Ở đâu có thông tin thì con người đều tìm ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin. Hoạt động công chứng bản chất cũng là hoạt động thu thập, khai thác thông tin và không phải là ngoại lệ.
1. Công nghệ thông tin là gì? Ứng dụng công nghệ thông tin thì được lợi ích gì?
“Công nghệ thông tin”, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.[1]
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.
Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.”
Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology – IT).”[2]
Một số sự hiểu lầm về mặt khái niệm:
Nhầm lẫn “công nghệ thông tin” với “tin học”.
“Tin học” là một ngành khoa học nghiên cứu về thông tin và các quá trình xử lí thông tin tự động trên máy tính[3].
“Tin học” có nội hàm rộng hơn “Công nghệ thông tin”
Nói đến “Tin học” là nói đến hoạt động nghiên cứu, còn nói đến “Công nghệ thông tin” là nói đến hoạt động ứng dụng các thành tựu vào phục vụ thực tiễn.
Cho rằng “công nghệ thông tin”, “tin học” là một hoặc một tập hợp các kỹ năng.
Phổ biến nhất là nhầm lẫn với kỹ năng sử dụng máy tính, internet và các thiết bị văn phòng.
Ở một số trường đào tạo, học viện có các chuyên đề dạy cho học viên, thậm chí có cả những chuyên đề nghiên cứu về “kỹ năng ứng dụng công nghệ tin học”, “kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin”[4]. Cách hiểu và sử dụng thuật ngữ này là chưa chính xác.
“Ứng dụng công nghệ thông tin” là một hoạt động mang tính chiến lược, nó là một kế hoạch mang tính tổng thể, liên quan đến nhiều đối tượng chứ không phải là một hay một vài kỹ năng riêng lẻ do một cá nhân thực hiện. Ngành khoa học “tin học” lại càng không thể được phản ánh như một kỹ năng.
Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin đối với đời sống
Công nghệ thông tin đóng một vai trò vô cùng to lớn trong sự phát triển của văn minh nhân loại. Cùng điểm lại các cuộc cách mạng công nghiệp trong lịch sử loài người để thấy điều đó:
- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất (từ 1784) xảy ra khi loài người phát minh động cơ hơi nước, tác động trực tiếp đến các ngành nghề như dệt may, chế tạo cơ khí, giao thông vận tải. Động cơ hơi nước được đưa vào ôtô, tàu hỏa, tàu thủy, mở ra một kỷ nguyên mới trong lịch sử nhân loại.
- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai (từ 1870) đến khi loài người phát minh ra động cơ điện, mang lại cuộc sống văn minh, năng suất tăng nhiều lần so với động cơ hơi nước.
- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ 1969) xuất hiện khi con người phát minh ra bóng bán dẫn, điện tử, kết nối thế giới liên lạc được với nhau. Vệ tinh, máy bay, máy tính, điện thoại, Internet… là những công nghệ hiện nay chúng ta thụ hưởng là từ cuộc cách mạng này.
- Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm 2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số.[5]
Công nghệ thông tin nằm trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3, sau khi công nghiệp điện tử và máy tính phát triển đến một mức độ nhất định. Đầu những năm 90, khi internet xuất hiện bắt đầu xuất hiện xu hướng toàn cầu hóa, các quốc gia hướng tới một nền kinh tế tri thức thì thông tin dần trở thành trọng tâm của xu hướng này. Chúng ta đã chứng kiến sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin từ đầu thế kỷ 21 có sức ảnh hưởng lớn như thế nào đến sự phát triển của thế giới. Thông tin giờ đây trở thành yếu tố quyết định tất cả mọi mặt của đời sống xã hội và khoa học kỹ thuật.
Công nghệ thông tin chính là bước đệm, là cầu nối giữa cuộc cách mạng 3.0 và 4.0 bởi công nghệ kỹ thuật số và trí tuệ nhân tạo cũng được phát triển dựa trên nền tảng của thông tin.
2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng được không? ứng dụng như thế nào?
Ở đâu có thông tin thì con người đều tìm ra giải pháp ứng dụng công nghệ. Hoạt động công chứng bản chất cũng là hoạt động thu thập và khai thác thông tin và không phải là ngoại lệ. Ta có thể thấy những thay đổi về công nghệ trong hoạt động công chứng khi nhìn lại lịch sử công chứng thế giới:
Từ việc viết bằng bút lông đến viết bằng bút máy đã là một bước tiến, rồi đến máy chữ, máy in, máy tính. Từ thông tin truyền miệng, tín hiệu thủ công đến thông tin được mã hóa, số hóa, truyền tải tốc độ cao. Từ thông tin một chiều đến thông tin đa chiều. Từ lưu trữ bản cứng đến lưu trữ bằng dữ liệu điện tử, điện toán đám mây. Từ xác nhận bằng chữ ký, con dấu truyền thống đến xác nhận bằng chữ ký số, chữ ký điện tử. Từ công chứng trực tiếp đến công chứng điện tử. Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng có thể làm thay đổi hoàn toàn diện mạo và cách thức của hoạt động công chứng, nâng hiệu quả công việc và độ an toàn lên rất nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách về không gian và thời gian.
Tùy vào điều kiện kinh tế, hành lang pháp lý, năng lực và nhận thức của con người mà ở các nước khác nhau thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng ở các mức độ khác nhau.
- Ở những nơi được coi là chậm phát triển thì hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin ở mức đơn giản như soạn thảo và in ấn văn bản.
- Ở mức độ cao hơn, các cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin nhằm hỗ trợ cho công chứng viên.
- Cao hơn nữa là sự liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau, giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan quản lý, giữa địa phương này với địa phương khác; số hóa các thông tin lưu trữ…
- Ở các nước phát triển, công nghệ thông tin được ứng dụng không chỉ trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu, đối chứng mà còn được ứng dụng vào việc xác thực, chứng nhận của công chứng viên. Hoạt động giao kết hợp đồng và công chứng được thực hiện hoàn toàn trên thiết bị số, không dùng đến giấy tờ (công chứng điện tử). Tuy nhiên, hoạt động công chứng điện tử hiện nay còn khá mới mẻ và mới chỉ ứng dụng trong một số loại giao dịch nhất định, tại một số quốc gia hoặc địa phương hạn chế vì nó đòi hỏi sự tương đồng về khung pháp lý cũng như giải pháp công nghệ.
Xu hướng chung ở tất cả mọi nơi là công nghệ thông tin đang được ứng dụng nhiều hơn với phạm vi sâu, rộng hơn và triệt để hơn vào hoạt động công chứng.
Nhìn vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và của công chứng viên thì CNTT có thể được ứng dụng vào nhiều hoạt động khác nhau:
- Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng.
- Ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (trong nội bộ và cả ra ngoài tổ chức hành nghề công chứng).
- Ứng dụng vào việc xử lý thông tin (soạn thảo, so sánh, đối chiếu…).
- Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin (cơ sở dữ liệu công chứng, các cơ sở dữ liệu tự lập trong nội bộ tổ chức hành nghề công chứng).
- Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin (tra cứu văn bản pháp luật, thông tin dữ liệu ngăn chặn…).
- Ứng dụng vào việc xác thực thông tin.
Không chỉ trong hoạt động nghiệp vụ, công nghệ thông tin còn có thể ứng dụng vào hoạt động quản lý như kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự…
3. Các nước phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng như thế nào?
E-Notary (công chứng điện tử) đã được áp dụng tại Mỹ, các nước châu Âu và một số nước có nền kinh tế phát triển khác.
Công chứng điện tử lần đầu tiên chính thức được áp dụng là ngày 1 tháng 7 năm 2012 tại bang Virginia – Mỹ thông qua công nghệ video trực tuyến. Sau đó thì lần lượt nhiều bang khác của Mỹ cũng đã thông qua các đạo luật công nhận hình thức công chứng điện tử. Tính đến thời điểm hiện tại, Đến thời điểm hiện tại (năm 2019) đã có 36 bang của Mỹ có đạo luật về công chứng điện tử hoặc công chứng từ xa[6].
Tại Châu Âu, công chứng điện tử cũng đã được triển khai ở nhiều nước như Pháp, Đức, Italia, Tây Ban Nha, Malta…và phạm vi của công chứng điện tử đã vượt ra khỏi phạm vi 1 quốc gia. Tháng 7/2016, liên minh Châu Âu chính thức áp dụng một nền tảng chữ ký số dùng chung, điều này cho phép thực hiện công chứng ở các quốc gia khác nhau và giá trị sử dụng được công nhận ở các quốc gia thành viên mà không cần thông qua các hoạt động hợp thức hóa ở mỗi quốc gia. Hội đồng công chứng của Liên minh châu Âu, được gọi là CNUE đã đưa ra nhiều sáng kiến và thiết lập được mạng lưới thông tin công chứng rộng lớn tại Liên minh Châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng như:
- Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối các dữ liệu quốc gia về các điều khoản của di chúc cuối cùng ở cấp độ châu Âu. Mạng lưới này cho phép tìm và xác định càng sớm càng tốt bản di chúc cuối cùng được thực hiện bởi một công dân châu Âu; cũng là sự kết nối của các giấy chứng nhận đăng ký bất động sản châu Âu. Trang web cũng cung cấp thông tin về cách đăng ký và tìm kiếm di chúc ở các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu.
- Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời các câu hỏi thực tế của các công chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia.
- Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới ở châu Âu bằng cách thiết lập một nền tảng làm việc hợp tác trong một môi trường an toàn giữa hai công chứng viên từ hai quốc gia khác nhau cùng giải quyết một vấn đề xuyên biên giới[7].
Để thực hiện được công chứng điện tử, đặc biệt là ở các nước trong hệ thống công chứng nội dung như Pháp, Đức, Ý, Bỉ… thì đòi hỏi hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở pháp lý tương đối hoàn chỉnh và đồng bộ. Công chứng viên có thể tiếp cận một hệ thống cơ sở dữ liệu đồ sộ để có được những thông tin cần thiết, từ thông tin đăng ký về nhân thân cho đến tài sản, thuế… với một quy trình chặt chẽ, bảo mật cao. Công chứng viên có thể thực hiện toàn bộ các công đoạn từ chứng nhận giao dịch đến nộp thuế, đăng ký sang tên chủ sở hữu như một chu trình khép kín. Toàn bộ chu trình này không cần sử dụng đến văn bản giấy mà được thực hiện trên không gian mạng và xác thực bằng chữ ký điện tử. Có thể nói công chứng điện tử đòi hỏi phải gắn với nền tảng chính phủ điện tử mà điều này thì chỉ một số ít các nước có thể thực hiện được.
Hiện tại, công chứng theo phương thức truyền thống vẫn được sử dụng song song và vẫn là cách thức công chứng phổ biến, nhưng nó được tối ưu hóa quy trình và thao tác nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin. Với sự hỗ trợ tối đa của hệ thống cơ sở dữ liệu rất chi tiết thì công chứng viên chỉ tập chung chủ yếu vào việc xác nhận ý chí và hành vi của các chủ thể mà không phải quá bận tâm vào việc xác thực hồ sơ, giấy tờ thật hay giả. Hồ sơ công chứng được số hóa và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Các chứng cứ điện tử cũng được pháp luật phân loại và công nhận giá trị.
4. Tình hình ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng tại Việt Nam hiện nay ra sao? ở mức độ nào?
Luật Công nghệ thông tin 2006, tại Điều 5 quy định về chính sách của Nhà nước về ứng dụng và phát triển CNTT như sau:
“1. Ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển kinh tế – xã hội và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
- Tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh; thúc đẩy công nghiệp công nghệ thông tin phát triển thành ngành kinh tế trọng điểm, đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa và xuất khẩu.
- Khuyến khích đầu tư cho lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Ưu tiên dành một khoản ngân sách nhà nước để ứng dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực thiết yếu, tạo lập nền công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin.
- Tạo điều kiện thuận lợi để phát triển cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia.
- Có chính sách ưu đãi để tổ chức, cá nhân có hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đối với nông nghiệp; nông thôn, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo; người dân tộc thiểu số, người tàn tật, người có hoàn cảnh khó khăn.
- Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin.
- Tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế; khuyến khích hợp tác với tổ chức, cá nhân Việt Nam ở nước ngoài trong lĩnh vực công nghệ thông tin.”
Có thể thấy rất nhiều nội dung khuyến khích ứng dụng CNTT, thế nhưng Luật Công chứng 2006 thì không có bất kỳ nội dung nào liên quan đến việc ứng dụng thông tin.
Mặc dù vậy, từ ngay sau khi Luật Công chứng 2006 có hiệu lực thì trên cơ sở sự hỗ trợ của nước ngoài, Bộ Tư pháp cũng đã triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm cho một số tổ chức hành nghề công chứng (phần mềm Master). Tuy nhiên, với hạ tầng công nghệ thông tin lúc đó, phần mềm này gần như chỉ hoạt động đơn lẻ chứ chưa có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu. Nó cũng bộc lộ khá nhiều hạn chế do được viết trên nền tảng công nghệ cũ.
Tại Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, các Sở Tư pháp cũng đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng một cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng để giải quyết một số vấn đề cấp bách nhất, đó là hạn chế tình trạng tài sản bị giao dịch nhiều lần, tài sản bị ngăn chặn giao dịch nhưng vẫn được công chứng, đồng thời cần có một công cụ để hỗ trợ phục vụ công tác quản lý, vì vậy hệ thống dữ liệu về thông tin tài sản bị ngăn chặn và thông tin công chứng đã bước đầu được tạo lập. Tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở dữ liệu được xây dựng trên môi trường mạng diện rộng với nền tảng web, cho phép các tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp khai thác dưới sự quản lý và giám sát của Sở Tư pháp. Ở Hải Phòng thì việc này được tiến hành khá thủ công, các tổ chức hành nghề công chứng không trực tiếp khai thác được mà phải thông qua Sở Tư pháp dưới hình thức yêu cầu bằng văn bản.
Các cơ sở dữ liệu này cho đến nay vẫn hoạt động (tại Hà Nội là Uchi, TPHCM là CENM) và phát huy hiệu quả tích cực. Cơ sở dữ liệu Uchi tính đến ngày 24/10/2019 đã lưu trữ khoảng hơn 18.000 thông tin tài sản bị ngăn chặn, giúp ngăn ngừa đáng kể rủi ro pháp lý cho CCV và các tổ chức hành nghề công chứng.
Luật Công chứng 2014 ra đời đã có 3 điều luật đề cập đến vấn đề này, Điều 32 quy định về quyền của tổ chức hành nghề công chứng được sử dụng CSDL công chứng; Điều 33 quy định nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng chia sẻ một số thông tin về nguồn gốc tài sản và giao dịch để đưa vào CSDL công chứng; Điều 62 quy định về CSDL công chứng. Nhưng có lẽ đây cũng chỉ là cơ sở pháp lý bước đầu. Nghiên cứu các quy định này thì thấy còn rất sơ sài và còn nhiều bất cập. Điều quan trọng nhất là Luật Công chứng vẫn chưa thừa nhận bất kỳ loại chứng cứ nào khác ngoài các loại giấy tờ trong hồ sơ công chứng. CSDL công chứng mặc dù được nhắc đến nhưng Luật Công chứng không hề đề cập đến ý nghĩa pháp lý của nó ra sao, cơ chế tạo lập, khai thác như thế nào.
Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng UCHI tại Hà Nội và CENM tại TPHCM cũng bộc lộ những hạn chế, đặc biệt là về vấn đề bảo mật, chắc chắn là cần phải đánh giá lại một cách tổng thể nhằm khắc phục những hạn chế này.
Các hoạt động ứng dụng CNTT trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam hiện nay là:
- Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin và giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, các ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu.
- Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn bản bằng MS Office.
- Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin: Tra cứu văn bản pháp luật từ internet hoặc dữ liệu offline, tra cứu dữ liệu ngăn chặn từ cơ sở dữ liệu công chứng (chưa phổ biến), tra cứu dữ liệu về mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống và lưu trữ – ở một số ít tổ chức hành nghề công chứng).
- Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi công văn, thư tín (Chủ yếu vẫn bằng MS Office).
- Ứng dụng vào các hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, một số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm kế toán máy).
Như vậy, có thể nhận xét rằng, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động công chứng tại Việt Nam mới chỉ ở mức độ sơ khai, bắt đầu có chủ trương và ý tưởng chứ chưa thực sự có một kế hoạch và chiến lược cụ thể. Ứng dụng CNTT chỉ được thực hiện một cách manh mún tùy vào khả năng của từng tổ chức hành nghề công chứng.
5. Với thực trạng hiện nay thì ứng dụng CNTT như thế nào là phù hợp và đạt hiệu quả?
Chắc chắn là muốn áp dụng CNTT vào lĩnh vực công chứng có hiệu quả thì cần phải có cơ sở pháp lý phù hợp hơn. Tuy nhiên, trước tiên cũng cần xác định rõ nhu cầu trên cơ sở những gì hiện có.
Thứ nhất: Ưu tiên bảo đảm an toàn cho giao dịch thì nguồn thông tin cung cấp cho công chứng viên cần được tạo điều kiện hỗ trợ tối đa. Công chứng viên cần phải tiếp cận được các cơ sở dữ liệu cơ bản, có liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng như cơ sở dữ liệu về dân cư, cơ sở dữ liệu về hộ tịch, cơ sở dữ liệu về cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, cơ sở dữ liệu về đăng ký giao dịch bảo đảm, cơ sở dữ liệu về giao dịch công chứng… Việc cho phép công chứng viên tiếp cận các cơ sở dữ liệu này sẽ loại bỏ gần như hoàn toàn vấn nạn làm giả giấy tờ, đồng thời giảm thiểu được hầu hết các thủ tục xin trích lục, xác minh thông tin, rút ngắn thời gian công chứng, tiết kiệm được rất nhiều chi phí và công sức cho người dân, giảm tải cho cơ quan hành chính nhà nước…Tuy nhiên, ngành công chứng không thể có đủ thẩm quyền và khả năng xây dựng, lưu trữ, cập nhật toàn bộ những dữ liệu này, vì thế chắc chắn cần một cơ chế phối hợp, chia sẻ, khai thác một cách hợp lý giữa các cơ quan quản lý nhà nước.
Thứ hai: Nhằm bảo mật thông tin thì cơ chế pháp lý cho việc thu thập và sử dụng dữ liệu cần phải được xây dựng một cách chặt chẽ, khoa học và thống nhất trên phạm vi cả nước, đồng bộ với các văn bản pháp luật hiện hành. Không chỉ có Luật Công chứng là văn bản chuyên ngành trực tiếp quy định về việc giứ bí mật về nội dung công chứng[8], Hiến Pháp 2013 và nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác như: Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015, Luật An toàn thông tin mạng năm 2015, Luật thống kê năm 2015, Luật căn cước công dân năm 2014, Luật trẻ em năm 2016, Bộ luật Hình sự năm 2015, Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 … cũng đều có các quy định cụ thể, góp phần tạo hành lang pháp lý quan trọng cho việc bảo vệ thông tin cá nhân. Thông tin công chứng không thể khai thác tràn lan và tùy tiện như hiện nay mà cần có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý cũng như của chính người sở hữu thông tin đó.
Thứ ba: Nhằm bảo đảm hiệu quả kinh tế và hiệu quả quản lý thì quy trình công chứng hiện nay cần phải có sự thay đổi theo hướng cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào một số công đoạn nhất định, ví dụ việc tiếp nhận yêu cầu công chứng, việc cho phép số hóa dữ liệu lưu trữ, việc giao tiếp bằng văn bản điện tử… Ước tính, nếu pháp luật cho phép số hóa một phần của hồ sơ công chứng lưu trữ thì chi phí cho việc lưu trữ cũng như quản lý hồ sơ lưu trữ tại tổ chức hành nghề có thể cắt giảm tới 50%. Xa hơn, nếu việc lưu trũ hồ sơ công chứng được thực hiện tập trung ở cấp độ quốc gia thì không những giảm thiểu chi phí chung cho hoạt động lưu trữ mà hiệu quả của công tác thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo, thống kê của cơ quan chức năng như các Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp đối với lĩnh vực công chứng sẽ được tăng lên đáng kể.
Thứ tư: Nhằm bảo đảm tính thống nhất và đồng bộ thì cần phải chuẩn hóa hệ thống dữ liệu và giải pháp công nghệ ở cấp độ quốc gia và sẵn sàng kết nối hệ thống trên toàn quốc chứ không phải là theo địa hạt ở từng địa phương như hiện nay. Xác định rằng các tổ chức hành nghề công chứng chỉ trang bị hạ tầng phần cứng đầu cuối, còn cơ sở dữ liệu và giải pháp phần mềm cần phải được đầu tư ở cấp độ quốc gia.
Mặc dù đối với tài sản là bất động sản thì Luật Công chứng quy định về địa hạt, tuy nhiên nguồn rủi ro pháp lý và hoạt động của các đối tượng lừa đảo thì không có địa hạt, do vậy giới hạn cơ sở dữ liệu công chứng ở cấp tỉnh, thành phố không phải là giải pháp hợp lý, tối ưu và phù hợp với nhu cầu hiện nay nếu không muốn nói là nó đang tạo ra sự lãng phí lớn trong việc đầu tư và khai thác.
Thứ năm: Xây dựng chuẩn kiến thức về ứng dụng CNTT trong lĩnh vực công chứng và phổ biến trên toàn quốc. Những kiến thức này phải sát với thực tế công việc hàng ngày của tổ chức hành nghề công chứng chứ không phải kiến thức hàn lâm. Hiện nay, chương trình đào tạo của các trường đại học, học viện liên quan đến lĩnh vực pháp luật và ngành công chứng chưa dành một thời lượng tương xứng cho nội dung ứng dụng công nghệ thông tin.
6. Lời kết
Bộ Chính trị vừa ban hành Nghị quyết về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Với cuộc cách mạng này, trên hết, sự khác biệt chính giữa thế kỷ 21 và trước kia sẽ là tốc độ, khi các công nghệ mới là phi tuyến và phát triển theo cấp số nhân.[9] Ngành công chứng chắc chắn không nằm ngoài chủ trương này. Tuy nhiên, với thực trạng hiên nay thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng còn rất chậm chạp. Không chỉ chậm so với các ngành, lĩnh vực khác mà còn rất chậm so với tốc độ chung của xu thế thời đại. Thực tế này cần phải được thay đổi càng sớm càng tốt, bắt đầu từ chính các lãnh đạo, các cơ quan quản lý và hoạch định chính sách.
Đào Duy An
(Bài đăng trên Tạp chí Dân chủ và Pháp Luật – Ấn phẩm đặc biệt dành cho Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam – Xuất bản 01/2020)
_______________________________________
[1] “Princeton WordNet Search 3.1”
[2] Management in the 1980’s, Harold J. Leavitt and Thomas L. Whisler, Harvard Business Review, 1958-11
[3] Xem nghĩa của từ “Tin học” trong Từ điển tiếng Việt
[4] Xem Lịch học và Chương trình của lớp Đào tạo nghề công chứng khóa 22 năm 2019 – Học viện Tư pháp được công bố tại đại chỉ: http://hocvientuphap.edu.vn/daotao/daotaoccv/Pages/lich-hoc.aspx?ItemID=40
[5] Xem: “Cách mạng công nghiệp lần thứ tư là gì”, tác giả: Lữ Thành Long, Phó chủ tịch VINASA, Chủ tịch MISA; bài đăng trên báo điện tử VNExpress ngày 18/04/2017 (https://vnexpress.net/projects/cach-mang-cong-nghiep-lan-thu-tu-la-gi-3571618/index.html)
[6] https://www.docverify.com/Products/E-Notaries/What-States-Allow-Electronic-Notary
[7] https://www.notaires.fr/en/notaire/notariat-european-union/council-notariats-european-union-cnue
[8] Xem Điểm đ, Khoản 2, Điều 17, Luật Công chứng 2014.
[9]TSKH Trần Quang Thắng, Phó Chủ nhiệm CLB các nhà kinh tế, Viện trưởng Viện Kinh tế và Quản lý TP.HCM: “Cách mạng công nghiệp 4.0: Những lĩnh vực được trông đợi nhất” – Bài đăng trên Báo điện tử Chính phủ ngày 04/10/2019.