Mẫu 2c nên bỏ – thay vào đó thì Cơ quan đại diện ngoại giao nên sử dụng chung các lời chứng theo mẫu của các TCHNCC và có ghi chú hướng dẫn cơ quan đại diện ngoại giao cách thức ghi lời chứng cho phù hợp.
Ngày 16/04/2019, Cục Bổ trợ tư pháp (Bộ Tư pháp) vừa tổ chức tọa đàm lấy ý kiến dự thảo Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (Thông tư 06).
Sau đây là một số ý kiến của tôi đóng góp cho Dự thảo:
- Khoản 3, Điều 23, Dự thảo quy định:
“trong thời hạn 02 năm kể từ ngày chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a, điểm b và điểm đ khoản 1 Điều này, người đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh vẫn phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ của Văn phòng công chứng đã phát sinh trước thời điểm chấm dứt hợp danh”.
Quy định này là chưa phù hợp, vì theo quy định tại Điều 38 Luật Công chứng thì trách nhiệm bồi thường thiệt hại thuộc về tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên gây thiệt hại có trách nhiệm hoàn trả một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật. Thực tế cho thấy thiệt hại do lỗi của công chứng viên trong quá trình làm việc thường phát sinh sau thời điểm công chứng, có nhiều trường hợp phát sinh sau 3-5 năm, những thiệt hại này khi phát sinh sẽ phát sinh phần nghĩa vụ bồi thường – (một khoản nợ) đối với người bị thiệt hại. Bước đầu tiên là TCHNCC phải chi trả khoản nợ này, bước thứ hai là công chứng viên gây thiệt hại phải hoàn trả cho TCHNCC. Quy định như Dự thảo hiện nay sẽ làm chấm dứt nghĩa vụ trả nợ của công chứng viên và gây ra thiệt hại cho TCHNCC. Nếu xem xét kỹ hơn sẽ thấy rằng phần trách nhiệm này bị dồn vào những công chứng viên hợp danh mới trong khi những người này không hề có lỗi, không hề gây ra thiệt hại. Do vậy, xin kiến nghị Ban soạn thảo cân nhắc, bỏ quy định tại khoản 3 Điều 23 của dự thảo.
- Điều 27 của Dự thảo:
Hầu hết nội dung Điều 27 nhắc lại Điều 62 Luật Công chứng, không có gì mới. Điểm thay đổi duy nhất là tại khoản 2, trong đó quy định: “Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng phải đảm bảo nguyên tắc an toàn, bảo mật, thuận tiện khi khai thác, sử dụng, khả năng kết nối với hệ thống thông tin đất đai, nhà ở và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan”. Tuy nhiên, quy định tại Khoản 2 này là thiếu tính thực tế và không khả thi vì những lý do sau đây:
Thứ nhất: Hiện chưa có quy định cụ thể nguyên tắc an toàn, bảo mật là như thế nào, cần đáp ứng được ở mức độ nào. Ngay cả cơ sở dữ liệu Uchi hiện nay thì tính an toàn và bảo mật cũng rất kém, bất cứ một nhân viên nào của TCHNCC cũng có thể khai thác lịch sử giao dịch của bất cứ khách hàng nào trong phạm vi cơ sở dữ liệu, thậm chí rất khó kiểm soát việc Nhà cung cấp dịch vụ có sử dụng dữ liệu cá nhân của khách hàng trên cơ sở dữ liệu cho mục đích khác hay không. Đây là một vấn đề lớn, bao gồm nhiều nội dung phức tạp, cần thiết phải được quy định cụ thể hóa bằng một văn bản chuyên biệt, nếu chỉ quy định chung chung như vậy thì chỉ mang tính hình thức mà không có tính khả thi.
Thứ hai: Việc bảo đảm khả năng kết nối với hệ thống thông tin đất đai, nhà ở và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan chỉ là vấn đề kỹ thuật và nó cũng không hoàn toàn phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu công chứng. Hiện nay, để hỗ trợ cho công chứng viên cần có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, các nguồn thông tin đó nằm rải rác ở nhiều cơ sở dữ liệu do nhiều cơ quan, nhiều cấp khác nhau quản lý, ví dụ: Cơ sở dữ liệu về hộ tịch do các Sở tư pháp quản lý; Cơ sở dữ liệu về đăng ký quyền sử dụng đất do cơ quan đăng ký đất đai quản lý; cơ sở dữ liệu công dân, cơ sở dữ liệu đăng ký phương tiện cơ giới do ngành công an quản lý; vấn đề mấu chốt nằm ở việc các cơ quan này có đồng ý chia sẻ dữ liệu hay không chứ không nằm ở việc cơ sở dữ liệu công chứng có khả năng kết nối được hay không. Đặt giả thiết là các cơ quan này đồng ý cho phép kết nối thì mỗi loại cơ sở dữ liệu của mỗi ngành được xây dựng trên nền tảng công nghệ khác nhau, mức độ chia sẻ cũng khác nhau, do vậy, cơ sở dữ liệu công chứng không thể đồng bộ, kết nối (nhúng) toàn bộ vào các nền tảng này. Mặt khác, các hệ thống dữ liệu này còn thay đổi rất nhiều, do vậy việc kết nối và khai thác cũng sẽ thay đổi theo.
Từ những lý do trên, đề nghị Ban soạn thảo cân nhắc, sửa đổi hoặc bỏ hẳn Điều 27.
- Khoản 3 Điều 28 của Dự thảo
Nên quy định rõ: Công chứng viên không thêm vào lời chứng những nội dung đã quy định trong các điều khoản của hợp đồng, ngoại trừ các thông tin bắt buộc của lời chứng. Thực tế cho thấy ở nhiều nơi, công chứng viên tự ý thêm vào các nội dung đã được quy định trong hợp đồng với chủ ý làm rõ nội dung hợp đồng, tuy nhiên, việc này gây ra những bất cập:
Thứ nhất, nó tạo ra cách hiểu rằng Công chứng viên chỉ chứng phần nội dung được liệt kê trong lời chứng mà không phải toàn bộ nội dung hợp đồng, giao dịch.
Thứ hai, việc liệt kê, hoặc thêm vào lời chứng những nội dung sai lệch so với nội dung hợp đồng dẫn đến mâu thuẫn giữa hợp đồng và lời chứng.
- Điều 29 của Dự thảo, liên quan đến Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch
Theo quy định của Dự thảo thì mẫu sổ công chứng hợp đồng, giao dịch hiện nay gồm có 8 trường thông tin. Mục đích của sổ công chứng là để phục vụ công tác quản lý, thanh, kiểm tra. Hiện nay, ở hầu hết các TCHNCC đã áp dụng sổ công chứng điện tử (nhập dữ liệu vào máy và in ra) do vậy, để tận dụng và phát huy vai trò của sổ công chứng, đề nghị Ban soạn thảo thêm vào 1 trường dữ liệu thứ 9 là “thông tin về tài sản có liên quan”, vì những lý do sau:
Thứ nhất, các trường dữ liệu trong sổ công chứng hiện tại trùng lặp với các trường dữ liệu của cơ sở dữ liệu công chứng; sổ công chứng so với cơ sở dữ liệu công chứng chỉ thiếu duy nhất trường dữ liệu về thông tin tài sản. Có thể nhận thấy cơ sở dữ liệu công chứng chính là một loại sổ công chứng điện tử với các chứng năng tra cứu, báo cáo, tổng hợp hiện đại. Do vậy, ở những nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu thì có thể sử dụng chính sổ công chứng để tra cứu các giao dịch và tài sản đã giao dịch tại TCHNCC đó một cách thuận tiện, giảm rủi ro cho CCV.
Thứ hai: Thực tế ở những nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, từ lúc hoàn thành cơ sở hạ tầng và phần mềm, muốn khai thác cơ sở dữ liệu phải cần mất từ 2 đến 3 năm để các TCHNCC nhập dữ liệu (lấp đầy dữ liệu) thì mới có thông tin để tra cứu, tuy nhiên hiện nay việc nhập liệu này rất mất thời gian do phải nhập thủ công từng trường dữ liệu, mặt khác, khi phải nhập dữ liệu mà cơ sở dữ liệu chưa phát huy hiệu quả thì sẽ làm cho các TCHNCC cảm thấy rất nản. Nếu sổ công chứng có thêm trường dữ liệu về tài sản thì về sau, khi đã xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, những dữ liệu từ sổ công chứng trên file word hoặc excel… hoàn toàn có thể được chuyển đổi thành dữ liệu của cơ sở dữ liệu công chứng rất dễ dàng, khi đó, cơ sở dữ liệu công chứng được bổ sung ngay một nguồn dữ liệu sẵn có, có thể tra cứu được ngay mà không phải mất nhiều công sức để nhập dữ liệu cũ.
Thứ ba: Ở những nơi đã có cơ sở dữ liệu công chứng thì cần phải đặt ra yêu cầu là cơ sở dữ liệu cho phép in ra (hoặc xuất ra) sổ công chứng.
- Phần biểu mẫu kèm theo Dự thảo
5.1. Đối với các mẫu lời chứng nói chung
Nội dung về công chứng viên chứng nhận giao dịch hiện nay đang quy định: “Tôi….. công chứng viên, trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật hiện hành đối với nội dung văn bản công chứng”. Quy định này chưa hợp lý, bởi vì để bảo đảm tính “xác thực”, “hợp pháp” theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng thì công chứng viên phải bảo đảm và chịu trách nhiệm về cả nội dung và hình thức của văn bản công chứng. Do vậy, nên sửa thành: “Tôi …………………….., công chứng viên, trong phạm vi trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật hiện hành”.
5.2. Liên quan đến mẫu lời chứng ở Phụ lục 2
– Mẫu 2a nên bổ sung thêm nội dung: “Hợp đồng ủy quyền này có hiệu lực sau khi được Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng tại nơi cư trú của Bên nhận ủy quyền chứng nhận” để phù hợp với quy định tại Khoản 2, Điều 55, Luật Công chứng.
– Mẫu 2c nên bỏ – thay vào đó thì Cơ quan đại diện ngoại giao nên sử dụng chung các lời chứng theo mẫu của các TCHNCC và có ghi chú hướng dẫn cơ quan đại diện ngoại giao cách thức ghi lời chứng cho phù hợp. Theo quy định của Điều 78 Luật Công chứng thì “Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam”, do vậy, nếu chỉ quy định duy nhất mẫu lời chứng hợp đồng ủy quyền cho cơ quan đại diện ngoại giao thì sẽ tạo ra cách hiểu rằng cơ quan đại diện ngoại giao chỉ thực hiện chứng nhận Hợp đồng ủy quyền mà không chứng nhận các giao dịch khác. Mặt khác, nếu cơ quan đại diện ngoại giao chứng nhận các giao dịch khác ngoài hợp đồng ủy quyền thì lại không có mẫu lời chứng phù hợp.
– Mẫu 3b, nội dung “Văn bản hủy bỏ di chúc này được lập thành….bản chính…” nên sửa thành “Văn bản công chứng này được lập thành…bản chính…” để bảo đảm tính thống nhất với toàn bộ các mẫu lời chứng khác.
– Mẫu 7 và mẫu 8: Nên bỏ mẫu 8 vì cho dù trước khi ly hôn hay sau khi ly hôn thì việc phân chia tài sản vẫn là tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân. Nên sửa lại chủ thể trong Mẫu 7 thành:
“Bên A: Ông…………………..”
“Bên B: Bà……………………..”
Không nên gạch chân chữ “Bên A” và “Bên B” để tránh cách hiểu sai, xung đột với việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng.
5.3. Danh mục các biểu mẫu cần bổ sung, hoặc làm rõ về phiếu yêu cầu công chứng (YCCC) hoặc phiếu thụ lý yêu cầu công chứng để thống nhất sử dụng. Hiện nay có nhiêu quan điểm khác nhau về Phiếu yêu cầu công chứng, gây ra lúng túng cho công chứng viên.
Thứ nhất: Các TCHNCC tự lập các mẫu phiếu YCCC và đưa các trường thông tin khác nhau, tạo ra sự thiếu thống nhất, gây bất tiện cho công tác thanh, kiểm tra, thậm chí gây phiền hà cho NYCCC.
Thứ hai: Có nhiều ý kiến cho rằng chỉ cần 1 trong số những người yêu cầu công chứng lập và ký phiếu YCCC là được. Có những ý kiến khác thì yêu cầu tất cả những người yêu cầu công chứng phải ký vào phiếu yêu cầu công chứng, thậm chí phải điểm chỉ.
Thứ ba: Cần làm rõ ý nghĩa pháp lý của phiếu yêu cầu công chứng? đó có phải là một dạng hợp đồng dịch vụ pháp lý hay không, thậm chí có thực sự cần có loại phiếu này không?
- Các vấn đề khác
6.1. Việc lưu trữ hồ sơ công chứng:
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 64 Luật Công chứng 2014 “Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp”. Theo quy định này thì toàn bộ hồ sơ công chứng (bản gốc) và các tài liệu đính kèm buộc phải lưu dưới dạng giấy tờ trong vòng 20 năm. Quy định này tạo nên gánh nặng lớn cho các tổ chức hành nghề công chứng trong công tác lưu trữ, vì phần tài liệu đính kèm hiện này chiếm một tỷ lệ lớn trong bộ hồ sơ lưu trữ (60-70%). Theo tính toán, bình quân một bộ hồ sơ lưu trữ sẽ bao gồm khoảng 30 đến 40 trang giấy, cá biệt ở những nơi giao dịch có sự tham gia của Hộ gia đình thì hồ sơ kèm theo rất nhiều. Nếu trong một năm, 1 tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng khoảng 5.000 giao dịch thì phải lưu trữ khoảng 150.000 đến 200.000 trang tài liệu, tương đương với khoảng 70-120 thùng giấy A4. Thực tế này làm cho kho lưu trữ phình ra rất nhanh, và để bảo đảm chất lượng lưu trữ trong vòng 20 năm thì chi phí sẽ là rất lớn. Tính ra, chi phí lưu trữ một hồ sơ trong vòng 20 năm lên đến hàng trăm nghìn đồng, trong khi phí công chứng một số loại giao dịch như ủy quyền, di chúc, hợp đồng đấu giá…. là rât thấp, chỉ vài chục nghìn đồng. Mặt khác, khi khối lượng lưu trữ lớn thì việc tìm kiếm, tra cứu và quản lý thất thoát là rất khó khăn.
Để tránh thât thoát hồ sơ lưu trữ, một số Tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện số hóa kho lưu trữ bằng cách scan toàn bộ hồ sơ công chứng và lưu trữ trên máy tính. Cách làm này bước đầu phát huy hiệu quả trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ, kho lưu trữ ít bị xáo trộn hơn, giảm thiểu tỷ lệ thất thoát.
Qua phân tích, có thể thấy rằng một bộ hồ sơ lưu trữ gồm 2 phần, đó là phần hồ sơ gốc, có chữ ký con dấu tươi và phần tài liệu chứng minh (chỉ là bản sao các giấy tờ). Việc lưu trữ bản chính (bản cứng) văn bản công chứng và các giấy tờ gốc là bắt buộc bởi tính pháp lý của nó. Tuy nhiên, đối với các tài liệu là bản sao đính kèm thì giá trị pháp lý của bản lưu bằng giấy và bản scan trên máy tính là như nhau – bản scan sau khi in ra cũng có giá trị như bản sao trên giấy.
Vì vậy, xin đề xuất phương án đưa thêm vào Thông tư quy định cho phép tổ chức hành nghề công chứng được lưu trữ các hồ sơ, tài liệu đính kèm là bản sao dưới dạng dữ liệu điện tử, khi cần sử dụng có thể in ra, miễn sao bảo đảm rằng trong thời hạn 20 năm dữ liệu đó không bị thất thoát. Áp dụng theo cách này có thể giúp tổ chức hành nghề công chứng tiết kiệm được khoảng 60-70% khối lượng hồ sơ lưu trữ, tiết kiệm chi phí đáng kể và bảo đảm chất lượng hồ sơ lưu tốt hơn. Xin đề xuất phương án: “Đối với phần tài liệu đính kèm là các tài liệu quy định tại các điểm c,d,đ, Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, Tổ chức hành nghề công chứng được phép lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay cho việc lưu trữ văn bản bằng giấy”.
6.2. Làm rõ quy định tại điểm d, Khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng: “Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;” Cụm từ “liên quan đến” trong quy định này dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau và cách làm khác nhau, thậm chí trong một số trường hợp gây ra phiền hà cho người yêu cầu công chứng.
Thứ nhất: Nếu hiểu nội hàm cụm từ “liên quan đến” theo nghĩa rộng thì tất cả các giao dịch có nhắc đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng đều phải xuất trình bản gốc giấy chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng đề công chứng viên đối chiếu. Trên thực tế có nhiều giao dịch nhắc đến hoặc có mô tả về bất động sản hoặc tài sản thuộc diện bắt buộc đăng ký quyền sở hữu nhưng rất khó để Người yêu cầu công chứng xuất trình được giấy chứng nhận quyền sở hữu, ví dụ như giao dịch ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam để bán nhà, bán xe ô tô, giao dịch đặt cọc khi tài sản đang thế chấp, giao dịch từ chối di sản, di chúc (đối với bất động sản chưa đăng ký quyền sở hữu) hoặc thỏa thuận của vợ chồng về việc mua bất động sản khi bất động sản đó chưa được mua…
Thứ hai: Nếu hiểu nội hàm cụm từ “liên quan đến” theo nghĩa hẹp thì chỉ những tài sản nào liên quan trực tiếp hoặc là đối tượng của giao dịch thì mới phải xuất trình bản gốc giấy chứng nhận quyền sở hữu. Tuy nhiên nếu thực hiện theo cách này thì rất nhiều công chứng viên e ngại không bảo đảm tính xác thực hoặc ngại cách hiểu khác của cơ quan xét xử nếu có tranh chấp. Mặt khác, nhiều trường hợp các văn bản đã được công chứng đã không được chấp nhận bởi các tổ chức hành nghề công chứng nơi tiếp nhận hoặc các cơ quan có liên quan khác vì cách hiểu khác nhau.
Do đó, đề nghị Ban soạn thảo cân nhắc có phương án quy định thêm trong Thông tư cách thức áp dụng thống nhất quy định này.
6.3. Làm rõ quy định về địa hạt tại Điều 42 Luật Công chứng
“Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”
Chữ “về” trong quy định này cũng đang tạo ra nhiều cách hiểu khác nhau:
Thứ nhất, hiểu nội hàm theo nghĩa rộng thì: Cứ nhắc đến hoặc mô tả về bất động sản trong giao dịch cần công chứng thì mặc nhiên phải tuân theo quy định về địa hạt (ngoại trừ 3 trường hợp: ủy quyền, từ chối di sản và lập di chúc).
Thứ hai, hiểu nội hàm theo nghĩa hẹp là “đối tượng của giao dịch”.
Hai cách hiểu này dẫn đến lúng túng cho công chứng viên và hậu quả thì cũng tương tự như đã nêu tại mục 6.2 ở trên, thậm chí đã có những tranh chấp liên quan đến cách hiểu khác nhau về chữ “về” khi nguyên đơn yêu cầu Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu do vi phạm quy định về địa hạt.
Do đó, đề nghị Ban soạn thảo cân nhắc có phương án quy định thêm trong Thông tư cách thức áp dụng thống nhất quy định này.
Tải về toàn văn dự thảo tại Đây