Luật Công chứng 2014 lần đầu tiên nhắc đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, nhưng đến giờ này, đã 5 năm trôi qua, việc thực hiện còn rất khiêm tốn và nhanh chóng bộc lộ những bất cập.
Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch là nhiệm vụ chính và quan trọng nhất công chứng viên. Chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng hành nghề tích lũy được là những điều kiện cần thiết mà bất kỳ công chứng viên nào cũng cần phải có để thực hiện nhiệm vụ này, tuy nhiên, đó mới chỉ là điều kiện cần.Hoạt động phòng ngừa rủi ro pháp lý của công chứng viên có hiệu quả hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, trong đó thông tin đóng vai trò mấu chốt. Chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm hay kỹ năng hành nghề…tựu chung lại là để xử lý thông tin trước khi công chứng viên đưa ra quyết định. Vậy nên, thông tin càng đầy đủ, chính xác, khách quan và đúng trọng tâm thì việc phân tích và đưa ra quyết định của công chứng viên càng chính xác và hiệu quả, đồng nghĩa với rủi ro được giảm thiểu. Ngược lại, khi thiếu thông tin, thông tin sai lệch thì kinh nghiệm và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng chỉ có thể giúp công chứng viên phòng tránh được phần nào những rủi ro cho mình, nhưng hiệu quả chung của hoạt động công chứng sẽ bị giảm đi nhiều.
Ví dụ 1: Khi công chứng hợp đồng mua bán nhà, đất, công chứng viên chỉ căn cứ vào hồ sơ mà các bên cung cấp, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì công chứng viên không thể từ chối công chứng. Tuy nhiên, rủi ro vẫn có thể xảy ra với các bên tham gia giao dịch vì tài sản đó có thể đang trong tình trạng có tranh chấp. Nếu công chứng viên có đủ thông tin về tình trạng của tài sản thì bằng nghiệp vụ của mình, công chứng viên hoàn toàn có thể ngăn ngừa được rủi ro này. Rõ ràng, trong trường hợp có đủ thông tin, vai trò của công chứng sẽ được phát huy tốt hơn và đúng với bản chất của hoạt động công chứng là ngăn ngừa rủi ro pháp lý.
Ví dụ 2: Công chứng viên công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế, những người thừa kế giấu đi một đồng thừa kế, mặc dù đã thông báo niêm yết theo quy định và những người khai nhận di sản đã cam kết nhưng giao dịch này sau đó rất có thể bị người thừa kế còn lại kiện, yêu cầu hủy hoặc bồi thường thiệt hại. Tình huống này, nếu công chứng viên có thể tiếp cận được dữ liệu về hộ tịch một cách đầy đủ, công chứng viên sẽ ngăn ngừa được tranh chấp nêu trên.
Còn nhiều ví dụ khác cho thấy rằng, thông tin có ý nghĩa cực kỳ quan trọng và nhiều khi mang tính quyết định đến chất lượng của hoạt động công chứng. Trên thực tế thì không chỉ có ngành công chứng mà hầu hết các ngành khác, thông tin đang dần đóng vai trò quyết định.
Thế nhưng, nếu như cơ sở dữ liệu thông tin đã được ứng dụng ở rất nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác một cách nhanh chóng và hiệu quả thì với ngành công chứng, dường như điều đó còn đang quá chậm chạp, hệ thống thông tin tín dụng CIC của ngân hàng là một ví dụ.
Luật Công chứng 2014 lần đầu tiên nhắc đến việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, nhưng đến giờ này, đã 5 năm trôi qua, việc thực hiện còn rất khiêm tốn và nhanh chóng bộc lộ những bất cập. Bất cập từ chính các quy định của Luật công chứng đến việc thi hành trên thực tế.
Luật Công chứng 2014 lần đầu tiên quy định về Cơ sở dữ liệu công chứng, tuy nhiên, những quy định này còn rất sơ sài:
Điều 62 quy định:
“1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương.”
Khoản 10 Điều 33 quy định về nghĩa vụ của Tổ chức hành nghề công chứng như sau:
“Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.”
Ngoài quy định tại Điều 62 và Khoản 10 Điều 33, hiện nay chưa có thêm quy định nào liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng. Do vậy khi đi vào thực hiện, ngay lập tức phát sinh những vướng mắc:
Thứ nhất, liên quan đến cơ chế cung cấp thông tin, khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng thì:
– Những thông tin nào bắt buộc và những thông tin nào không được phép đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng?
– Thời hạn cung cấp dữ liệu là như thế nào?
– Ai là người được tiếp cận thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng?
– Mức độ tiếp cận, chia sẻ thông tin cơ sở dữ liệu là đến đâu, gồm những thông tin gì?
Thứ hai: Liên quan đến giá trị pháp lý của thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng:
– Có bắt buộc phải tra cứu dữ liệu công chứng hay không?
– Nếu thông tin trên cơ sở dữ liệu và thông tin trên thực tế khác nhau thì áp dụng, xử lý như thế nào?
Thứ ba: Liên quan đến chế tài khi vi phạm quy định về cơ sở dữ liệu công chứng:
– Nếu TCHNCC không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc cung cấp chậm thì xử lý như thế nào?
– Cung cấp thông tin tràn lan, sai đối tượng, sai lệch thì xử lý thế nào?
– Khai thác cơ sở dữ liệu trái quy định thì xử lý thế nào?…
Thứ tư: Liên quan đến chi phí đầu tư, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu:
– Ai là người bỏ chi phí đầu tư, nhà nước hay các tổ chức hành nghề công chứng, mức độ đầu tư như thế nào?
– Nếu tổ chức hành nghề công chứng phải chịu chi phí đầu tư và vận hành hệ thống thì họ có được thu phí này của người yêu cầu công chứng để bù đắp hay không?
Thứ năm: Liên quan đến bản quyền cơ sở dữ liệu:
– Bản quyền cơ sở dữ liệu là của ai? Nó gồm những gì?
Ngoài những câu hỏi nêu trên, còn hàng loạt những câu hỏi khác mà trong quá trình vận hành sẽ phát sinh, cần có sự dự liệu và giải đáp.
Thực tế vận hành cơ sở dữ liệu thông tin công chứng Uchi tại Hà Nội cho thấy có một số vấn đề nổi cộm:
Thứ nhất: Thông tin cá nhân của khách hàng bị khai thác tràn lan. Bất cứ ai có tài khoản đăng nhập hệ thống đều có thể tra cứu thông tin công chứng (bao gồm thông tin cá nhân) của khách hàng trên toàn thành phố và vào mọi thời điểm. Điều này rất nguy hiểm bởi vì có những khách hàng giao dịch rất nhiều và họ không muốn những người tham gia giao dịch hoặc bất kỳ ai khác biết về toàn bộ lịch sử giao dịch của họ, đây là nhu cầu chính đáng của công dân.
Thứ hai: Thông tin không được cập nhật đầy đủ trên hệ thống, một số tổ chức hành nghề công chứng không đưa dữ liệu lệ hệ thống nhằm trốn thuế và tránh việc phải lưu hồ sơ (phổ biến là giao dịch ủy quyền và mua bán ô tô, xe máy).
Thứ ba: Thông tin bị chia sẻ mà không có sự đồng ý của các tổ chức hành nghề công chứng hoặc của người yêu cầu công chứng (văn phòng đăng ký đất đai có thể tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng nhưng trong đó không chỉ có các thông tin về đất đai mà còn nhiều thông tin khác không liên quan).
Thứ tư: UBND cấp xã, phường không có và không cập nhật thông tin lên hệ thống cơ sở dữ liệu nên không thể kiểm soát được các giao dịch từ các cơ quan này – làm cho cơ sở dữ liệu công chứng dần bị vô hiệu hóa.
Thứ năm: Việc cập nhật thông tin ngăn chặn đối với tài sản có tranh chấp, tài sản trong diện phải kê biên thi hành án… phụ thuộc rất nhiều vào các cơ quan tòa án, văn phòng đăng ký đất đai, thi hành án, nhưng không có một cơ chế cụ thể nào bắt buộc các cơ quan này cung cấp các thông tin ngăn chặn đầy đủ, kịp thời, dẫn đến tài sản trong diện phải ngăn chặn vẫn có thể được giao dịch qua công chứng.
Thực tế xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu thông tin công chứng tại các địa phương khác cũng gặp nhiều vướng mắc:
Thứ nhất: Cơ chế cung cấp và khai thác thông tin chưa đồng bộ và thống nhất, mỗi nơi làm một kiểu.
Thứ hai: Giải pháp phần cứng, phần mềm và cấu trúc cơ sở dữ liệu không được chuẩn hóa, mỗi nơi mỗi kiểu.
Thứ ba: Một số tỉnh có rất ít TCHNCC và CCV, ví dụ Vĩnh Long (có khoảng 12 CCV), Quảng Bình (khoảng 14 CCV)… nếu đầu tư xây dựng và vận hành riêng một hệ thống cơ sở dữ liệu là vô cùng lãng phí và sẽ không đạt được hiệu quả.
Thứ tư: Năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nhận thức của CCV tại các địa phương là rất khác nhau, khả năng đầu tư của các địa phương cũng rất khác nhau, khó có thể thực hiện một cách đồng loạt và hiệu quả.
Vậy giải pháp nào là phù hợp đối với cơ sở dữ liệu công chứng?
Tôi sẽ đề cập đến vấn đề này trong những bài viết tiếp theo, mong các đồng nghiệp tâm huyết cùng thảo luận và nêu giải pháp.