tiếp nhận yêu cầu công chứng, giải thích, tư vấn hoàn thiện hồ sơ, thậm chí là phân tích nội dung hồ sơ, tra cứu, đối chiếu thông tin…). Nếu làm theo cách này, thực chất là quy trình công chứng đã không được tuân thủ đầy đủ và chặt chẽ, chất lượng hoạt động công chứng có thể bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu Công chứng viên không giải quyết được một khối lượng hồ sơ nhiều hơn thì rất khó bảo đảm về mặt doanh thu để văn phòng công chứng tồn tại.
Để có thể tối ưu hóa quy trình xử lý hồ sơ công chứng, nhiều biện pháp về công nghệ đã được các văn phòng áp dụng như tư vấn, tiếp nhận hồ sơ qua điện thoại, zalo, email…, sử dụng một số phần mềm tra cứu văn bản pháp luật, sử dụng cơ sở dữ liệu, phầm mềm soạn thảo hợp đồng… Tuy nhiên, ngay cả các biện pháp này nếu đối chiếu với quy định của Luật công chứng vẫn còn nhiều điểm vênh, không phải lúc nào cũng phù hợp. Mặt khác, năng lực ứng dụng công nghệ của các tổ chức hành nghề công chứng cũng như điều kiện của cơ quan quản lý tại mỗi địa phương là không giống nhau, nhìn chung còn rất nhiều hạn chế (Ví dụ: tại Hải Phòng hiện nay, việc cập nhật và tra cứu dữ liệu công chứng hoàn toàn là thủ công bằng sổ sách, giấy tờ với một kho dữ liệu khổng lồ; có những giao dịch công chứng mà việc tra cứu dữ liệu phải mất vài ngày).
Rõ ràng, việc thay đổi quy trình, tăng hiệu suất xử lý công việc, đảm bảo chất lượng xử lý công việc là điều cần hướng tới và cần phải đạt được khi xây dựng công chứng số.
2.3. Tạo sự thuận tiện tối đa và giảm thiểu chi phí cho Người yêu cầu công chứng khi sử dụng dịch vụ công chứng.
Đối với người dân, cơ quan, tổ chức, nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng tập trung chủ yếu vào việc tạo lập chứng cứ: Yêu cầu chứng nhận các giao dịch dân sự, bản dịch, bản sao văn bản, giấy tờ.
Thay vì phải trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện nhiều thủ tục mang tính chất thủ công, công chứng số giúp cho Người yêu cầu công chứng có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật số để yêu cầu cung cấp dịch vụ. Công chứng viên có thể xử lý từ xa hầu hết các công đoạn trong quy trình công chứng, hạn chế đến mức tối thiểu việc Người yêu cầu công chứng phải đi lại, chờ đợi tiến hành các thủ tục công chứng. Công chứng viên cũng có thể tiến hành hoạt động công chứng trực tuyến đối với một số loại giao dịch. Ngoài ra, việc công nhận giá trị của văn bản điện tử, chứng nhận các văn bản điện tử sẽ là một bước đột phá trong hoạt động công chứng để đáp ứng tối đa nhu cầu của người dân, doanh nghiệp và các tổ chức.
Công chứng số cũng thay đổi hoàn toàn phương thức lưu trữ và xác thực chứng cứ. Người yêu cầu công chứng thậm chí không cần phải lưu giữ văn bản giấy đối với những giao dịch mà mình đã ký kết. Họ có thể xác thực sự tồn tại của giao dịch đó từ bất cứ đâu thông qua công nghệ số.
Kết quả mà công chứng số đem lại là sự tiện lợi cho người dân, rút ngắn thời gian thực hiện dịch vụ và giảm đáng kể chi phí so với công chứng truyền thống.
2.4. Ngăn chặn hiệu quả các hành vi gian lận và giả mạo trong hoạt động công chứng.
Công chứng số hoạt động trên nền tảng dữ liệu lớn. Cơ sở dữ liệu chính là công cụ quan trọng để đối soát, xác thực thông tin, giúp ngăn chặn hiệu quả các hành vi gian lận và giả mạo trong hoạt động công chứng. Các hành vi sau đây sẽ bị đẩy lùi hoặc chặn đứng hoàn toàn:
- Ký khống văn bản công chứng;
- Làm giả văn bản công chứng;
- Giả mạo nhân thân người tham gia giao dịch;
- Công chứng khi không có hồ sơ, thiếu hồ sơ, hồ sơ bị sai lệch tại thời điểm công chứng;
- Tài sản bị giao dịch nhiều lần;
- Phát hành văn bản công chứng mà không lưu hồ sơ;
- Đánh tráo, giả mạo hồ sơ lưu trữ;
- Đính chính văn bản công chứng sai quy định;
- Mất mát, thất lạc, hư hại hồ sơ lưu trữ;
Ngoài ra, tùy vào mức độ kết nối và tích hợp dữ liệu với các cơ quan quản lý ngành, Công chứng viên có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn hiện tượng giả mạo giấy tờ nhân thân, giấy tờ hộ tịch và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản.
Công nghệ dữ liệu lớn tập trung cho phép đánh giá rủi ro dựa trên việc theo dõi lịch sử giao dịch của Người yêu cầu công chứng, đặc biệt là theo dõi các đối tượng từng lừa đảo, gian lận về công chứng tại Việt Nam trên phạm vi toàn cầu.
Công nghệ dữ liệu lớn cũng bảo đảm an toàn dữ liệu và độ bảo mật cao hơn rất nhiều so với công chứng truyền thống, bảo đảm đúng đối tượng truy cập, cho phép kiểm soát toàn bộ lịch sử truy cập, thời gian, địa điểm và nội dung dữ liệu được khai thác.
2.5. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
Mục tiêu lớn của chiến lược chuyển đổi số quốc gia và xây dựng chính phủ điện tử chính là nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số đối với doanh nghiệp không nằm ngoài mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa các hoạt động của doanh nghiệp, giảm chi phí và tăng sức cạnh tranh. Ngành công chứng cũng không phải là ngoại lệ, xây dựng công chứng số tiến tới chuyển đổi số toàn diện thì mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước là mục tiêu quan trọng hàng đầu.
Thực tiễn quá trình chuyển đổi số cho thấy sự thay đổi rõ rệt về hiệu quả quản lý không chỉ đối với các cơ quan quản lý nhà nước mà ngay cả đối với các doanh nghiệp, các ngành kinh tế trọng điểm.
Khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng cho phép cơ quan quản lý có được nguồn thông tin đầy đủ, chi tiết và cập nhật nhất (đến từng phút, từng giây) về diễn biến hoạt động công chứng trên toàn hệ thống. Thay vì phải yêu cầu lập báo cáo, phải trực tiếp thu thập dữ liệu bằng phương pháp thủ công thì công tác thanh, kiểm tra có thể được thực hiện tức thời vào bất kỳ thời điểm nào.
Hoạt động quản lý nhà nước có thể được tự động hóa ở nhiều khâu nhờ vào công nghệ phân tích dữ liệu hiện đại và ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI.
Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung là một trong những công đoạn đầu tiên của quá trình chuyển đổi số. Hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng có thể được tăng cường và phát huy hiệu quả sớm, ngay sau khi hoàn thành và vận hành cơ sở dữ liệu chứ không cần phải chờ đến thời điểm hoàn thành quá trình chuyển đổi số.
2.6. Tạo ra các tiền đề và cơ sở để hội nhập quốc tế về công chứng.
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở nhiều quốc gia trên thế giới. Quá trình chuyển đổi quy trình tác nghiệp dựa trên những đặc điểm nhất định của công nghệ số và tạo ra sự tương đồng về phương pháp cũng như những tiêu chuẩn nhất định cho mỗi ngành nghề, lĩnh vực. Đối với hoạt động tư pháp nói chung và ngành công chứng nói riêng, hoạt động xác thực dữ liệu số ở các quốc gia đều cho phép thực hiện thông qua mạng internet, mang tính toàn cầu. Vì vậy, nếu có hành lang pháp lý phù hợp, các quốc gia hoàn toàn có thể xác minh và công nhận giá trị pháp lý đối với văn bản được ban hành bởi quốc gia khác mà không cần phải thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Xa hơn, hoạt động công chứng có thể thực hiện xuyên biên giới bởi sự hợp tác, phối hợp của Công chứng viên ở các quốc gia khác nhau. Mặc dù mục tiêu này cần có nhiều thời gian hơn để có thể thực hiện, nhưng ngay từ bây giờ, Việt Nam cần đặt ra và hướng tới để tạo tiền đề cho quá trình hội nhập quốc tế.
2.7. Tiến tới chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của chương trình chuyển đổi số quốc gia.
Chuyển đổi số là một quá trình, cần có thời gian nhất định và phải trải qua nhiều cấp độ nhất định. Các dịch vụ được cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia cũng được phân theo từng cấp, từng mức độ và sẽ được nâng dần cấp độ khi đáp ứng được các điều kiện về nhận thức, sự đồng bộ về hạ tầng kỹ thuật và cơ sở pháp lý.
Đối với ngành công chứng, việc xây dựng và ứng dụng công chứng số phải được coi là một phần trong chương trình chuyển đổi số quốc gia. Các mục tiêu khi xây dựng công chứng số phải phù hợp và đáp ứng mục tiêu chiến lược của chương trình chuyển đổi số quốc gia[20]. Các chiến lược và cách thức triển khai chương trình chuyển đổi số quốc gia cần được áp dụng và thực hiện trong kế hoạch xây dựng công chứng số.
3. Những điều kiện cơ bản để triển khai công chứng số tại Việt Nam.
3.1. Quyết tâm chính trị và sự quyết liệt của lãnh đạo
Theo Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Nguyễn Mạnh Hùng[21], chuyển đổi số thì 70% là quyết tâm chính trị, là quyết liệt triển khai của lãnh đạo, là tri thức của hệ thống tổ chức. Công nghệ chỉ chiếm 30%. Theo đó, lãnh đạo thì quyết tâm làm; chuyên viên thì chuyển giao tri thức; doanh nghiệp công nghệ thì tạo ra nền tảng số; cán bộ công chức thì làm việc trên nền tảng số.
Xây dựng công chứng số hướng tới chuyển đổi số sẽ tạo nên sự xáo trộn đáng kể về quy trình tác nghiệp, cách thức vận hành hệ thống từ con người đến cơ sở vật chất, cơ chế quản lý đối với ngành công chứng. Đây là một việc hệ trọng, bởi tác động của nó là rất rộng lớn, ở tầm quốc gia. Nếu quá trình thực hiện không đạt được kết quả như mong muốn thì hậu quả là khó lường trước. Để có được hệ thống công chứng vận hành như hiện tại, ngành công chứng cũng đã phải trải qua khoảng 30 năm xây dựng và dần hoàn thiện. Quyết định xáo trộn hệ thống này chắc chắn đòi hỏi sự cân nhắc thấu đáo, khoa học của lãnh đạo và quyết tâm của toàn ngành.
3.2. Cơ sở hạ tầng trang thiết bị và công nghệ
Theo số liệu của Bộ Thông tin và Truyền thông[22], tính đến hết năm 2020, hạ tầng viễn thông đã phủ rộng khắp toàn quốc với hơn 1,1 triệu km cáp quang, tốc độ truy nhập cao. Số thuê bao băng rộng cố định hơn 16,6 triệu (trong đó là 15,76 triệu thuê bao sử dụng cáp quang FTTx chiếm hơn 94%, tốc độ truy nhập hơn 30Mbps). Tổng băng thông quốc tế đạt hơn 8,1 Tbps.
Tỷ lệ hộ gia đình có truy nhập Internet của nước ta đạt cao với hơn 76,44%, xếp hạng 60, hiện bằng 90% các nước phát triển (85,2%), bằng 86% Top 30 (89,1) và bằng 95% Top 50 (80,4%).
Mạng di động nước ta tương đối phát triển, tỷ lệ phủ sóng đạt 99,7%. Mạng di động 5G cũng đã được cấp phép thử nghiệm thương mại, khi triển khai sẽ là bước đột phá về tốc độ kết nối, là điều kiện quan trọng cho kết nối Internet vạn vật trong kỷ nguyên số, khi mà dự báo của Diễn đàn Kinh tế thế giới (WEF) đến năm 2030, thế giới sẽ có 1.000 tỷ thiết bị được kết nối với nhau. Có thể nói, việc triển khai mạng di động 5G thành công theo kế hoạch sẽ là tạo được một bước đi trước so với các quốc gia khác trong việc chuẩn bị hạ tầng cho “Chuyển đổi số”.
Trong danh sách xếp hạng, Việt Nam xếp thứ 68 trong danh sách của Speedtest về tốc độ mạng di động với tốc độ trung bình đạt 21,67 Mbps. Còn xét trong khu vực Đông Nam Á, Việt Nam là quốc gia đứng thứ hai chỉ sau Singapore. Việt Nam xếp trước Thái Lan (vị trí 84: 17,39 Mbps), Malaysia (vị trí 75: 18,87 Mbps), Philippines (vị trí 93: 14,69 Mbps).
Theo số liệu thống kê cập nhật từ công cụ i-speed của Bộ TT&TT thì tốc độ Internet tải dữ liệu trung bình hướng xuống (download) trên mạng di động đạt 38,2 Mbps.
Tỷ lệ phủ sóng mạng 4G theo dân số đạt 98,4% (cao so với các nước phát triển đạt 97%), với tổng số 319.653 trạm BTS.
Về công nghệ phần mềm, theo thông tin từ Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA), so với 5 năm trước, hầu hết các doanh nghiệp đã có bước phát triển lên một tầng mới. Xét về trình độ công nghệ, trong các lĩnh vực đang là xu thế phát triển trên thế giới như trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây hay di động, nhiều doanh nghiệp của Việt Nam đã đạt trình độ ngang với các doanh nghiệp trên thế giới[23].
Thực tế thời gian qua cho thấy các doanh nghiệp của Việt Nam hoàn toàn có đủ năng lực để triển khai các dự án lớn về chuyển đổi số. Dự án Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thực hiện hoàn toàn bởi người Việt Nam, kể cả những công đoạn đòi hỏi kỹ thuật cao như sản xuất phôi thẻ căn cước công dân gắn chíp.
Như vậy có thể nói, hạ tầng trang thiết bị và khả năng đáp ứng về công nghệ của Việt Nam là tốt, là thuận lợi cho việc chuyển đổi số.
Một vấn đề mà trước đây thường xuyên được nhắc đến như một rào cản cho quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, đó là những đòi hỏi nhất định về trang thiết bị và kỹ năng của người sử dụng, bao gồm cả cán bộ, nhân viên thực thi và công dân. Tuy vậy tại thời điểm này, công nghệ số đã phát triển đến một mức độ hoàn toàn khác, tiêu chuẩn được đặt ra đối với công nghệ là tính phù hợp với mọi đối tượng sử dụng, không đòi hỏi người sử dụng phải qua đào tạo, bất cứ ai cũng có thể sử dụng được một cách dễ dàng.
3.3. Hành lang pháp lý
Chủ trương chuyển đổi số của Đảng và Nhà nước ta đã được cụ thể hóa bằng nhiều văn bản, đưa ra những lộ trình thực hiện cụ thể (như đã đề cập tại Phần I).
Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và các Nghị định hướng dẫn thi hành sau đó được coi là những cơ sở pháp lý cụ thể đầu tiên, đặt những nền móng cơ bản cho các hoạt động trên môi trường số. Mặc dù vậy, công nghệ số đang phát triển với tốc độ rất nhanh chóng, đặt ra hàng loạt vấn đề mới, cần có hành lang pháp lý điều chỉnh theo kịp với sự phát triển đó. Ngoài ra, chuyển đổi số ở các ngành, lĩnh vực khác nhau đặt ra các đòi hỏi và tiêu chuẩn khác nhau, do vậy, cơ sở pháp lý áp dụng cho chuyển đổi số của từng lĩnh vực cũng khác nhau. Luật Giao dịch điện tử và Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số cũng chỉ điều chỉnh những vấn đề cơ bản, cần thiết, đáp ứng cho việc chuyển đổi số nói chung. Nội dung của các văn bản này quy định mang tính chất khuyến nghị và theo hướng mở trên nguyên tắc tôn trọng sự tự nguyện và thỏa thuận của các chủ thể. Cách thức quy định này tạo điều kiện cho các ngành, lĩnh vực chủ động hơn trong việc xây dựng hành lang pháp lý về giao dịch điện tử và chuyển đổi số phù hợp với những đặc thù riêng. Thực tế triển khai chuyển đổi số ở các ngành, lĩnh vực thời gian vừa qua, hành lang pháp lý được xây dựng song song với quá trình xây dựng hệ thống kỹ thuật và quy trình tác nghiệp. Ví dụ: Ngay sau khi đưa vào vận hành Cơ sở dữ liệu dữ liệu quốc gia về dân cư, Bộ Công an ngay lập tức đưa ra lấy ý kiến về dự thảo thông tư “quy định hình thức khai thác, sử dụng các dịch vụ từ thông tin trong CSDLQGVDC” để bảo đảm việc khai thác và sử dụng có hiệu quả cơ sở dữ liệu này.
Đối với công chứng, Luật Công chứng 2014 lần đầu tiên đề cập đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, tạo tiền đề cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ kỹ thuật số vào lĩnh vực này. Tuy nhiên, thực tế triển khai sau gần 7 năm thi hành Luật Công chứng cho thấy cần phải có những quy định cụ thể hơn, đầy đủ hơn, cập nhật hơn với nhu cầu chuyển đổi số và sự phát triển của kỹ thuật công nghệ hiện nay.
Mới nhất, Nghị quyết số 172/NQ-CP, ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng xác định:
“2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu của việc xây dựng Chính phủ điện tử và cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư.
- a) Hoàn chỉnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật Công chứng để phục vụ hoạt động công chứng, đảm bảo chia sẻ và kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực khác có liên quan.
- b) Xây dựng kế hoạch triển khai, hướng dẫn việc kết nối, chia sẻ dữ liệu về đất đai, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư với cơ sở dữ liệu công chứng bảo đảm việc kết nối liên thông giữa các Sở, ban, ngành có liên quan với các tổ chức hành nghề công chứng.
- c) Thực hiện thí điểm liên thông khi có yêu cầu của cá nhân, tổ chức đối với thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc thực hiện thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức, giúp phát hiện, ngăn chặn các giao dịch giả tạo, hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp, tránh thất thoát nguồn thu cho ngân sách nhà nước.
- d) Chú trọng xây dựng chương trình, tổ chức đào tạo, tập huấn cho Công chứng viên khai thác sử dụng hệ thống thông tin, làm việc trên môi trường mạng và thực hiện việc cập nhật, kết nối, chia sẻ các dữ liệu có liên quan đến hoạt động công chứng.
đ) Tăng cường hợp tác quốc tế, học tập kinh nghiệm của các quốc gia khác về mô hình kết nối, chia sẻ dữ liệu thông tin về công chứng, công chứng số.”
Tuy nhiên, có thể thấy rằng, hành lang pháp lý cho việc xây dựng công chứng số tiến tới chuyển đổi số hoạt động công chứng mới chỉ dừng lại ở mức có chủ trương, định hướng, kế hoạch chứ chưa có các quy định mang tính chất cụ thể.
Điều này cũng hợp logic, bởi việc xây dựng cơ sở pháp lý chi tiết hơn cần có sự đồng bộ với các giải pháp cụ thể về chuyển đổi số của ngành công chứng, trong đó bao gồm cả giải pháp kỹ thuật, các tiêu chuẩn sẽ áp dụng, lộ trình thực hiện. Việc xây dựng cơ sở pháp lý cũng cần tính đến sự phù hợp theo các thông lệ và tiêu chuẩn chung của thế giới khi thực hiện chuyển đổi số, ví dụ: Trong số các chủ đề về pháp lý cần được xây dựng hoặc điều chỉnh để thích ứng với yêu cầu mới của thực tiễn phát triển khoa học công nghệ và chuyển đổi số, nhóm các nước thuộc Tổ chức Hợp tác phát triển kinh tế (OECD) đã đề xuất ba trụ cột quan trọng và cần được ưu tiên hoàn thiện. Đó là: (i) bảo vệ dữ liệu, (ii) an toàn thông tin và (iii) bản quyền/sở hữu trí tuệ[24].
Ngoài ba chủ đề ở ví dụ nêu trên, nghiên cứu các giải pháp cho công chứng số tại Việt Nam cũng đặt ra hàng loạt vấn đề quan trọng khác nhằm đáp ứng các điều kiện đặc thù của ngành công chứng như: Công nhận giá trị chứng cứ của dữ liệu số, quy trình công chứng số (bao gồm công chứng trực tuyến, công chứng từ xa), xác thực nhân thân, xác thực dữ liệu…vvv.
3.4. Xác định rõ bản chất và các nhiệm vụ chính của công chứng
Công nghệ chỉ là công cụ, phương tiện để giải quyết những yêu cầu cụ thể được đặt ra bởi con người. Để công cụ, phương tiện đó phát huy hiệu quả thì những yêu cầu, những nhiệm vụ cần giải quyết phải được con người đặt ra một cách cụ thể, phản ánh đúng bản chất của công việc cần giải quyết trên cơ sở khoa học và có tính logic.
Điều 3 Luật Công chứng quy định về chức năng xã hội của Công chứng viên như sau: “Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế – xã hội.” Có thể nhận thấy quy định này còn khá chung chung, bởi những chức năng được đề cập dường như là chức năng, nhiệm vụ chung của nhiều cơ quan pháp luật khác, từ Quốc hội đến Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát, Thi hành án…Ví dụ: Hoạt động lập pháp của Quốc hội cũng có mục đích hướng tới việc bảo đảm an toàn pháp lý (trong đó có các chủ thể tham gia giao dịch dân sự), góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức … hoặc bằng hoạt động xét xử, Tòa án góp phần giáo dục công dân trung thành với Tổ quốc, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật, tôn trọng những quy tắc của cuộc sống xã hội, ý thức đấu tranh phòng, chống tội phạm, các vi phạm pháp luật khác. Tuy nhiên, nếu như Quốc hội được xác định là cơ quan lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước[25]; Tòa án nhân dân được xác định rõ là cơ quan xét xử[26]; Viện kiểm sát nhân dân là cơ quan thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp[27] thì trong Luật Công chứng, chức năng, nhiệm vụ của Công chứng viên chưa được quy định một cách thực sự rõ ràng và khoa học. Điều này không chỉ tạo ra những khó khăn nhất định trong quá trình thực thi nhiệm vụ của Công chứng viên, tạo ra những nhận thức sai lệch của các chủ thể về vai trò của hoạt động công chứng, giá trị của văn bản công chứng mà còn tạo ra những khó khăn cho quá trình chuyển đổi số ngành công chứng.
Có thể nhận thấy cách thức định nghĩa về công chứng và chứng thực trong pháp luật về công chứng Việt Nam từ năm 1987 đến nay thay đổi liên tục và vẫn chưa được định hình chính xác, thống nhất trên cơ sở khoa học và lịch sử.
Nghiên cứu các tư liệu về sự hình thành và phát triển của công chứng trên thế giới[28] cho thấy nhiệm vụ của Công chứng viên (hoạt động công chứng) gồm 3 hoạt động chính sau đây: (i) chứng kiến (làm chứng), (ii) tạo lập chứng cứ bằng văn bản và (iii) lưu giữ chứng cứ để sử dụng cho các hoạt động tố tụng tại Tòa án. 3 hoạt động này tồn tại cả trong hệ thống công chứng Latin và hệ thống công chứng Anglo Saxon. Hoạt động chứng thực (xác minh, xác nhận, chứng nhận) được sử dụng như một phần công việc cấu thành quy trình công chứng.
Từ những lý do trên, việc xây dựng mô hình công chứng số tại Việt Nam cần xác định rõ là nhằm hỗ trợ thực thi nhiệm vụ chính của Công chứng viên với các hoạt động cụ thể (i), (ii), (iii) nêu trên, đồng thời, đáp ứng các yêu cụ thể của hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
4. Dự kiến mô hình và lộ trình áp dụng công chứng số tại Việt Nam
4.1. Dự kiến mô hình công chứng số tại Việt Nam.
Hoạt động chuyển đổi số dựa trên các nền tảng công nghệ dữ liệu lớn (Big Data) và internet vạn vật (IoT). Trong số các nhiệm vụ trọng tâm của Bộ, Ngành trong chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 thì bước đầu tiên được xác định là triển khai trung tâm tích hợp dữ liệu, tiếp theo là cung ứng dịch vụ công trực tuyến và ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI. Trình tự này được áp dụng đối với hầu hết các mô hình chuyển đổi số khi xây dựng chính phủ điện tử. Tương tự như vậy, xây dựng công chứng số tại Việt Nam cũng phải bắt đầu bằng việc xây dựng trung tâm dữ liệu quốc gia, sau đó là xây dựng các hệ thống tác nghiệp trên nền tảng số xoay quanh cơ sở dữ liệu này.
4.1.1. Xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng
Có thể nói, cơ sở dữ liệu là “linh hồn”, là tiền đề của các dự án chuyển đổi số. Cơ sở dữ liệu không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là nơi xử lý toàn bộ các thông tin trước khi nó được cung cấp đến các đối tượng sử dụng.
Thực tiễn xây dựng công chứng số của các nước trên thế giới cũng đều bắt đầu từ việc xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu. Mặc dù trong nhiều cuộc hội thảo, hội nghị, khi giới thiệu về công chứng số, quy trình gây ấn tượng nhất luôn là quy trình công chứng trực tuyến, công chứng từ xa hay chứng nhận dữ liệu điện tử, tuy nhiên, để vận hành được các quy trình đó, các nước đều đã có sự chuẩn bị từ sớm hơn rất nhiều và bắt đầu bằng việc xây dựng trung tâm tích hợp dữ liệu. Ví dụ: Mông Cổ áp dụng quy trình công chứng điện tử từ năm 2011, nhưng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đã được xây dựng và vận hành từ năm 2009. Tương tự như vậy, các nước như Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp cũng bắt đầu bằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung.
Tại Việt Nam, Luật Công chứng 2014 đã đề cập đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, nhưng vì chưa có một chiến lược dài hạn về ứng dụng công nghệ thông tin nên quy định này còn khá sơ sài, định hướng xây dựng cơ sở dữ liệu tại địa phương là chưa thực sự khoa học, còn tồn tại nhiều vấn đề:
Thứ nhất: Phạm vi hiệu lực của Luật Công chứng, phạm vi hiệu lực của văn bản công chứng, phạm vi hành nghề của Công chứng viên, phạm vi thực hiện hoạt động quản lý nhà nước đều ở tầm quốc gia, do vậy, đòi hỏi cơ sở dữ liệu phải có những chuẩn mực chung, đồng bộ ở phạm vi quốc gia. Thực thế xây dựng cơ sở dữ liệu ở các tỉnh, thành phố thời gian qua cho thấy, mỗi tỉnh, thành lựa chọn một nền tảng công nghệ khác nhau, tiêu chuẩn thiết kế, chức năng, nhiệm vụ của cơ sở dữ liệu cũng khác nhau tạo ra sự thiếu đồng bộ, đặc biệt, các cơ sở dữ liệu này không liên thông được với nhau. Sáu năm sau khi Luật Công chứng có hiệu lực, nhiều tỉnh, thành vẫn chưa hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, hoặc chưa thể vận hành, khai thác được.
Thứ hai: Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tại 63 tỉnh thành tạo ra lãng phí lớn. Mỗi tỉnh đều phải lập dự án, khảo sát, xây dựng, vận hành thử, đào tạo, vận hành chính thức, duy trì hoạt động của cơ sở dữ liệu (bao gồm cả phần cứng và phần mềm). Không chỉ có chi phí xây dựng mà chi phí để quản lý, duy trì, vận hành, bảo trì thường xuyên cơ sở dữ liệu cũng không hề nhỏ. Theo số liệu thống kê đến hết năm 2020, 25/63 tỉnh thành có ít hơn 20 Công chứng viên đang hành nghề, trong đó có 7 tỉnh chỉ có dưới 10 Công chứng viên. Đối với các tỉnh, thành phố lớn, có số lượng tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên đông đảo, việc duy trì, vận hành cơ sở dữ liệu là có hiệu quả, còn các tỉnh có ít tổ chức hành nghề công chứng và ít Công chứng viên, việc đầu tư xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu sẽ rất lãng phí. Mặt khác, quá trình thiết kế, xây dựng các cơ sở dữ liệu ở các tỉnh gần như không tính đến việc phục vụ công tác quản lý nhà nước về công chứng, Bộ Tư pháp rất khó để kiểm soát được quá trình vận hành, khai thác các cơ sở dữ liệu này.
Thứ ba: Qua khảo sát thực tế tại Hà Nội và một số tỉnh cho thấy việc vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng ở các tỉnh, thành không theo một quy trình chuẩn hóa. Các cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng theo các tiêu chuẩn cũ với mức độ bảo mật thấp. Ví dụ: Cơ sở dữ liệu Uchi của Hà Nội hiện nay, nhân viên của bất cứ văn phòng công chứng nào cũng có thể tra cứu dữ liệu Uchi và có được toàn bộ lịch sử giao dịch công chứng của bất kỳ khách hàng nào từ khoảng năm 2010 đến nay. Dữ liệu Uchi có thể được tra cứu và cung cấp ra bên ngoài mà không có cơ chế kiểm soát hữu hiệu. Ngoài ra, các sở tư pháp gần như không thể kiểm soát được việc các nhà cung cấp dịch vụ vận hành cơ sở dữ liệu có sử dụng dữ liệu của ngành công chứng cho các mục đích khác hay không. Càng nhiều đơn vị tham gia xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu thì nguy cơ dữ liệu lộ và bị sử dụng trái phép càng lớn.
Thứ tư: Hành lang pháp lý cho việc cập nhật, lưu trữ và khai thác dữ liệu chưa thực sự rõ ràng và thống nhất. Những thông tin nào bắt buộc phải đưa vào cơ sở dữ liệu, mức độ chi tiết đến đâu, thời hạn cập nhật như thế nào; ai được quyền tiếp cận, sửa chữa, thay thế, xóa bỏ dữ liệu; giá trị pháp lý của các thông tin trên cơ sở dữ liệu như thế nào, chế tài xử lý khi có vi phạm việc khai thác và sử dụng dữ liệu ra sao thì ở mỗi địa phương có một cách quy định khác nhau. Giá trị pháp lý của kết quả tra cứu dữ liệu cũng là một câu hỏi chưa có giải đáp. Thực tế tồn tại nhiều trường hợp tài sản của công dân bị hạn chế giao dịch một cách phi lý vì cơ sở dữ liệu công chứng có ghi nhận thông tin về tài sản mà nội dung thông tin đó theo ý chí chủ quan (vì sự cẩn trọng) của Công chứng viên đánh giá là có nguy cơ tạo ra rủi ro đối với các giao dịch tiếp theo, ví dụ: Ông A lập di chúc có công chứng tại Văn phòng công chứng X để lại di sản là ngôi nhà cho con trai. Nay ông đến văn phòng công chứng Y để công chứng hợp đồng mua bán nhà. Công chứng viên tại Văn phòng công chứng Y từ chối chứng nhận giao dịch với lý do có tồn tại dữ liệu ông A đã lập di chúc để lại ngôi nhà cho người khác, muốn giao dịch ông A phải hủy bỏ bản di chúc đó đi hoặc phải liên hệ văn phòng công chứng X để gỡ bỏ thông tin. Các trường hợp tương tự cũng xảy ra phổ biến đối với các giao dịch đặt cọc, giao dịch cho thuê nhà mà bên đặt cọc hoặc bên thuê nhà vi phạm hợp đồng, bỏ dở không thực hiện hợp đồng, bỏ trốn, không liên lạc được để chấm dứt hợp đồng.
Thứ năm: Việc cập nhật thông tin lên cơ sở dữ liệu là chưa bắt buộc, hoặc bắt buộc nhưng chưa có biện pháp kiểm soát hữu hiệu nên còn tình trạng tổ chức hành nghề công chứng phát hành hồ sơ công chứng mà không lưu trữ hồ sơ, không vào sổ công chứng, không cập nhật cơ sở dữ liệu. Tình trạng này xảy ra chủ yếu đối với các giao dịch ủy quyền, giao dịch về động sản, ô tô, xe máy…
Thứ sáu: Việc vận hành cơ sở dữ liệu, theo thời gian cũng có những bất cập phát sinh, những điều chỉnh để nâng cao hiệu quả tác nghiệp hoặc đáp ứng những yêu cầu mới của chính sách. Áp dụng một chính sách, một tiêu chuẩn mới trên phạm vi toàn quốc mà dẫn đến việc phải điều chỉnh 63 hệ thống cơ sở dữ liệu ở 63 tỉnh thành khác nhau sẽ là rất phức tạp.
Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung (Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng) có thể khắc phục được toàn bộ các vấn đề tồn tại nêu trên đồng thời là nền tảng để xây dựng và thực hiện mọi quy trình tác nghiệp của công chứng số.
Dự kiến cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
(i) Lưu giữ chứng cứ: Đối tượng là toàn bộ văn bản, hồ sơ công chứng là kết quả của hoạt động công chứng.
(ii) Xác minh chứng cứ và xác minh dữ liệu: Tính duy nhất của cơ sở dữ liệu bảo đảm nguồn gốc chính thức, giá trị pháp lý của dữ liệu.
(iii) Xử lý thông tin: Các thông tin theo quy trình tác nghiệp sẽ được thu thập và gửi về cơ sở dữ liệu, được phân tích, đối soát và xử lý tại đây.
(iv) Lưu trữ dữ liệu công chứng: Toàn bộ các dữ liệu về hoạt động công chứng phục vụ công tác quản lý nhà nước, điều hành, vận hành hệ thống công chứng.
(v) Lưu giữ và cung cấp thông tin ngăn chặn, cảnh báo rủi ro.
(vi) Phân tích dữ liệu, tổng hợp, lập báo cáo, thống kê, khuyến nghị giải pháp quản lý.
4.1.2. Xây dựng hệ thống công chứng trực tiếp.
Hệ thống này về cơ bản kế thừa quy trình công chứng truyền thống. Người yêu cầu công chứng sẽ thực hiện các giao dịch với sự có mặt và chứng kiến trực tiếp của Công chứng viên. Tuy nhiên, quy trình công chứng được tối ưu hóa và xây dựng trên nền tảng số, dự kiến như sau:
| Công đoạn | Cách thức thực hiện | Người thực hiện | Ghi chú |
| Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng | Nhận trực tiếp tại trụ sở Tổ chức hành nghề công chứng hoặc nhận thông qua phương tiện kỹ thuật số (Website, ứng dụng, tin nhắn, email…) | Trợ lý Công chứng viên | |
| Tư vấn, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ. | Trực tiếp tại trụ sở Tổ chức hành nghề công chứng hoặc qua phương tiện kỹ thuật số với sự trợ giúp của phần mềm. | Trợ lý Công chứng viên | Nếu hồ sơ phức tạp, Trợ lý báo cáo Công chứng viên để công chứng viên trực tiếp tư vấn, hướng dẫn |
| Thụ lý hồ sơ | Trực tiếp hoặc qua phương tiện kỹ thuật số | Trợ lý Công chứng viên | |
| Soạn thảo văn bản công chứng | Thực hiện tại Tổ chức hành nghề công chứng, Dự thảo được gửi trực tiếp cho Người yêu cầu công chứng hoặc gửi qua phương tiện kỹ thuật số để đối soát và hiệu chỉnh. | Trợ lý Công chứng viên | |
| Tra cứu dữ liệu ngăn chặn, dữ liệu khách hàng | Thực hiện tại Tổ chức hành nghề công chứng, phải căn cứ vào yêu cầu công chứng của Người yêu cầu công chứng hoặc có lý do chính đáng khác. | Công chứng viên | Các tài khoản tra cứu dữ liệu chỉ cấp cho Công chứng viên. Lịch sử và lý do tra cứu được ghi nhận chi tiết trên cơ sở dữ liệu. |
| Đặt lịch hẹn ký giao dịch công chứng | Trực tiếp hoặc thông qua phương tiện kỹ thuật số | Trợ lý Công chứng viên | |
| Ký giao dịch công chứng | Thực hiện tại Tổ chức hành nghề công chứng hoặc ngoài trụ sở, Công chứng viên trực tiếp chứng kiến. Công chứng viên giải thích nội dung giao dịch, hậu quả pháp lý, kiểm tra năng lực hành vi, ý chí của chủ thể, đối chiếu giấy tờ, nhận diện nhân thân. Hướng dẫn Người yêu cầu công chứng ký vào hợp đồng, giao dịch. | Công chứng viên | Có thể lựa chọn sự trợ giúp của công nghệ nhận diện khuôn mặt, sinh trắc học, đối chiếu tự động với cơ sở dữ liệu công dân hoặc CSDL công chứng. |
| Ký chứng nhận văn bản công chứng | Ký vào từng trang hợp đồng, giao dịch, ký lời chứng, đóng dấu. | Công chứng viên | |
| Niêm phong hồ sơ công chứng | Scan toàn bộ hồ sơ, bao gồm văn bản công chứng và toàn bộ giấy tờ chứng minh kèm theo, có thể đính kèm dữ liệu hình ảnh, video, các dữ liệu số khác có liên quan. Công chứng viên ký chữ ký số để niêm phong và mã hóa hồ sơ. | Công chứng viên | Hồ sơ được khóa cứng, bảo đảm tính toàn vẹn, không thể sửa chữa hay thay đổi. |
| Phát hành hồ sơ công chứng | Gửi hồ sơ về Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng, nhập các thông tin về giao dịch để phục vụ việc lưu trữ, phát hành và xác minh dữ liệu.
Sau khi Trung tâm dữ liệu nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ (việc kiểm tra tính hợp lệ được xử lý tự động), Trung tâm dữ liệu sẽ gửi tin nhắn về số điện thoại của Công chứng viên và Người yêu cầu công chứng thông báo văn bản công chứng có hiệu lực, đồng thời gửi đường link, mật mã để có thể truy cập, khai thác hồ sơ, xác minh và đối chiếu dữ liệu từ Trung tâm. |
Công chứng viên hoặc trợ lý Công chứng viên | Mỗi Người yêu cầu công chứng sẽ được tạo một tài khoản tại Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng, tương ứng với số căn cước công dân, số hộ chiếu (đối với người nước ngoài) hoặc mã số đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp). Hồ sơ công chứng sẽ được gửi về tài khoản của Người yêu cầu công chứng. Người yêu cầu công chứng truy cập vào tài khoản này để sử dụng đối chiếu và quản lý các giao dịch công chứng của mình. |
Với quy trình công chứng này:
- Công chứng viên chỉ bắt buộc phải tham gia vào những công đoạn quan trọng nhất, quyết định đến giá trị pháp lý của giao dịch công chứng. Những công đoạn khác sẽ được giao cho trợ lý Công chứng viên và bộ máy hỗ trợ thực hiện. Cách làm này sẽ tăng hiệu suất làm việc của Công chứng viên.
- Việc yêu cầu công chứng, gửi, nhận hồ sơ, đối soát thông tin được thực hiện gián tiếp qua các ứng dụng và mạng internet, Người yêu cầu công chứng chỉ phải gặp trực tiếp Công chứng viên một lần duy nhất khi ký giao dịch công chứng, do đó giảm được đáng kể thời gian và chi phí đi lại, quy trình công chứng được đơn giản hóa, rút ngắn thời gian.
- Giao dịch công chứng chỉ phát sinh hiệu lực sau khi hồ sơ đã được nộp đầy đủ về Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng. Cách làm này sẽ chấm dứt hoàn toàn tình trạng làm giả hồ sơ công chứng, ký khống hồ sơ công chứng, giao dịch công chứng mà không có hồ sơ lưu, cho nợ hồ sơ, thiếu hồ sơ, thất thoát, sửa đổi trái phép hồ sơ trong quá trình lưu trữ.
- Hồ sơ công chứng lưu giữ tại Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng hội tụ đủ các điều kiện để được công nhận giá trị chứng cứ bởi Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng là nơi duy nhất lưu giữ hồ sơ này (điều kiện để xác minh tính chính xác, hợp pháp); hồ sơ được mã hóa bảo đảm sự toàn vẹn không thể thay đổi trong suốt thời gian lưu giữ tại đây. Điều này tạo ra hàng loạt lợi ích:
- Tổ chức hành nghề công chứng và Người yêu cầu công chứng không cần thiết phải lưu giữ văn bản, hồ sơ công chứng, bởi chứng cứ đã được tạo lập và lưu giữ tập trung tại một nơi bảo đảm độ an toàn cao hơn so với cách lưu giữ truyền thống; có thể tra cứu, sử dụng và xác minh bất cứ lúc nào.
- Hoạt động cung cấp chứng cứ phục vụ công tác điều tra, xét xử sẽ được cung cấp bởi Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng, bảo đảm tính khách quan, tập trung về một đầu mối sẽ thuận tiện hơn so với trước đây, không bị ảnh hưởng bởi các biến động từ phía các tổ chức hành nghề công chứng như giải thể, sáp nhập, thay đổi tên gọi, địa chỉ…
- Việc giải phóng kho lưu trữ tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng giúp cho các điều kiện hành nghề công chứng được đơn giản hơn, linh hoạt hơn về mô hình tổ chức, đặc biệt, có thể phù hợp với cả mô hình Công chứng viên hoạt động độc lập (nếu có áp dụng cho vùng sâu, vùng xa).
- Giảm đáng kể chi phí cho in ấn, lưu trữ hồ sơ, từ đó giảm các chi phí chung cho hoạt động công chứng. Theo dự kiến, có thể giảm khoảng 30-70% chi phí lưu trữ hồ sơ cho các tổ chức hành nghề công chứng so với cách làm truyền thống trước đây.
- Khi có nhu cầu sử dụng, Người yêu cầu công chứng không cần phải đến tổ chức hành nghề công chứng để xin cấp bản sao như trước.
4.1.3. Xây dựng hệ thống công chứng trực tuyến.
Mục đích của công chứng trực tuyến là xóa bỏ các rào cản về không gian, giúp cho hoạt động công chứng có thể thực hiện từ xa, hạn chế việc phải đi lại, tiếp xúc giữa những người tham gia giao dịch công chứng.
Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng tương tự như công chứng trực tiếp. Điểm khác biệt là mọi thao tác được thực hiện hoàn toàn qua các công cụ trực tuyến, kể cả việc ký kết giao dịch.
- Sau khi các bên thống nhất được nội dung giao dịch, Công chứng viên sẽ thiết lập một nhóm giao dịch trên hệ thống của Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng. Nhóm giao dịch này gồm tài khoản của Công chứng viên và tài khoản của tất cả những người tham gia giao dịch công chứng.
- Công chứng viên sẽ tải văn bản giao dịch lên nhóm, sau đó thiết lập cầu truyền hình trực tuyến với Người yêu cầu công chứng. Người yêu cầu công chứng đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình, hiện diện trước Công chứng viên thông qua cầu truyền hình trực tiếp.
- Công chứng viên thực hiện các bước xác minh nhân thân (sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt và cơ sở dữ liệu), kiểm tra năng lực hành vi dân sự của Người yêu cầu công chứng.
- Người yêu cầu công chứng thực hiện thao tác ký chữ ký điện tử vào văn bản mà Công chứng viên đã tải lên hệ thống (cách thức ký chữ ký điện tử do hệ thống quy định, có thể là nhập vào một đoạn mật mã do hệ thống cung cấp hoặc sử dụng công nghệ sinh trắc học, nhận diện hành vi…).
- Sau khi những Người yêu cầu công chứng hoàn thành việc ký văn bản giao dịch, Công chứng viên sẽ sử dụng chữ ký số để chứng nhận văn bản đó, mã hóa văn bản và gửi về Trung tâm tích hợp dữ liệu công chứng.
- Các bước tiếp theo của quy trình giống với quy trình công chứng trực tiếp.
Công chứng trực tuyến được các nước theo trường phái công chứng Anglo Saxon áp dụng phổ biến vì phạm vi chứng nhận của Công chứng viên tương đối hẹp, Công chứng viên không chứng nhận tính hợp pháp của nội dung giao dịch, do đó, yêu cầu về xác minh, đối chiếu thông tin khá đơn giản. Thường thì Công chứng viên chỉ phải đối chiếu giấy tờ tùy thân (Thẻ công dân, hộ chiếu). Những loại giấy tờ tùy thân đó có thể dễ dàng xác minh trực tuyến từ các cơ sở dữ liệu của Chính phủ.
Đối với các nước theo trường phái công chứng Latin, phạm vi công chứng đòi hỏi phải chứng nhận tính hợp pháp của nội dung giao dịch, dẫn đến yêu cầu phải đối chiếu nhiều loại thông tin. Không chỉ giấy tờ chứng minh nhân thân, Công chứng viên cần phải đối chiếu các giấy tờ chứng minh về tài sản, giấy tờ về hộ tịch và nhiều loại văn bản khác có liên quan. Các loại giấy tờ kể trên không phải loại nào cũng có thể xác minh, đối chiếu trực tuyến. Đây chính là rào cản lớn nhất làm cho việc áp dụng công chứng trực tuyến tại các nước theo trường phái công chứng Latin bị hạn chế hơn. Muốn áp dụng được quy trình công chứng trực tuyến hoàn chỉnh thì quốc gia đó phải có hệ thống cơ sở dữ liệu liên thông rất đầy đủ; Công chứng viên phải có quyền tiếp cận các cơ sở dữ liệu.
Tại Việt Nam, nếu trong tương lai, hành lang pháp lý cho phép áp dụng một số loại giao dịch theo trường phái công chứng Anglo Saxon thì có thể thực hiện công chứng trực tuyến đầy đủ theo quy trình đã đề cập. Đối với các giao dịch công chứng bắt buộc phải chứng minh tính hợp pháp tại thời điểm giao dịch (theo trường phái công chứng Latin) như giao dịch bất động sản, việc áp dụng công chứng trực tuyến cũng có thể thực hiện để giảm đến mức tối thiểu việc phải di chuyển, tiếp xúc trực tiếp giữa Người yêu cầu công chứng với Công chứng viên, tuy nhiên, cần có cơ chế phù hợp để Công chứng viên đối chiếu được bản chính giấy tờ trước khi hồ sơ công chứng được phát hành và có hiệu lực.
Áp dụng quy trình công chứng trực tuyến đòi hỏi người sử dụng dịch vụ này phải có năng lực nhất định trong việc tự vận hành và sử dụng các thiết bị công nghệ kỹ thuật số, do vậy trong một số trường hợp, công chứng trực tuyến chưa thể thay thế công chứng trực tiếp. Tuy vậy, trước tình hình đại dịch Covid-19, để hạn chế việc tiếp xúc, phòng tránh dịch bệnh thì việc sớm đưa công chứng trực tuyến vào vận hành là rất cần thiết. Đây cũng là cách thức mà tính chất phục vụ của hoạt động công chứng được thể hiện rõ nhất, dịch vụ công chứng được triển khai đến gần người dân nhất.
4.1.4. Xây dựng hệ thống xác minh dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung là nơi duy nhất lưu giữ chứng cứ được tạo lập từ hoạt động công chứng. Yếu tố “duy nhất” sẽ đảm bảo tính xác thực của dữ liệu khi một chủ thể muốn xác minh dữ liệu đó bằng việc truy cập vào nơi lưu giữ nó. Ví dụ: Người yêu cầu công chứng muốn chứng minh với cơ quan chức năng rằng nội dung hợp đồng mình đã ký kết là đã được công chứng, bảo đảm tính hợp pháp, Người yêu cầu công chứng sẽ cấp quyền truy cập và mật mã để Cơ quan chức năng truy cập vào nơi lưu trữ bản hợp đồng đó tại cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, từ đó, Cơ quan chức năng có thể xác định được hợp đồng đó có tồn tại hay không, kiểm tra được nội dung hợp đồng và các thông tin cần thiết khác liên quan đến hợp đồng.
Hệ thống xác minh dữ liệu được thực hiện thông qua kết nối internet cho phép xác minh dữ liệu từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet, kể cả từ nước ngoài. Điều này cũng mở ra khả năng công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng hoặc tài liệu, giấy tờ được chứng thực giữa các quốc gia khác nhau mà không cần thông qua hợp pháp hóa lãnh sự.
4.1.5. Xây dựng hệ thống thống kê, báo cáo, cảnh báo và thông tin ngăn chặn.
Một trong những điểm mạnh nhất của công nghệ dữ liệu lớn (Big Data) là cho phép xây dựng, tổng hợp số liệu, báo cáo thống kê rất đa dạng và kịp thời. Dữ liệu được tổng hợp trực tiếp, tức thời vào thời điểm lập báo cáo hoặc được tổng hợp, phân tích tự động theo định kỳ. Đối với công tác quản lý nhà nước về công chứng, hệ thống này cung cấp gần như đầy đủ các công cụ cho phép kiểm soát chặt chẽ và chi tiết diễn biến của hoạt động công chứng trên phạm vi toàn quốc, từ số lượng giao dịch, giá trị giao dịch, nội dung giao dịch, thống kê theo địa phương, theo thời gian, theo loại giao dịch…thậm chí có thể theo dõi được nội dung từng hồ sơ công chứng.
Hệ thống cho phép nhà quản lý đặt ra các tiêu chuẩn để cảnh báo những yếu tố bất thường trong hoạt động công chứng, ví dụ: Công chứng viên thực hiện quá nhiều giao dịch công chứng trong một thời điểm; Công chứng viên phản ánh không đúng các yếu tố về thời gian, địa điểm thực hiện giao dịch đối với giao dịch trực tuyến, phát hiện và cảnh báo các gian lận về thuế, giao dịch giả cách, tra cứu, xác minh dữ liệu vi phạm các quy định về khai thác, các quy định về bảo mật…Hoạt động cảnh báo được hệ thống thực hiện hoàn toàn tự động trên cơ sở phân tích dữ liệu, ngay khi xuất hiện các yếu tố bất thường, giúp cơ quan quản lý có thể ngăn chặn kịp thời mọi hành vi gian lận, tiêu cực hoặc các sai lệch về nghiệp vụ của Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Từ kết quả thống kê, báo cáo, cảnh báo vi phạm, cơ quan quản lý cũng có thể thực hiện các biện pháp ngăn chặn tức thời và xử lý vi phạm ngay trên hệ thống bằng cách tạm thời hạn chế một số chức năng hoặc khóa tài khoản của đối tượng vi phạm (bao gồm Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, Người yêu cầu công chứng và các cán bộ quản lý cấp dưới).
Cơ quan quản lý có thể theo dõi toàn bộ lịch sử hoạt động của từng Công chứng viên, từng tổ chức hành nghề công chứng để làm căn cứ cho việc khen thưởng, kỷ luật, đánh giá năng lực, xếp hạng, phân loại nhằm áp dụng các chính sách phù hợp với từng đối tượng cụ thể.
Không chỉ phục vụ công tác quản lý nhà nước, hệ thống này còn quản lý các dữ liệu ngăn chặn và thực hiện cảnh báo sớm đối với hoạt động hành nghề của Công chứng viên. Trong nhiều năm qua, cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng xuất phát từ nhu cầu quản lý dữ liệu ngăn chặn, tuy nhiên còn tồn tại khá nhiều hạn chế. Dữ liệu ngăn chặn từ các cơ sở dữ liệu đang vận hành chủ yếu theo dõi tài sản để tránh giao dịch nhiều lần hoặc thực hiện giao dịch đối với tài sản đang tranh chấp, trong phạm vi tỉnh, thành phố. Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ có hệ thống dữ liệu đầy đủ hơn, cung cấp dữ liệu ngăn chặn đối với tài sản trên phạm vi toàn quốc. Không chỉ theo dõi tài sản, hệ thống này cho phép theo dõi được cả các cá nhân, cơ quan, tổ chức đã từng bị phát hiện lừa đảo, gian lận hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật về công chứng (bao gồm cả các vấn đề cụ thể cần lưu ý đối với từng đối tượng) để cảnh báo sớm đến Công chứng viên chứng nhận giao dịch có liên quan.
4.2. Lộ trình xây dựng và áp dụng công chứng số tại Việt Nam.
Lộ trình xây dựng công chứng số Việt Nam cần phải phù hợp với lộ trình chung của Chính phủ. Theo đó, nhiệm vụ này nằm trong nhóm mục tiêu đến năm 2025 phải hoàn thành.
Để thực hiện được lộ trình này, cần triển khai đồng bộ các biện pháp, trong đó cần ưu tiên xây dựng hành lang pháp lý cho hoạt động chuyển đổi số, tạo cơ sở cho việc nghiên cứu phương án xây dựng và triển khai công chứng số.
Ngay sau khi đề án được phê duyệt, cần triển khai đồng bộ cả các hạng mục kỹ thuật và cơ chế pháp lý cho việc vận hành, khai thác hệ thống, trong đó dành sự ưu tiên cho Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, vì đây là nền tảng cho các hệ thống và quy trình tác nghiệp khác. Dự kiến chậm nhất đến hết năm 2025, phải hoàn thành và đưa vào vận hành được Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung cùng các hệ thống thành phần gồm: Hệ thống công chứng trực tiếp, hệ thống xác minh dữ liệu và hệ thống báo cáo, thống kê, cảnh báo, quản lý thông tin ngăn chặn. Riêng hệ thống công chứng trực tuyến có thể triển khai ở giai đoạn sau, đây là hệ thống tương đối phức tạp và đòi hỏi cao về công nghệ, do vậy cần tận dụng tối đa khả năng đón đầu về công nghệ và kết nối liên thông dữ liệu.
5. Cách thức triển khai và nguồn lực duy trì, vận hành hệ thống công chứng số.
Việc xác định quy mô của Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ quyết định đến cách thức triển khai, nguồn lực, cách thức duy trì và vận hành hệ thống.
Theo quy định tại Điều 58 và Điều 59 Luật Công nghệ thông tin 2006, đối với cơ sở dữ liệu lớn, dữ liệu có phạm vi toàn quốc thì có thể được xác định là Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu của Bộ, Ngành. Tuy nhiên, theo các tiêu chí được xác định tại Điều 12, Nghị định số 47/2020/NĐ-CP, ngày 09/04/2020 về quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước thì Cơ sở dữ liệu quốc gia phải chứa dữ liệu chủ của Chính phủ làm cơ sở tham chiếu, đồng bộ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương. Điều kiện này trong giai đoạn đầu Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung chưa thể đáp ứng được, mặt khác, quy mô của cơ sở dữ liệu quốc gia là rất lớn, việc đầu tư xây dựng cần thời gian dài, cần sự phối hợp của nhiều cơ quan với số vốn đầu tư rất lớn. Hiện tại, mới chỉ có 5 cơ sở dữ liệu quốc gia được xây dựng và đi vào hoạt động, đó là: Cơ sở dữ liệu quốc gia về Dân cư, Cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Cơ sở dữ liệu quốc gia về Tài chính, Cơ sở dữ liệu quốc gia về Bảo hiểm.
Vì vậy, cần xác định Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung là cơ sở dữ liệu của Bộ, Ngành, từ đó có phương án đầu tư và triển khai phù hợp, mang tính khả thi.
5.1. Cách thức triển khai
Theo quy định tại Điều 12, Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước:
“1. Cơ sở dữ liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là tập hợp thông tin được xây dựng, cập nhật và duy trì đáp ứng yêu cầu truy nhập, sử dụng thông tin của mình và phục vụ lợi ích xã hội.
- Kinh phí xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được tổng hợp vào dự toán chi ngân sách của ngành hoặc địa phương đó.
- Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định danh mục cơ sở dữ liệu; xây dựng, cập nhật và duy trì cơ sở dữ liệu; ban hành Quy chế xây dựng, quản lý khai thác, bảo vệ và duy trì cơ sở dữ liệu của mình.”
Như vậy, việc triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ do Bộ Tư pháp chủ trì trên cơ sở nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước.
Ở một số quốc gia, Cơ sở dữ liệu công chứng có thể được đầu tư, xây dựng, vận hành và quản lý bởi Tổ chức nghề nghiệp, có sự phối hợp của doanh nghiệp về công nghệ. Tuy nhiên, việc này phù thuộc vào giá trị pháp lý và mức độ quan trọng của dữ liệu công chứng theo quy định của từng quốc gia. Tại Việt Nam, xác định Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung có lưu giữ các chứng cứ, tài liệu được công nhận giá trị chứng cứ, yêu cầu về mức độ bảo mật và an toàn dữ liệu cần phải được đặt ở mức cao. Do đó, Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung cần được đầu tư, xây dựng, vận hành, khai thác bởi một cơ quan nhà nước, thay vì tổ chức xã hội nghề nghiệp hay doanh nghiệp.
Việc lựa chọn doanh nghiệp công nghệ thông tin triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và các hệ thống tác nghiệp cũng cần phải đặt ra các yêu cầu phù hợp, cụ thể là:
- Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ tích hợp, kết nối, sử dụng dữ liệu chia sẻ từ các cơ sở dữ liệu quốc gia hiện có như cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia… do vậy, cần ưu tiên lựa chọn các doanh nghiệp đã triển khai xây dựng các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia để bảo đảm thống nhất về mặt công nghệ, liền mạch trong thiết kế, vận hành hệ thống, tạo thuận lợi cho việc đồng bộ kết nối. Ở một khía cạnh khác, đối với các doanh nghiệp này, năng lực triển khai của họ đã được khẳng định.
- Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và hệ thống công chứng số có quy mô toàn quốc, việc triển khai không chỉ đơn thuần là về phần mềm mà còn liên quan đến hạ tầng kỹ thuật và đường truyền. Cần ưu tiên các doanh nghiệp lớn đáp ứng được đồng bộ các giải pháp công nghệ cả về phần mềm và hạ tầng viễn thông.
Đối với việc áp dụng chữ ký số và các giải pháp bảo mật, có 2 sự lựa chọn:
Phương án 1: Các doanh nghiệp lớn về công nghệ và viễn thông hiện cung cấp giải pháp đồng bộ cả về xây dựng hệ thống lẫn giải pháp bảo mật, do vậy có thể sử dụng luôn của các đơn vị này.
Phương án 2: Sử dụng giải pháp chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ. Hiện nay, hệ thống chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia đang sử dụng giải pháp này.
Cả hai phương án đều có ưu và nhược điểm, tuy nhiên, đều có thể đảm bảo các yêu cầu, các tiêu chuẩn về bảo mật.
5.2. Nguồn lực duy trì
Hai yếu tố cơ bản để duy trì và vận hành hệ thống công chứng số đó là nguồn lực về tài chính và nhân lực (tổ chức – bộ máy).
Thứ nhất: Về nguồn lực tài chính
Để duy trì và vận hành cơ sở dữ liệu và hệ thống công chứng số, nguồn thu sẽ được tạo lập từ việc thu phí cung cấp dịch vụ. Cụ thể, các đối tượng khai thác, sử dụng hệ thống sẽ phải trả một khoản phí tùy vào loại dịch vụ mà mình sử dụng. Dự kiến có thể thu phí đối với các dịch vụ sau:
- Lưu trữ hồ sơ công chứng;
- Xác minh hồ sơ công chứng;
- Công chứng trực tuyến;
- Cung cấp và chia sẻ dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Đối với với việc lưu trữ hồ sơ công chứng: Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và công nhận giá trị chứng cứ đối với văn bản đã được số hóa có thể giải phóng khoảng 90% kho lưu trữ của các tổ chức hành nghề công chứng, giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho các tổ chức hành nghề công chứng và cả Người yêu cầu công chứng.
Kết quả khảo sát tại các tổ chức hành nghề công chứng cho thấy, chi phí lưu trữ một bộ hồ sơ công chứng với thời hạn 20 năm theo quy định của Luật Công chứng tại các vùng miền là khác nhau và sẽ dao động ở mức 70.000đ đến 300.000đ. Chi phí này tùy thuộc vào chi phí đầu tư thuê mặt bằng, trang thiết bị, nhân lực phục vụ hoạt động lưu trữ của các tổ chức hành nghề công chứng. Trong số đó, phần lớn hồ sơ tập trung ở khu vực các thành phố lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Theo số liệu báo cáo của Cục Bổ trợ tư pháp, năm 2020, cả nước có khoảng 5,7 triệu giao dịch công chứng, trong đó Hà Nội có khoảng 500.000 giao dịch và Thành phố Hồ Chí Minh khoảng 1,4 triệu giao dịch. Nếu lấy mức bình quân chi phí (tạm tính) cho 1 hồ sơ lưu trữ là khoàng 120.000đ thì tổng chi phí lưu trữ 5,7 triệu hồ sơ đã là khoảng 684 tỷ đồng. Dự kiến nếu mức thu phí dịch vụ lưu trữ hồ sơ công chứng tương đương 50% khoản chi phí lưu trữ hồ sơ truyền thống thì mỗi năm, chỉ riêng giá trị phí lưu trữ thu được là khoảng 300 tỷ đồng, đồng thời cũng tiết kiệm được cho các tổ chức hành nghề công chứng và Người yêu cầu công chứng khoảng 300 tỷ đồng.
Tương tự như vậy, việc xác minh văn bản công chứng, công chứng trực tuyến hay cung cấp, chia sẻ dữ liệu đều có thể tính toán và thu phí ở mức phù hợp. Tại Singapore, hiện nay, phí xác minh đối với mỗi văn bản công chứng thông qua hệ thống đăng ký dữ liệu công chứng của Học viện Luật Singapore (Singapore Academy of Law – SAL) là 85,6 SGD (tương đương 1,45 triệu đồng)[29].
Phương án tài chính liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và hệ thống công chứng số cần phải được tính toán chi tiết khi nghiên cứu lập và triển khai đề án; tuy nhiên, qua đánh giá sơ bộ cũng có thể cho thấy hiệu quả kinh tế và tính khả thi mà hệ thống có thể đem lại.
Thứ hai: Về tổ chức và nhân lực
Do mức độ quan trọng và yêu cầu về bảo mật của hệ thống, dữ liệu chứa đựng có giá trị chứng cứ, do vậy nhân sự quản lý hệ thống cần phải là công chức thuộc Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, việc vận hành hệ thống công chứng số cần có một bộ máy hạch toán độc lập, tự chủ một phần hoặc toàn bộ về tài chính. Điều này giúp cho công tác quản lý vận hành được linh hoạt, chủ động hơn, có thể chủ động thuê các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, chuyên gia hoặc kỹ thuật viên.
IV. ĐÁNH GIÁ VỀ TÁC ĐỘNG CỦA CÔNG CHỨNG SỐ VÀ KIẾN NGHỊ CÁC QUY ĐỊNH VỀ CÔNG CHỨNG SỐ TRONG LUẬT CÔNG CHỨNG.
1. Đánh giá tác động của công chứng số
Khi một giải pháp, một sáng kiến chưa được thực thi, chưa có những kết quả thì việc đánh giá vẫn chủ yếu dựa vào việc phân tích những dữ kiện thực tế và kết quả chỉ là dự kiến.
Với công chứng, lý do quan trọng nhất của việc xây dựng công chứng số là để nâng cao hiệu quả của hoạt động công chứng, đáp ứng tốt hơn sứ mệnh của công chứng trong đời sống xã hội, vì vậy đương nhiên là việc xây dựng và áp dụng công chứng số phải đem lại những tác động tích cực so với cách làm truyền thống. Tuy nhiên, như vậy không có nghĩa rằng có công chứng số thì mặc nhiên hệ thống công chứng sẽ tốt lên, nó cần có những điều kiện nhất định và cách thức triển khai đúng đắn, trên cơ sở khoa học (như đã phân tích ở phần trên).
1.1. Tác động của công chứng số đến hệ thống công chứng.
Công chứng Việt Nam thời gian qua mặc dù đã có những thay đổi về phương tiện và cách thức làm việc, ứng dụng một số công nghệ và thiết bị vào công việc, nhưng nhìn chung, chỉ ở mức cơ bản như in ấn, photocopy, gửi nhận email, tin nhắn hoặc ứng dụng các cơ sở dữ liệu đơn lẻ trên cơ sở quy trình làm việc truyền thống.
Xây dựng công chứng số hướng tới chuyển đổi số hoạt động công chứng là sự chuyển đổi về chất, chắc chắn sẽ tạo ra sự xáo trộn lớn, làm thay đổi một số nền tảng cơ bản của thệ thống công chứng hiện nay như: Xác định lại một số khái niệm cơ bản, bản chất của hoạt động công chứng, chứng thực, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Công chứng viên, quy trình và thủ tục công chứng, hình thức và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng, phương thức lưu trữ, phạm vi, quy mô của cơ sở dữ liệu công chứng…Không những vậy, nó còn làm thay đổi đáng kể cách thức quản lý, vận hành hệ thống công chứng của cơ quan quản lý nhà nước và của các Tổ chức hành nghề công chứng. Rõ ràng, sự thay đổi này đặt ra hàng loạt yêu cầu cần phải điều chỉnh các quy định trong Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Tuy nhiên, Luật Công chứng là luật thủ tục, phạm vi khá hẹp, do vậy, các nội dung cần điều chỉnh để áp dụng chuyển đổi số ngành công chứng dự kiến sẽ không tác động rộng dẫn đến phải sửa đổi hoặc điều chỉnh các luật khác.
1.2. Tác động của công chứng số đến đời sống xã hội
Xét ở góc độ kinh tế, công chứng số giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho xã hội. Chưa thể xác định con số cụ thể, nhưng đặt giả thiết 1 giao dịch công chứng có tối thiểu là 3 người tham gia, quy trình công chứng rút ngắn thời gian được 10 phút so với trước thì với gần 5,7 triệu hồ sơ công chứng, mỗi năm có thể tiết kiệm được khoảng 350 nghìn ngày công lao động. Nếu mỗi giao dịch công chứng giảm được 1 km di chuyển cho người dân thì mỗi năm xã hội sẽ giảm được chi phí cho 5,7 triệu km di chuyển. Theo số liệu báo cáo, bình quân trong 5 năm trở lại đây mỗi năm toàn ngành công chứng nộp ngân sách nhà nước khoảng 300 tỷ đồng. Tuy nhiên, nếu số hóa và áp dụng công chứng số theo đề xuất ở trên, số tiền mà các tổ chức hành nghề công chứng tiết kiệm được từ chi phí lưu trữ hồ sơ hàng năm cũng tương đương 300 tỷ đồng.
Xét ở góc độ phòng ngừa rủi ro, công chứng số giải quyết được gần như hoàn toàn nạn ký khống hồ sơ công chứng, giả mạo nhân thân, làm giả hồ sơ công chứng. Điều này không chỉ làm cho tỷ lệ tranh chấp giảm xuống đáng kể mà còn giúp hạn chế rất nhiều rủi ro cho các mối quan hệ kinh tế, xã hội khác.
Xét ở góc độ xu thế phát triển của xã hội, hoạt động chuyển đổi số của khối cơ quan tư pháp là chậm hơn so với khối doanh nghiệp và các ngành dịch vụ khác. Công nghệ và hạ tầng viễn thông của Việt Nam được đánh giá là có những bước tiến nhanh chóng trong thời gian qua, nhờ đó, người dân và doanh nghiệp đã khá quen thuộc với các sản phẩm công nghệ cao, nhất là các công nghệ kỹ thuật số. Đối với việc áp dụng công chứng số thì đây là một điều kiện thuận lợi, có thể giúp cho công chứng số được ứng dụng và hòa nhập nhanh chóng với đời sống, xã hội. Hàng loạt hệ thống dịch vụ được chuyển đổi số thời gian qua được người dân và doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng nhanh chóng như: Hệ thống khai báo thuế, Hệ thống theo dõi bảo hiểm xã hội, Khai báo y tế, Đào tạo trực tuyến, Giao dịch ngân hàng, Logisstic, Vận tải hành khách, Theo dõi điện năng…Điều đó cho thấy công chứng số sẽ là một mảnh ghép tất yếu đáp ứng các nhu cầu cơ bản của xã hội chứ không phải một thủ tục mang nặng tính bắt buộc như hiện nay.
2. Kiến nghị quy định về công chứng số trong Luật Công chứng
Như đã phân tích ở trên, xây dựng công chứng số đặt ra những yêu cầu thay đổi cơ bản trong hệ thống công chứng và cần được quy định rõ trong Luật Công chứng để tạo lập hành lang pháp lý đồng bộ và phù hợp. Cụ thể, xin kiến nghị một số nội dung sau:
Thứ nhất: Xác định rõ ràng và chính xác bản chất của “công chứng” bao gồm các hoạt động:
- Làm chứng (chứng kiến + chứng nhận)
- Tạo lập chứng cứ bằng văn bản và
- Lưu giữ chứng cứ
Thứ hai: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của Công chứng viên là: Thông qua việc thực hiện các công việc (i), (ii), (iii) vừa nêu để phòng ngừa rủi ro pháp lý cho các giao dịch dân sự, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Người yêu cầu công chứng, của Nhà nước và của các chủ thể khác, góp phần giảm thiểu tranh chấp, ổn định trật tự xã hội.
Thứ ba: Quy định về việc xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung (do Bộ Tư pháp quản lý, vận hành) có quy mô toàn quốc để lưu giữ toàn bộ các hồ sơ công chứng có giá trị chứng cứ, lưu giữ hồ sơ, tài liệu khác liên quan đến hoạt động công chứng và chứng thực.
Thứ tư: Quy định công nhận giá trị chứng cứ của văn bản công chứng do Công chứng viên chứng nhận, ký bằng chữ ký số và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung.
- Văn bản công chứng điện tử được lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung có giá trị chứng cứ như văn bản giấy đã được các bên và Công chứng viên ký, đóng dấu trực tiếp.
- Trong trường hợp có sự sai lệch giữa văn bản công chứng (bản giấy) do các bên lưu giữ) và văn bản công chứng điện tử lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung thì ưu tiên áp dụng thi hành theo nội dung văn bản công chứng điện tử.
Thứ năm: Quy định lại quy trình công chứng trực tiếp theo hướng như sau:
- Cho phép tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng từ xa thông qua email, tin nhắn, website hoặc các phần mềm chuyên dụng.
- Chỉ bắt buộc Công chứng viên phải trực tiếp thực hiện một số công đoạn mà không thể chuyển giao hoặc thay thế như: Chứng kiến các bên giao kết hợp đồng, giao dịch, giải thích hậu quả pháp lý, kiểm tra năng lực hành vi và ý chỉ chủ thể, ký chứng nhận hồ sơ công chứng. Các công đoạn khác phục vụ việc công chứng thì cho phép Công chứng viên có thể chuyển giao cho trợ lý thực hiện và đồng chịu trách nhiệm.
- Cho phép nhiều hơn một Công chứng viên chứng nhận một giao dịch để giảm thiểu việc đi lại cho người dân trong trường hợp các bên giao kết hợp đồng không thể có mặt ở cùng một địa điểm.
- Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực sau khi đã được Công chứng viên ký bằng chữ ký số, nộp đầy đủ về Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch nhận được thông báo từ Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung khẳng định thời điểm có hiệu lực của giao dịch.
Thứ sáu: Quy định cho phép áp dụng quy trình công chứng trực tuyến và các quy trình nghiệp vụ công chứng khác trên nền tảng Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung khi có đủ điều kiện (Chính phủ ban hành quy định chi tiết theo đề xuất của Bộ Tư pháp)./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Gartner, Inc: Information Technology Glossary “Digitization”
https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/digitization
- Báo điện tử VnExpress: “Chuyển đổi số là gì” – Châu An, bài đăng ngày 13/05/2019.
https://vnexpress.net/chuyen-doi-so-la-gi-3921707.html
Tạp chí công nghệ CIO: “What is Digital Transformation?” – Bill Schmarzo (CTO, Dell EMC Services)
https://www.cio.com/article/3199030/what-is-digital-transformation.html
- Blog Văn hóa kỹ thuật số Culture Digitally (bảo trợ bởi Quỹ Khoa học Quốc gia, Đại học Temple và Đại học Cornell).
https://culturedigitally.org/2014/09/digitalization-and-digitization/
- Arrow Electronics, Inc: “Analog vs. Digital Signals – What the Difference?”
https://www.arrow.com/en/research-and-events/articles/analog-vs-digital-what-is-an-analog-signal
- Bộ Thông tin và Truyền thông: “Dự thảo Đề án Chuyển đổi số quốc gia”
https://mic.gov.vn/Pages/DuThaoVanBan/XemYKienDongGop.aspx?iDDTVB_DuThaoVanBan=1915&replyUrl=/pages/duthaovanban/danhsachduthaovanban.aspx
- Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam: “Thúc đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia”
https://dangcongsan.vn/multimedia/mega-story/thuc-day-manh-me-chuyen-doi-so-quoc-gia-580776.html
- Cổng thông tin điện tử Bộ thông tin và truyền thông: “Hội nghị về Truy cập và Nghĩa vụ phổ cập dịch vụ viễn thông của Liên minh Viễn thông châu Á – Thái Bình Dương (APT)”
https://mic.gov.vn/mic_2020/Pages/TinTuc/tinchitiet.aspx?tintucid=115094
- Điều 3 Luật Công chứng 2014.
- S Phan Thị Bình Thuận, Đại biểu Quốc hội Khóa XIV, Đoàn đại biểu Quốc hội TP. Hồ Chí Minh – Ủy viên Ủy ban Pháp luật của Quốc Hội; bài viết: “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”, đăng tải trên Ấn phẩm Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 20 (420), tháng 10/2020.
- Báo cáo “Xây dựng thông tin của công nghệ công chứng Trung Quốc” của Hiệp hội công chúng Trung Quốc tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8 Ủy ban các vấn đề Châu án của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018 tr.19.
- Báo cáo “Xây dựng thông tin của công nghệ công chứng Trung Quốc”, tlđd.
- Báo cáo “Xây dựng thông tin cho hoạt động công chứng” của Hiệp hội công chứng tập trung Nhật Bản tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8, Ủy ban các vấn đề châu Á của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018, tr.30-34.
- Báo cáo “Giới thiệu về sự phát triển hoạt động công chứng” của Hiệp hội Công chứng viên Hàn Quốc tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8, Ủy ban các vấn đề châu á của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018, tr.60-64.
- ONLINE NOTARIAL OPERATION IN MONGOLIA (Tài liệu do Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ cung cấp.)
- Trang thông tin điện tử Học viện Luật Singapore
https://www.sal.org.sg/Newsroom/News-Releases/NewsDetails/id/1122
- Tài liệu Tọa đàm Kinh nghiệm số hóa công chứng Pháp- Thực trạng và triển vọng phát triển ở Việt Nam, tháng 7 năm 2018, Bộ Tư pháp Việt Nam- Hội đồng công chứng tối cao Cộng hòa Pháp, tr.7.
- Từ điển bách khoa toàn thư mở Wikipedia
https://en.wikipedia.org/wiki/Digital_notary
- Bài phát biểu của Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng, Ủy viên Trung ương Đảng, Phó trưởng Ban Tuyên giáo Trung ương tại Hội nghị “Chuyển đổi số và định hướng xây dựng Tòa án điện tử đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp” Ngày 14/7/2021.
- Dự thảo Đề án Khuyến khích Doanh nghiệp tư nhân tham gia xây dựng hạ tầng viễn thông và các hạ tầng khác cho chuyển đổi số quốc gia – đăng trên trang Thông tin điện tử Cục Viễn Thông – Bộ Thông tin và truyền thông.
http://vnta.gov.vn/quanlyvienthong/trang/tinchitiet.aspx?tinTucID=24170&fbclid=IwAR2M-bohD_NDq1-BnaTuZomQ4cq5b0zRaFA97OPq3sUxqIcFy_jOyefk_wY
- Đại hội Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) lần thứ V nhiệm kỳ 2021 – 2025 (Bài đăng trên trang thông tin điện tử của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ VNTT Việt Nam).
http://www.vinasa.org.vn/vinasa/4/3076/4211/14121/Tin-VINASA/Dai-hoi-Hiep-hoi-Phan-mem-va-Dich-vu-CNTT-Viet-Nam–VINASA–lan-thu-V-nhiem-ky-2021—2025.aspx
- Phạm Sỹ Thành, Giám đốc Chương trình Nghiên cứu chiến lược Mekong – Trung Quốc (MCSS), VNUA – Bài viết: “Hoàn thiện khuôn khổ pháp lý cho chuyển đổi số”, đăng trên Tạp chí Kinh tế Sài Gòn, ngày 26/12/2020.
https://www.thesaigontimes.vn/312007/hoan-thien-khuon-kho-phap-ly-cho-chuyen-doi-so.html
- Điều 1, Luật Tổ chức Quốc hội 2014
- Điều 2, Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2014
- Điều 2, Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân 2014
- Notary History (Bài đăng trên trang thông tin điện tử của Hiệp hội Công chứng viên quốc gia Hoa Kỳ).
https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/about-notaries/notary-history
[1] https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/digitization
[2] https://vnexpress.net/chuyen-doi-so-la-gi-3921707.html
[3] Bill Schmarzo là CTO, Dell EMC Services
[4] https://www.cio.com/article/3199030/what-is-digital-transformation.html
[5] https://culturedigitally.org/2014/09/digitalization-and-digitization/
[6] Analog: công nghệ truyền tín hiệu liên tục (hay còn gọi là tín hiệu tương tự). Công nghệ này dần được thay thế bởi công nghệ kỹ thuật số “Digital”. Với Digital, tín hiệu được mã hóa tín hiệu trước khi truyền đi, cách thức này cho phép truyền tải, lưu trữ và xử lý dữ liệu dễ dàng, linh hoạt hơn. (https://www.arrow.com/en/research-and-events/articles/analog-vs-digital-what-is-an-analog-signal)
[7] Khái niệm và nội dung được nêu trong Đề án chuyển đổi số Quốc gia, do Bộ Thông tin, Truyền thông chủ trì xây dựng.
[8] https://dangcongsan.vn/multimedia/mega-story/thuc-day-manh-me-chuyen-doi-so-quoc-gia-580776.html
[9] (Mic.gov.vn) – Trong hai ngày 24 và 25/2/2005, tại Hà Nội, Bộ Bưu chính Viễn thông đã phối hợp với Liên minh Viễn thông châu Á – Thái Bình dương (APT) tổ chức Hội thảo khu vực về Chính phủ điện tử. Khoảng hơn 60 đại biểu từ các cơ quan quản lý, tổ chức nghiên cứu… của các nước thuộc khu vực châu Á và thế giới đã tham dự Hội thảo.Tại hội nghị, các đại biểu đã trao đổi về các vấn đề: kinh nghiệm của các nước trong hoạch định và triển khai chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử; Chính phủ điện tử và các vấn đề liên quan đến khu vực tư nhân, các hoạt động nghiên cứu, phát triển và các ứng dụng trong phát triển Chính phủ điện tử; tác động của Chính phủ điện tử trong thu hẹp khoảng cách số tại khu vực nông thôn; các báo cáo phát triển của các quốc gia thành viên của APT. Việc tổ chức Hội nghị APT lần này cho phép Việt Nam có điều kiện tham khảo và học hỏi kinh nghiệm của nhiều nước trong quá trình xây dựng và triển khai Chính phủ điện tử. Sự phối hợp với APT tổ chức sự kiện này tại Việt Nam cũng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy mối quan hệ hợp tác nghiên cứu xây dựng Chính phủ điện tử giữa Việt Nam với các nước thành viên của APT, đồng thời đây cũng là hoạt động góp phần nâng cao uy tín và vị thế của Bưu điện Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế. Tiếp sau đó, nhiều cuộc hội thảo cùng chủ đề đã được tổ chức hàng năm để đúc rút kinh nghiệm triển khai.
[10] Xem: Điều 3 Luật Công chứng 2014.
[11]Một số nội dung về công chứng điện tử tại Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Pháp được cung cấp bởi: Th.S Phan Thị Bình Thuận, Đại biểu Quốc hội Khóa XIV, Đoàn đại biểu Quốc hội TP. Hồ Chí Minh – Ủy viên Ủy ban Pháp luật của Quốc Hội; bài viết: “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”, đăng tải trên Ấn phẩm Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 20 (420), tháng 10/2020.
[12] Báo cáo “Xây dựng thông tin của công nghệ công chứng Trung Quốc” của Hiệp hội công chúng Trung Quốc tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8 Ủy ban các vấn đề Châu án của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018 tr.19.
[13] Báo cáo “Xây dựng thông tin của công nghệ công chứng Trung Quốc”, tlđd.
[14] Báo cáo “Xây dựng thông tin cho hoạt động công chứng” của Hiệp hội công chứng tập trung Nhật Bản tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8, Ủy ban các vấn đề châu Á của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018, tr.30-34.
[15] Báo cáo “Giới thiệu về sự phát triển hoạt động công chứng” của Hiệp hội Công chứng viên Hàn Quốc tại Hội nghị toàn thể lần thứ 8, Ủy ban các vấn đề châu á của Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc, tháng 9 năm 2018, tr.60-64.
[16] Tài liệu do Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ cung cấp.
[17] https://www.sal.org.sg/Newsroom/News-Releases/NewsDetails/id/1122
[18] Tài liệu Tọa đàm Kinh nghiệm số hóa công chứng Pháp- Thực trạng và triển vọng phát triển ở Việt Nam, tháng 7 năm 2018, Bộ Tư pháp Việt Nam- Hội đồng công chứng tối cao Cộng hòa Pháp, tr.7.
[19] https://en.wikipedia.org/wiki/Digital_notary
[20] Xem mục I.2 – nội dung: mục tiêu đến năm 2025.
[21] Ngày 14/7/2021, tại Hội nghị “Chuyển đổi số và định hướng xây dựng Tòa án điện tử đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp” được kết nối trực tuyến với gần 800 điểm cầu Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, các Tòa án quân sự, các Sở TT&TT trên toàn quốc, Bộ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Mạnh Hùng, Ủy viên Trung ương Đảng, Phó trưởng Ban Tuyên giáo Trung ương đã có bài phát biểu về chuyển đổi số trong ngành Tòa án. Nội dung này được trích trong bài phát biểu nêu trên.
[22] http://vnta.gov.vn/quanlyvienthong/trang/tinchitiet.aspx?tinTucID=24170&fbclid=IwAR2M-bohD_NDq1-BnaTuZomQ4cq5b0zRaFA97OPq3sUxqIcFy_jOyefk_wY
[23] http://www.vinasa.org.vn/vinasa/4/3076/4211/14121/Tin-VINASA/Dai-hoi-Hiep-hoi-Phan-mem-va-Dich-vu-CNTT-Viet-Nam–VINASA–lan-thu-V-nhiem-ky-2021—2025.aspx
[24] TS. Phạm Sỹ Thành, Giám đốc Chương trình Nghiên cứu chiến lược Mekong – Trung Quốc (MCSS), VNUA – Bài viết: “Hoàn thiện khuôn khổ pháp lý cho chuyển đổi số”, đăng trên Tạp chí Kinh tê Sài Gòn, ngày 26/12/2020 (https://www.thesaigontimes.vn/312007/hoan-thien-khuon-kho-phap-ly-cho-chuyen-doi-so.html)
[25] Xem Điều 1, Luật Tổ chức Quốc hội 2014
[26] Xem Điều 2, Luật Tổ chức Tòa án nhân dân 2014
[27] Xem Điều 2, Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân 2014
[28] https://www.nationalnotary.org/knowledge-center/about-notaries/notary-history
[29] https://www.sal.org.sg/Newsroom/News-Releases/NewsDetails/id/1122