Trước tiên, có thể khẳng định rằng, cơ sở pháp lý liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng hiện tại đang ở mức độ định hướng chứ chưa cụ thể. Ngoài điều 62 Luật Công chứng thì chưa có thêm những quy định ở mức cụ thể hơn. Tuy vậy, quy định tại Điều 62 Luật Công chứng cũng đang bộc lộ một số nhược điểm nhất định.
Thứ nhất: Sự thiếu đồng bộ và lãng phí:
Luật quy định trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu thuộc UBND cấp tỉnh. Với quy định này, mỗi một tỉnh sẽ có một cơ sở dữ liệu công chứng, một bản quy chế khác nhau, trong khi không có một tiêu chuẩn nào được ban hành, dẫn đến việc “mạnh ai người ấy làm”. Điều này dẫn đến một loạt hệ lụy như sau:
– Các tỉnh triển khai không đồng bộ, có nơi làm sớm, có nơi làm muộn;
– Mỗi tỉnh triển khai một cách khác nhau với quy mô đầu tư, cách thức quản lý, khai thác nền tảng công nghệ và chức năng, tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu khác nhau, không có sự thống nhất;
– Mỗi tỉnh đều phải lập dự án và thực hiện từ bước khảo sát, thiết kế, lập trình, mua sắm trang thiết bị, triển khai ứng dụng, đào tạo và duy trì bộ máy vận hành cơ sở dữ liệu. Đây là một sự lãng phí rất lớn, bởi thay vì chỉ xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu áp dụng thống nhất thì phải thiết kế và thi công tới 63 hệ thống khác nhau tại mỗi tỉnh thành. Mặt khác, có những tỉnh có số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng… thì việc đầu tư xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu là có hiệu quả, nhưng với một số tỉnh có số lượng tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên rất ít như Quảng Bình, Vĩnh Long, Sơn La, Hòa Bình…(có dưới 10 tổ chức hành nghề công chứng và dưới 20 công chứng viên) thì việc đầu tư xây dựng và duy trì một hệ thống cơ sở dữ liệu là vô cùng lãng phí.
– Với sự phát triển ngày càng đa dạng của các giao dịch thì giới hạn về địa giới hành chính dần bị xóa mờ, nhu cầu về một cơ sở dữ liệu quốc gia là điều cần phải tính đến, với cách làm phân tán như hiện nay thì toàn bộ hệ thống dữ liệu công chứng của các tỉnh (nếu có) sẽ không thể tích hợp với nhau và gần như không thể tận dụng được.
Rõ ràng, nội dung cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, vận hành hoàn toàn có thể được chuẩn hóa để có thể áp dụng chung thì điều này lại đang được làm ngược lại theo một cách thiếu khoa học.
Tại Khoản 3, Điều 62 có quy định: “Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương”, nhưng đến thời điểm hiện tại, những chỉ đạo, hướng dẫn là khá mờ nhạt và chưa có hiệu quả. Một trong những nguyên nhân dễ nhận ra đó là các Bộ không phải là nơi cấp kinh phí để thực hiện chương trình này mà do các địa phương sắp xếp, do vậy cho dù có chỉ đạo, hướng dẫn nhưng việc thực thi còn phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của các địa phương.
Thứ hai: Vấn đề bảo mật thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng đang bị bỏ ngỏ
Gần như mỗi nơi làm một kiểu. Có những nơi làm khá chặt chẽ như Hải Phòng thì việc tra cứu tương đối rườm rà, mất thời gian khi mà các TCHNCC phải đề nghị Sở Tư Pháp cung cấp thông tin bằng phiếu yêu cầu. Tại Hà Nội thì việc tra cứu và tiếp cận thông tin lại quá dễ dàng, bất cứ ai làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng đều có thể tra cứu thông tin giao dịch của khách hàng và phạm vi tiếp cận thông tin ở mức rất rộng, có thể nói là xâm phạm trực tiếp vào bí mật thông tin của khách, thậm chí việc tra cứu chẳng cần lý do và có thể thực hiện ở bất cứ đâu. Đã có trường hợp khách hàng bức xúc khi phiếu tra cứu dữ liệu do CCV cung cấp liệt kê toàn bộ các giao dịch của người này trong lịch sử về mua bán tài sản và cả phân chia tài sản vợ chồng, lịch sử thế chấp, vay nợ…dẫn đến bị lộ thông tin với những người khác tham gia giao dịch.
Thứ ba: Giá trị pháp lý của Cơ sở dữ liệu công chứng không được quy định cụ thể.
Điều này dẫn đến tình trạng công chứng viên buộc phải từ chối giao dịch nhưng không có căn cứ pháp lý hoặc ngược lại, công chứng viên từ chối công chứng một cách vô tội vạ vì sợ bị phạt hành chính trong khi các giao dịch được yêu cầu công chứng đó hoàn toàn có thể công chứng để đáp ứng quyền lợi chính đáng của người YCCC.
*********
Đứng trước thực tế này, cá nhân tôi cho rằng cần có một giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin công chứng và cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
*** Thứ nhất: Xác định rằng hệ thống thông tin công chứng không bó hẹp trong phạm vi các tổ chức hành nghề công chứng; công chứng viên cần thiết phải có quyền được tiếp cận với các hệ thống cơ sở dữ liệu khác của các cơ quan quản lý ngành vì mục tiêu chính đang là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân, ví dụ cơ sở dữ liệu công dân, cơ sở dữ liệu về hộ tịch, cơ sở dữ liệu về tài sản phong tỏa, kê biên thi hành án, cơ sở dữ liệu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp đăng ký sử dụng tài sản là xe cộ, tầu thuyền và phương tiện cơ giới…Việc tiếp cận thông tin có thể phải trả phí, nhưng quyền tiếp cận thông tin của CCV cần phải gắn liền với yếu tố “Công quyền” mà pháp luật trao cho CCV, tương tự như các chức danh tư pháp khác (điều tra viên, chấp hành viên, thẩm phán, kiểm sát viên) chứ không thể đánh đồng với nhu cầu thông tin thông thường của khối doanh nghiệp như các tổ chức tín dụng hay các doanh nghiệp hoạt động thương mại dịch vụ.
*** Thứ hai: Cần phải xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng ở cấp quốc gia chứ không nên xây dựng các cơ sở dữ liệu riêng lẻ ở cấp tỉnh như hiện nay. Việc này giải quyết được rất nhiều vấn đề trọng tâm và quan trọng của ngành công chứng như:
– Bộ Tư Pháp có thể quản lý tập trung và theo dõi thường xuyên hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước một cách kịp thời và chính xác.
– Tránh được lãng phí lớn, vì một dự án xây dựng có thể đáp ứng được yêu cầu của toàn bộ các tỉnh, thành phố trong cả nước, giảm đáng kể về nhân lực và hạ tầng để vận hành hệ thống, chuẩn hóa được dữ liệu và cơ chế, khai thác vận hành thông tin.
– Cung cấp thông tin ở mức độ có kiểm soát, vừa đủ để bảo đảm an toàn cho giao dịch theo yêu cầu công chứng, bảo đảm bảo mật cho người yêu cầu công chứng, theo dõi được việc tra cứu và cập nhật dữ liệu đến từng CCV hoăc người tra cứu.
– Áp dụng lưu trữ hồ sơ điện tử, loại bỏ hoàn toàn gánh nặng lưu trữ cho các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước.
– Trích xuất dữ liệu bất cứ lúc nào theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ công tác điều tra, thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo thống kê.
– Theo dõi được các nguồn rủi ro công chứng ở cấp độ quốc gia để cảnh báo, bảo đảm an toàn cho giao dịch công chứng.
– Thống nhất được quy chế khai thác và vận hành hệ thống dữ liệu công chứng trên cả nước, tạo hành lang pháp lý thống nhất cho cơ sở dữ liệu thông tin công chứng.
Thực tế cho thấy, việc xây dựng cơ sở dữ liệu ngành đã được triển khai ở nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và đem lại những hiệu quả to lớn. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là tổ chức tín dụng thì việc ứng dụng cơ sở dữ liệu đã được thực hiện từ rất lâu và nó giống như tấm bùa hộ mệnh của họ. Hy vọng Bộ Tư pháp và tới đây là Hiệp Hội công chứng Việt Nam sẽ có sự lưu tâm nhiều hơn đến vấn đề này để bảo đảm tốt hơn sự an toàn cho CCV và TCHNCC.