Với 3 cơ sở dữ liệu này, nếu công chứng viên được tiếp cận ở mức độ hạn chế thôi thì đã giải quyết được rất nhiều vấn đề, không chỉ loại bỏ gần như hoàn toàn vấn nạn làm giả giấy tờ tùy thân và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà mà còn loại bỏ luôn rất nhiều hành vi gian dối trong hoạt động công chứng.
Như đã phân tích ở bài trước, thông tin đóng vai trò quan trọng, trong nhiều trường hợp mang tính quyết định đến chất lượng của hoạt động công chứng. Đứng ở góc độ khách hàng (Người yêu cầu công chứng), việc sử dụng dịch vụ công chứng xuất phát từ mấy lý do sau:
1. Vì thủ tục bắt buộc phải công chứng;
2. Để bảo đảm rằng thủ tục, giấy tờ đã đầy đủ và đúng luật, không bị làm khó khi đi đăng ký sang tên tài sản;
3. Để bảo đảm an toàn về nguồn gốc và tình trạng tài sản, không lo mua phải nhà đất bị giải tỏa, quy hoạch, tranh chấp; không lo mua phải xe cộ ăn cắp; không phải lo giấy tờ thật giả, tránh việc bị lừa đảo…
Như vậy, mặc nhiên khách hàng họ hiểu rằng:
1. Công chứng viên là chuyên gia về luật, thành thạo các thủ tục;
2. Công chứng viên có khả năng phân biệt giấy tờ thật giả, không thể bị lừa đảo;
3. Công chứng viên có thể tra cứu và có nhiều thông tin về tài sản hơn là khách hàng.
Còn thực tế thì sao?
1. Công chứng viên là chuyên gia về luật, thành thạo các thủ tục pháp lý – điều này là đúng;
2. Công chứng viên có khả năng phân biệt giấy tờ thật giả, bảo đảm không bị lừa: Không hẳn đã đúng, vì ngoài một chút kiến thức được hướng dẫn cộng với những kinh nghiệm tích lũy được thì công chứng viên hoàn toàn không có công cụ gì khác ngoài các giác quan thông thường. Với công nghệ làm giả hiện đại ngày nay thì những công cụ này dần dần không còn hiệu quả.
3. Công chứng viên có thể tra cứu và có nhiều thông tin về tài sản hơn là khách hàng: Cũng không hẳn đã đúng. Thử nhìn lại những gì công chứng viên được trang bị thì sẽ thấy rằng những nguồn thông tin mà công chứng viên có thể tiếp cận được là vô cùng hạn chế và không hề hơn những gì mà khách hàng có. Ví dụ: Khi mua một căn nhà, khách hàng có đủ thời gian để tìm hiểu về nhân thân, về nguồn gốc tài sản bằng nhiều cách khác nhau trước khi ra quyết định mua, nhưng công chứng viên thì không có thời gian và điều kiện để làm việc đó ngoài bộ hồ sơ được các bên cung cấp. Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ giải quyết được một phần nhỏ những thông tin mà công chứng viên cần phải biết để bảo đảm an toàn cho giao dịch chứ chưa thực sự có tác dụng ngăn ngừa một cách hữu hiệu, đó là chưa kể ở nhiều địa phương chưa hề có cơ sở dữ liệu nào.
Nhìn vào các quy định của Luật công chứng, những quy định về quyền tiếp cận thông tin của công chứng viên còn rất hạn chế. Điểm d, Khoản 1, Điều 17 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng viên có quyền “Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng”, và đó là tất cả những gì công chứng viên có thể căn cứ để tìm kiếm thông tin. Tuy nhiên, không có quy định nào bắt buộc các cơ quan, tổ chức có liên quan phải cung cấp thông tin, tài liệu cho công chứng viên trong thời hạn bao lâu, giới hạn đến đâu và nếu không cung cấp thì chế tài như thế nào. Chính vì vậy, công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng thực hiện hoạt động xác minh thì gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt khi làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước, thậm chí các cơ quan này không cung cấp thông tin cho công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, mặc dù công chứng viên có thẩm quyền bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, nhưng những công cụ mà pháp luật trang bị cho công chứng viên là rất thô sơ, khó có thể bảo đảm công việc được hoàn thành có chất lượng và hiệu quả.
Để công chứng viên thực tốt chức năng, nhiệm vụ của mình và hoạt động ngăn ngừa rủi ro pháp lý có hiệu quả cao, công chứng viên cần được trang bị các công cụ hữu hiệu hơn, cụ thể là quyền tiếp cận thông tin của công chứng viên cần được quy định cụ thể và mạnh mẽ hơn, tương tự như điều tra viên, kiểm sát viên, thẩm phán hoặc các chức danh tư pháp khác trong các cơ quan công quyền.
So với Luật Công chứng 2006, Luật Công chứng 2014 đã có bước tiến lớn khi có quy định về cơ sở dữ liệu công chứng. Điều này cho thấy tầm quan trọng của thông tin đã được các nhà làm luật khẳng định và bước đầu mở ra cơ chế để cung cấp thông tin cho công chứng viên. Mặc dù vậy, vấn đề này cần được quan tâm nghiên cứu và quy định cụ thể hơn. Cũng cần phải khẳng định rằng, những thông tin mà công chứng viên cần có để thực thi hiệu quả nhiệm vụ của mình không chỉ gói gọn trong phạm vi cơ sở dữ liệu công chứng mà còn liên quan đến nhiều thông tin khác, thuộc các cơ quan khác quản lý. Nhìn tổng thể, công chứng viên cần những thông tin cơ bản sau:
1. Thông tin cập nhật về văn bản pháp luật và chính sách pháp luật (hiện đã có, phổ biến và phổ cập đến toàn dân).
2. Thông tin về nhân thân của người yêu cầu công chứng: Gồm thông tin về căn cước công dân, chứng minh thư nhân dân, tình trạng hôn nhân, nơi cư trú, quan hệ gia đình (cha, mẹ, con cái…). Những thông tin này thuộc sự quản lý của cơ quan công an, cơ quan quản lý hộ tịch, lý lịch tư pháp…
3. Thông tin về nguồn gốc và sở hữu tài sản: Gồm thông tin đăng ký tài sản như đất đai, nhà cửa, phương tiên giao thông…Những thông tin này thuộc sự quản lý của cơ quan đăng ký tài sản như Cơ quan quản lý đất và nhà, cơ quan công an…
4. Thông tin về tình trạng của tài sản và lịch sử giao dịch của tài sản: Tài sản có tranh chấp hay không? có thuộc diện phải hạn chế, ngăn ngừa giao dịch hay không? Lịch sử giao dịch của tài sản như thế nào? Những thông tin này thuộc sự quản lý của nhiều cơ quan như Công an, Tòa án, Thi hành án, Sở Tư pháp, Ngân hàng, Công chứng…
5. Thông tin về mẫu chữ ký, con dấu của các cơ quan, tổ chức…(ngành công chứng cần tự xây dựng).
6. Thông tin cảnh báo về các khách hàng đã từng có hành vi gian lận khi giao dịch công chứng…(black list – ngành công chứng cần tự xây dựng).
Điều này chỉ ra rằng:
Thứ nhất, Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ đáp ứng một phần nhu cầu thông tin của công chứng viên. Cần phải có cơ chế để công chứng viên tiếp cận thông tin từ các cơ sở dữ liệu khác, do các cơ quan quản lý ngành quản lý.
Thứ hai, Những nội dung chính của cơ sở dữ liệu thông tin công chứng mà ngành công chứng cần xây dựng và quản lý.
Nếu như việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng cần nhiều thời gian, thì ngay bây giờ, chỉ bằng việc điều chỉnh chính sách, công chứng viên có thể nhanh chóng tiếp cận với các cơ sở dữ liệu đã có sẵn nhằm nâng cao hiệu quả ngăn ngừa rủi ro pháp lý, ví dụ:
– Cơ sở dữ liệu căn cước công dân;
– Cơ sở dữ liệu về hộ tịch;
– Cơ sở dữ liệu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà.
Với 3 cơ sở dữ liệu này, nếu công chứng viên được tiếp cận ở mức độ hạn chế thôi thì đã giải quyết được rất nhiều vấn đề, không chỉ loại bỏ gần như hoàn toàn vấn nạn làm giả giấy tờ tùy thân và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà mà còn loại bỏ luôn rất nhiều hành vi gian dối trong hoạt động công chứng. Thay vì phải căng mắt ra để phát hiện giấy tờ giả, công chứng viên chỉ cần tra cứu và đối chiếu thông tin để bảo đảm độ chính xác gần như tuyệt đối.
(Giải pháp cho cơ sở dữ liệu công chứng sẽ được đề cập trong bài tiếp theo…)