Thực trạng pháp lý về công nhận văn bản công chứng nước ngoài và nhu cầu hoàn thiện cơ chế cho phép công chứng viên chứng kiến chữ ký ngoài lãnh thổ

1. Đặt vấn đề

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự gia tăng mạnh mẽ của các quan hệ dân sự, thương mại có yếu tố nước ngoài, nhu cầu lập và sử dụng các văn bản công chứng liên quan đến các chủ thể đang cư trú ở nhiều quốc gia khác nhau ngày càng trở nên phổ biến. Các giao dịch như chuyển nhượng bất động sản, ủy quyền quản lý tài sản, thừa kế, thành lập doanh nghiệp hoặc các giao dịch tài chính thường đòi hỏi văn bản phải được công chứng theo pháp luật của quốc gia nơi giao dịch được thực hiện hoặc nơi tài sản tọa lạc.

Đối với Việt Nam, xu hướng này ngày càng rõ rệt do số lượng công dân Việt Nam sinh sống, lao động, học tập và chữa bệnh ở nước ngoài ngày càng tăng. Theo thống kê của cơ quan quản lý lao động, hiện có khoảng 650.000 lao động Việt Nam đang làm việc tại hơn 40 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới.

Riêng trong năm 2024, Việt Nam đã đưa 158.588 người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, vượt kế hoạch đề ra của Chính phủ.

Bên cạnh đó, số lượng du học sinh Việt Nam ở nước ngoài cũng rất lớn. Theo thống kê của UNESCO, có hơn 132.000 sinh viên Việt Nam đang học tập ở nước ngoài, đưa Việt Nam trở thành một trong những quốc gia có số lượng du học sinh lớn nhất khu vực Đông Nam Á.

Ngoài ra, cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài (thường gọi là kiều bào) được ước tính khoảng 5,3 triệu người sinh sống tại hơn 130 quốc gia và vùng lãnh thổ, theo các báo cáo của cơ quan ngoại giao Việt Nam.

Sự gia tăng mạnh mẽ của các chủ thể Việt Nam ở nước ngoài đã dẫn đến nhu cầu rất lớn về việc lập và sử dụng các văn bản công chứng phục vụ các giao dịch tại Việt Nam. Tuy nhiên, khung pháp lý hiện hành lại chưa giải quyết đầy đủ các tình huống phát sinh từ thực tiễn này, đặc biệt là vấn đề công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng được lập ở nước ngoài.

2. Bản chất pháp lý của hoạt động công chứng

Trong hệ thống pháp luật thuộc truyền thống civil law, công chứng viên là chủ thể được Nhà nước trao quyền thực hiện một dạng quyền lực công nhằm xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch dân sự.

Một văn bản công chứng trong hệ thống này được coi là authentic instrument, tức là văn bản được lập hoặc chứng nhận bởi một công chức công quyền và có giá trị chứng cứ đặc biệt trong tố tụng. Civil-law notary

Theo lý luận truyền thống của luật công chứng châu Âu lục địa, công chứng viên được trao quyền fides publica (niềm tin công cộng) – tức quyền xác nhận các sự kiện pháp lý với giá trị chứng cứ cao trước tòa án[1].

Khác với hệ thống common law, trong đó notary chủ yếu chỉ xác nhận chữ ký, công chứng viên trong hệ thống civil law thường có các chức năng rộng hơn, bao gồm:

  • Kiểm tra năng lực pháp lý của các bên;
  • Thẩm định tính hợp pháp của giao dịch;
  • Soạn thảo văn bản;
  • Chứng nhận việc ký.

Chính vì vậy, công chứng được xem là một cơ chế tư pháp phòng ngừa (preventive justice), góp phần giảm thiểu tranh chấp bằng cách bảo đảm tính hợp pháp và rõ ràng của giao dịch ngay từ khi được xác lập.

3. Nguyên tắc lãnh thổ của hoạt động công chứng

Do công chứng viên thực hiện quyền lực công được Nhà nước trao, hoạt động công chứng thường bị ràng buộc bởi nguyên tắc lãnh thổ.

Theo nguyên tắc này, công chứng viên chỉ có thể thực hiện hành vi công chứng trong phạm vi lãnh thổ mà Nhà nước trao thẩm quyền cho họ. Nguyên tắc này xuất phát từ các lý do sau:

  • Quyền lực công chỉ có hiệu lực trong lãnh thổ quốc gia;
  • Cơ chế giám sát và trách nhiệm nghề nghiệp chỉ tồn tại trong phạm vi lãnh thổ;
  • Việc bảo đảm tính hợp pháp của giao dịch phụ thuộc vào hệ thống pháp luật quốc gia.

Trong nhiều hệ thống pháp luật, nếu công chứng viên thực hiện hành vi công chứng ngoài phạm vi lãnh thổ được phép, văn bản công chứng có thể bị coi là không hợp lệ do vượt quá thẩm quyền[2].

Chính nguyên tắc này là lý do khiến nhiều hệ thống pháp luật không cho phép công chứng viên thực hiện công chứng ở nước ngoài.

4. Vấn đề công nhận văn bản công chứng nước ngoài trong pháp luật Việt Nam

Một vấn đề quan trọng phát sinh trong thực tiễn là việc công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng hoặc văn bản hành chính tư pháp được lập ở nước ngoài.

Hiện nay, pháp luật Việt Nam có cơ chế tương đối rõ ràng đối với việc công nhận bản án, quyết định của tòa án nước ngoài thông qua thủ tục công nhận và cho thi hành bản án nước ngoài trong Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Đối với các văn bản như: văn bản công chứng nước ngoài, văn bản hành chính tư pháp của cơ quan nước ngoài thì pháp luật Việt Nam chưa có cơ chế công nhận riêng biệt. Trong thực tiễn, các văn bản này thường phải trải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hợp pháp hóa lãnh sự chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu và chức danh của người ký, chứ không xác nhận nội dung hoặc giá trị pháp lý của văn bản.

Do đó, thủ tục này chỉ giải quyết vấn đề xác thực hình thức, nhưng không giải quyết vấn đề quan trọng hơn là công nhận hiệu lực pháp lý của văn bản.

5. Những khó khăn thực tiễn trong việc sử dụng văn bản công chứng nước ngoài

Trong thực tế, việc sử dụng văn bản công chứng nước ngoài tại Việt Nam gặp nhiều khó khăn, đặc biệt do sự khác biệt giữa các hệ thống công chứng.

Ở nhiều quốc gia theo hệ thống common law như Vương quốc Anh hay Hoa Kỳ, Australia, Singapore, notary public chủ yếu chỉ xác nhận chữ ký của người ký, mà không kiểm tra nội dung giao dịch. Trong khi đó, công chứng viên trong hệ thống civil law như ở Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Việt Nam…thường phải thẩm định tính hợp pháp của giao dịch trước khi chứng nhận. Sự khác biệt này khiến nhiều văn bản được công chứng tại nước ngoài không đáp ứng yêu cầu của giao dịch tại Việt Nam, ngay cả khi đã được hợp pháp hóa lãnh sự.

6. Nhu cầu thực tiễn của việc chứng kiến chữ ký ngoài lãnh thổ

Trong bối cảnh số lượng lớn công dân Việt Nam sinh sống ở nước ngoài, nhu cầu lập văn bản công chứng để sử dụng tại Việt Nam ngày càng tăng.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng không thể đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán; họ đang điều trị bệnh hoặc không thể di chuyển; nơi cư trú cách xa cơ quan lãnh sự hàng nghìn kilômét. Trong các tình huống này, việc sử dụng dịch vụ công chứng của nước sở tại thường không giải quyết được yêu cầu pháp lý của giao dịch tại Việt Nam.

Do đó, trong thực tiễn đã xuất hiện nhu cầu công chứng viên của Việt Nam ra nước ngoài để trực tiếp chứng kiến việc ký của người yêu cầu công chứng, sau đó quay về Việt Nam để hoàn tất thủ tục công chứng.

Về bản chất, trong mô hình này, hành vi công chứng chính thức vẫn diễn ra tại Việt Nam; việc chứng kiến chữ ký ở nước ngoài chỉ là một hoạt động nghiệp vụ nhằm xác minh sự kiện ký. Cách tiếp cận này tương tự với trường hợp công chứng viên đến bệnh viện, nhà riêng hoặc cơ sở giam giữ để chứng kiến việc ký của người yêu cầu công chứng.

7. Đề xuất hoàn thiện pháp luật: công nhận văn bản công chứng nước ngoài và công chứng điện tử xuyên biên giới

Từ các phân tích về bản chất pháp lý của hoạt động công chứng, nguyên tắc lãnh thổ của quyền lực công và thực trạng gia tăng mạnh mẽ các giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài, có thể thấy rằng hệ thống pháp luật công chứng hiện nay cần được điều chỉnh để đáp ứng các nhu cầu mới của xã hội. Hai hướng cải cách quan trọng có thể được xem xét bao gồm: (i) xây dựng cơ chế công nhận văn bản công chứng nước ngoài; và (ii) thiết lập cơ chế công chứng điện tử từ xa xuyên biên giới đối với một số loại giao dịch đơn giản.

7.1. Hoàn thiện cơ chế công nhận văn bản công chứng nước ngoài

Như đã phân tích, pháp luật Việt Nam hiện nay có cơ chế rõ ràng đối với việc công nhận bản án và quyết định của tòa án nước ngoài, nhưng lại chưa có cơ chế tương tự đối với văn bản công chứng nước ngoài. Trong khi đó, trong nhiều hệ thống pháp luật, văn bản công chứng được coi là một dạng “authentic instrument”, tức là văn bản chính thức được lập bởi một chủ thể có thẩm quyền công quyền và có giá trị chứng cứ đặc biệt. Authentic instrument

Tại châu Âu, nhiều quốc gia đã xây dựng cơ chế cho phép “lưu thông quốc tế của văn bản công chứng” (circulation of authentic instruments)[3], theo đó các văn bản công chứng được lập hợp pháp tại một quốc gia có thể được công nhận và sử dụng tại quốc gia khác sau khi đáp ứng một số điều kiện nhất định. Một trong những cơ sở pháp lý quan trọng cho cơ chế này là Brussels I Regulation của Liên minh châu Âu, cho phép các văn bản công chứng được lập tại một quốc gia thành viên có thể được công nhận và thi hành tại quốc gia thành viên khác.

Đối với Việt Nam, việc nghiên cứu xây dựng cơ chế công nhận văn bản công chứng nước ngoài có thể dựa trên các tiêu chí sau:

  • Văn bản được lập bởi công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật nước ngoài;
  • Văn bản được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  • Nội dung văn bản không trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Cơ chế này có thể giúp giảm đáng kể các khó khăn trong thực tiễn khi sử dụng văn bản công chứng nước ngoài tại Việt Nam, đồng thời phù hợp với xu hướng hội nhập pháp lý quốc tế.

7.2. Cho phép công chứng viên chứng kiến chữ ký ở nước ngoài trong những trường hợp đặc biệt

Bên cạnh việc công nhận văn bản công chứng nước ngoài, một giải pháp mang tính thực tiễn khác là cho phép công chứng viên Việt Nam chứng kiến việc ký của người yêu cầu công chứng tại nước ngoài trong một số trường hợp đặc biệt.

Trong mô hình này, cần phân biệt rõ giữa hai hoạt động: đó là việc chứng kiến sự kiện ký và việc thực hiện hành vi công chứng.

Hành vi công chứng theo nghĩa pháp lý vẫn được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam, khi công chứng viên kiểm tra hồ sơ, ký chứng nhận và phát hành văn bản công chứng. Trong khi đó, việc chứng kiến chữ ký ở nước ngoài chỉ được coi là một hoạt động nghiệp vụ nhằm xác minh sự kiện ký.

Cách tiếp cận này có thể giúp giải quyết các trường hợp người yêu cầu công chứng đang sinh sống tại khu vực xa cơ quan lãnh sự; đang điều trị bệnh hoặc không thể di chuyển; cần thực hiện giao dịch khẩn cấp tại Việt Nam.

7.3. Thiết lập cơ chế công chứng điện tử từ xa xuyên biên giới

Bên cạnh các giải pháp nêu trên, sự phát triển của công nghệ số đang mở ra một hướng tiếp cận mới cho hoạt động công chứng: công chứng điện tử từ xa (remote online notarization).

Mô hình này cho phép người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện quá trình công chứng thông qua hệ thống xác thực điện tử và hội nghị truyền hình trực tuyến. Việc nhận diện danh tính, xác nhận ý chí và ký văn bản có thể được thực hiện thông qua các phương thức định danh điện tử, chữ ký số và lưu trữ điện tử.

Nhiều quốc gia đã áp dụng mô hình này trong những năm gần đây, đặc biệt là tại United States, nơi nhiều bang đã ban hành các đạo luật cho phép thực hiện remote online notarization.[4]

Một số quốc gia châu Âu và quốc gia tiên phong về chính phủ điện tử như Estonia, Uzbekistan cũng đã triển khai các hình thức công chứng điện tử cho phép người ký thực hiện giao dịch từ xa thông qua hệ thống định danh số.

Đối với Việt Nam, việc xây dựng cơ chế công chứng điện tử từ xa có thể được triển khai theo lộ trình thận trọng, trước hết áp dụng đối với một số loại giao dịch đơn giản, chẳng hạn:

  • giấy ủy quyền;
  • văn bản đồng ý;
  • cam kết cá nhân;
  • một số giao dịch dân sự không liên quan đến chuyển dịch quyền sở hữu bất động sản.

Trong các trường hợp này, quy trình công chứng điện tử từ xa có thể bao gồm các bước:

  1. người yêu cầu công chứng thực hiện định danh điện tử thông qua hệ thống định danh số;
  2. công chứng viên xác minh danh tính và ý chí của người ký thông qua hệ thống hội nghị truyền hình;
  3. văn bản được ký bằng chữ ký số;
  4. công chứng viên ký chứng nhận điện tử và phát hành văn bản công chứng điện tử.

Mô hình này không chỉ giúp giải quyết vấn đề khoảng cách địa lý mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng.

7.4. Ý nghĩa của việc áp dụng công chứng điện tử xuyên biên giới

Việc áp dụng công chứng điện tử từ xa xuyên biên giới có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

Thứ nhất, cơ chế này giúp bảo đảm quyền tiếp cận dịch vụ công chứng của công dân Việt Nam ở nước ngoài, đặc biệt trong bối cảnh số lượng người Việt Nam sinh sống, học tập và làm việc ở nước ngoài ngày càng tăng.

Thứ hai, công chứng điện tử từ xa có thể giúp giảm chi phí và thời gian thực hiện giao dịch, đồng thời tăng tính minh bạch và khả năng truy xuất của các văn bản công chứng.

Thứ ba, việc áp dụng công chứng điện tử phù hợp với xu hướng phát triển của chính phủ điện tử và chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp tại nhiều quốc gia trên thế giới.

8. Kết luận

Sự gia tăng mạnh mẽ của các giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài đang đặt ra những thách thức mới đối với hệ thống pháp luật công chứng. Trong bối cảnh đó, việc hoàn thiện cơ chế công nhận văn bản công chứng nước ngoài và nghiên cứu áp dụng các mô hình công chứng linh hoạt hơn, bao gồm việc chứng kiến chữ ký ngoài lãnh thổ và công chứng điện tử từ xa, là những hướng đi cần thiết.

Việc xây dựng các cơ chế này không chỉ giúp giải quyết các khó khăn thực tiễn của người dân mà còn góp phần hiện đại hóa hệ thống công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dân sự và thương mại trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng.

[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Civil-law_notary

[2] https://notaifuccillo.it/en/to-know/the-jurisdiction-of-the-notary/3

[3] https://lexcada.com/akn/eu/act/2012-12-12/R1215/eng/%21art_62.book?utm_source=chatgpt.com

[4] https://en.wikipedia.org/wiki/Notarial_act