Không có quy định nào nói rằng các loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp phải có chữ ký, phải được đóng dấu thì mới là bản chính. Thực tế cho thấy rất nhiều loại giấy tờ được công nhận giá trị pháp lý mà hoàn toàn không có đóng dấu hay chữ ký.

Luật Công chứng 2014 gồm 10 chương, 81 điều. Đọc từ Chương 1 đến hết Chương 9, từ phần định nghĩa về công chứng đến nội dung về quyền, nghĩa vụ của Công chứng viên chúng ta không thể tìm ra bất cứ quy định nào nói về việc chứng thực bản sao. Chỉ đến “Điều khoản thi hành” (Điều 77) thì vấn đề này mới được nhắc đến. Nhìn dưới góc độ kỹ thuật lập pháp thì đã thấy có điều gì đó bất thường. Khi nghiên cứu lại các dự thảo (5 bản dự thảo) mà Ban Soạn thảo trình Quốc hội cũng như quá trình thông qua Luật Công chứng 2014 thì tôi phát hiện ra một số chi tiết khá thú vị, đó là vấn đề chứng thực bản sao đã được đưa vào ngay từ Dự thảo 1, và được quy định tại Điều 17 “quyền và nghĩa vụ của công chứng viên”, thế nhưng đến Dự thảo 2 và Dự thảo 3 thì đã bị bỏ ra ngoài hoàn toàn. Đến Dự thảo thứ 4 thì chứng thực bản sao lại được đưa vào tại Điều 17 giống như Dự thảo 1 và điều đó vẫn được duy trì trong Dự thảo 5 (dự thảo cuối cùng). Việc đưa nội dung chứng thực bản sao vào phần quyền và nghĩa vụ của công chứng viên như các dự thảo 1, 4 và 5 là khoa học, hợp lý. Dự thảo 5 gồm có 79 điều. Tôi không biết Dự thảo 5 có phải là dự thảo cuối cùng được Quốc hội thông qua hay không, hay còn công đoạn chỉnh sửa nào đó, chỉ biết rằng theo công bố trên trang web: http://duthaoonline.quochoi.vn/DuThao/Lists/DT_DUTHAO_LUAT/View_Detail.aspx?ItemID=667&TabIndex=1&LanID=668 thì Dự thảo 5 là bản dự thảo cuối cùng, tuy nhiên khi toàn văn Luật Công chứng chính thức được công bố thì lại có tới 81 điều, nghĩa là nhiều hơn Dự thảo 5 tới 2 điều, cùng với việc thêm 2 điều thì nội dung chứng thực bản sao được đẩy xuống quy định tại Điều 77, trong Chương X “Điều khoản thi hành”. Những thay đổi bất thường này cho thấy rằng, vấn đề chứng thực bản sao là vấn đề có vẻ rất nhạy cảm và có sự nâng lên đặt xuống nhiều lần tại nghị trường. Cái cách mà nó được thể hiện trong Luật cho ta cảm giác rất chông chênh, tạm bợ.

Nhìn lại lịch sử ngành công chứng, các văn bản quy định về công chứng từ Nghị định 45/HĐBT năm 1991, Nghị định 31/CP năm 1996 đến Nghị định 75/2000/NĐ-CP năm 2000 thì đều trao cho Công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao song song với UBND cấp huyện, cấp xã. Đến khi ban hành Luật Công chứng 2006 và Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì công việc này không thuộc thẩm quyền của Công chứng viên nữa. Và đến Luật Công chứng 2014, sau một hồi nâng lên đặt xuống thì nhiệm vụ chứng thực bản sao lại được trả về cho Công chứng viên với cái cách như đã nói ở trên.

Trở lại với những quy định hiện hành về chứng thực bản sao, ta lần lượt phân tích các định nghĩa, khái niệm:

Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”

Để làm rõ quy định này, cần trả lời 3 câu hỏi:

1. Bản chính là gì?

2. Bản sao là gì?

3. Bản chất pháp lý của việc chứng thực ở đây là gì?

BẢN CHÍNH
“Bản Chính” được quy định tại Khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

“Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”

Căn cứ theo quy định này thì ta thấy “bản chính” xuất phát (được tạo ra) từ 2 nguồn:

  • Nguồn thứ nhất là được cấp, cấp lại, đăng ký lại bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
  • Nguồn thứ hai là do cá nhân tự lập và được xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Tưởng chừng đơn giản, nhưng quy định này có khá nhiều vấn đề cần phải làm rõ mà việc làm rõ những vấn đề này lại không hề dễ:

Vấn đề thứ nhất: Thế nào là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền?

Thế nào là cơ quan?

Không thể tìm được một văn bản luật nào định nghĩa về “cơ quan”.  Tra từ điển tiếng Việt thì “cơ quan” có các nghĩa sau:

– Nghĩa 1: “đơn vị trong bộ máy nhà nước hoặc đoàn thể, làm những nhiệm vụ về hành chính, sự nghiệp.”

– Nghĩa 2: “bộ phận của cơ thể, thực hiện một chức năng nhất định.”

Đi tìm sự liên quan thì chúng ta có thể hiểu “cơ quan” theo Nghĩa 1.

Thế nào là tổ chức?

Mặc dù có vô vàn văn bản pháp luật sử dụng thuật ngữ này nhưng đi tìm một định nghĩa pháp lý “tổ chức” là gì thì cũng chưa thấy quy định trong văn bản luật nào cả. Theo Từ điển tiếng Việt thì từ “tổ chức” có nghĩa là: “tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung”.

Thế nào là có thẩm quyền?

Cũng giống như “cơ quan” và “tổ chức”, chỉ có thể tìm thấy nghĩa của từ “thẩm quyền” trong Từ điển tiếng Việt là: “quyền xem xét để kết luận và định đoạt một vấn đề theo pháp luật”.

Như vậy, có thể hiểu như sau: “Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền” là: “đơn vị trong bộ máy nhà nước hoặc đoàn thể, làm những nhiệm vụ về hành chính, sự nghiệp” hoặc “tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung” có “quyền xem xét để kết luận và định đoạt một vấn đề theo pháp luật”.

Nếu như một số văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành có định nghĩa về tổ chức để sử dụng trong khuôn khổ văn bản luật đó

  • Luật Đất đai 2013 quy định tại Điều 5: “Tổ chức trong nước gồm cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức sự nghiệp công lập và tổ chức khác theo quy định của pháp luật về dân sự (sau đây gọi chung là tổ chức);”
  • Luật Doanh nghiệp 2014 quy định tại Điều 4: “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”
  • Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Quản lý và sử dụng con dấu quy định tại Điều 3: “Tổ chức kinh tế quy định tại Nghị định này là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.”

thì Nghị định 23/2015/NĐ-CP lại không có định nghĩa nào về các thuật ngữ, “cơ quan”, “tổ chức”, nên không có sự hạn chế nào về nội hàm của khái niệm. Do đó, có thể hiểu cơ quan, tổ chức như cách đã nêu ở trên, và phạm vi đối tượng thỏa mãn là rất rộng, trong đó đương nhiên bao gồm cả các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, xã hội, nghề nghiệp… miễn là các thực thể này được pháp luật trao quyền để thỏa mãn yếu tố “có thẩm quyền”. Đặc biệt, nghĩa của các thuật ngữ “cơ quan”, “tổ chức” cũng không bị bó hẹp về phạm vi địa lý, tôn giáo, lĩnh vực… do vậy, có thể hiểu nó bao hàm cả các cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài, được thành lập và trao quyền bởi pháp luật của bất cứ quốc gia nào trên thế giới. Cách hiểu này cũng trùng với quan điểm giải đáp của Bộ Tư pháp về các vấn đề trên được đăng trên Báo điện tử Chính phủ: http://baochinhphu.vn/Tra-loi-cong-dan/The-nao-la-co-quan-to-chuc-co-tham-quyen/300168.vgp.

Vấn đề thứ 2: Thế nào là “cấp”?

Xưa nay việc cấp giấy tờ vẫn được hiểu theo tư duy hành chính, một chiều, theo nghĩa tương tự như “cấp phép”, “cấp bằng”… tức là chỉ có 1 chủ thể là cơ quan, tổ chức là người “cấp” và bên được cấp phải là một chủ thể khác. Theo cách hiểu này thì các loại thỏa thuận, văn bản hợp đồng, biên bản … có hai bên giao kết với nhau không phải là các loại văn bản được “cấp”.

Tuy vậy khi tra cứu nghĩa của từ “cấp” trong từ điển tiếng Việt thì nó được giải nghĩa là “giao cho hưởng, giao cho toàn quyền sử dụng”. Nếu hiểu theo đúng nghĩa của từ “cấp” trong từ điển tiếng Việt thì giấy tờ là thỏa thuận, hợp đồng nếu được giao kết bởi chủ thể là cơ quan, tổ chức thì cũng là một loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức đó giao cho bên kia hưởng, sử dụng. Thậm chí các loại hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán cũng không phải là ngoại lệ. Tất nhiên, đối với loại giấy tờ này và một số loại giấy tờ đặc biệt khác, sẽ có những điểm cần lưu ý khi chứng thực bản sao (tôi sẽ nói ở phần sau).

Vấn đề thứ 3: Giấy tờ do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp có đồng nghĩa với việc nó phải có chữ ký, phải được ký tươi, phải được đóng dấu hay không?

Rõ ràng không có quy định nào nói rằng các loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp phải có chữ ký, phải được đóng dấu thì mới là bản chính. Thực tế cho thấy rất nhiều loại giấy tờ được công nhận giá trị pháp lý mà hoàn toàn không có đóng dấu hay chữ ký. Các cơ quan, tổ chức, nhất là cơ quan, tổ chức nước ngoài có nhiều cách khác nhau để khẳng định tính xác thực của giấy tờ mà họ cấp ra, ví dụ sử dụng mã vạch, các dấu hiệu bảo an thông qua in ấn, chất liệu giấy hoặc bằng chíp điện tử… Một số nước như Nhật, Hàn Quốc rất ưa chuộng sử dụng con dấu chữ ký hoặc con dấu biểu tượng thay cho chữ ký cá nhân. Một số quốc gia khác lại chỉ sử dụng chữ ký mà không dùng dấu. Có những quốc gia sử dụng con dấu nổi, dán tem, gắn xi, bấm lỗ để xác thực…v.v. Như vậy, điều kiện quan trọng nhất đó là phải xác định được đúng giấy tờ đó có phải do cơ quan tổ chức có thẩm quyền cấp, và đã được xác thực hay không chứ không phải là nó có được ký, ký tươi hay đóng dấu tươi hay không.

Đối với các giấy tờ do các cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp thì yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự tại Điều 20, Nghị định 23/2015/NĐ-CP là điều bắt buộc và có ý nghĩa quan trọng để khẳng định giá trị pháp lý. Tuy nhiên, còn lại một số ít các giấy tờ của nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hoặc giấy tờ do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp mà không có chữ ký, không được đóng dấu thì việc xác thực các loại giấy tờ này hoàn toàn không dễ dàng và thường là bị từ chối chứng thực bản sao.

Vấn đề thứ 4: Giấy tờ do cá nhân tự lập có “xác nhận” và “đóng dấu” của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì việc “xác nhận” này là chữ ký hay có thể là mã vạch, đóng dấu chữ ký, dấu hiệu in ấn hay xác nhận bằng phương pháp khác? Việc “đóng dấu”  có bắt buộc là con dấu tròn hay có thể là dấu vuông, dấu oval, dấu chức danh?

Cách hiểu thông thường là “xác nhận ”phải có chữ ký tươi của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức. Nhưng thực tế thì cách thức xác nhận và quy cách con dấu qua mỗi thời kỳ lịch sử có sự thay đổi. Ví dụ, dấu vuông mầu xanh, mầu đen được dùng khá phổ biến trước đây trong các cơ quan hành chính. Ngày nay, dấu tròn mầu đỏ được dùng phổ biến, nhưng việc xác nhận không phải lúc nào cũng bằng việc ký và đóng dấu.

Quy định tại Nghị Định 23/2015/NĐ-CP là chưa đủ chi tiết, cũng không đủ khai quát để có thể xác định chính xác các dấu hiệu của “bản chính”. Không có quy định việc “xác nhận” phải có chữ ký mà chỉ quy định giấy tờ phải được đóng dấu. Rất khó hiểu là: cùng là “bản chính”, nhưng nếu là ở trường hợp giấy tờ được “cấp” thì lại không có bắt buộc phải đóng dấu, còn trường hợp giấy tờ được “xác nhận” thì lại phải có đóng dấu. Có thể nói quy định này rất khó hiểu và không tuân theo một cơ sở khoa học hay quy luật nào cả. Điều này đang tạo ra nhiều khó khăn và lúng túng khi áp dụng. Ngay cả các công chứng viên giầu kinh nghiệm cũng thấy rất mệt mỏi chứ chưa nói đến các công chức tư pháp cấp xã.

BẢN SAO

Theo từ điển tiếng Việt thì “bản sao” có nghĩa là “văn bản sao lại y nguyên bản gốc”

Hiểu theo giải nghĩa này thì bản sao có mấy đặc điểm sau:

Thứ nhất: Bản sao phải là văn bản, không phải là một dạng biểu hiện nào khác. Như vậy nó phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

  • Là “bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại” hoặc
  • Là chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn[1]

Thứ hai: Nó được sao lại y nguyên bản gốc. Việc sao lại y nguyên này được hiểu là nội dung của bản gốc được phản ánh lại chính xác ở một đối tượng khác.

Với những đặc điểm này, ta có thể hiểu rằng về mặt hình thức:

  • Bản sao là văn bản nhưng không nhất thiết phải là bản giấy,
  • Nó có thể được viết hoặc được in, miễn là nó chứa đựng nội dung mang ý nghĩa trọn vẹn từ bản gốc.

Cũng trong Từ điển tiếng Việt thì “bản gốc” có nghĩa là “bản xuất hiện đầu tiên, là cơ sở để sửa chữa hoặc để lập ra các bản sao”. Tuy nhiên, không có giới hạn nào về hình thức của bản gốc, tức là bản gốc có thể chứa đựng nội dung văn bản nhưng không nhất thiết nó phải là một văn bản, không nhất thiết nó phải được tạo lập bằng cách viết, in hay tương tự như vậy. Bản gốc có thể là bản giấy được viết, in ấn, cũng có thể là âm thanh, lời nói, hoặc một dạng truyền tải thông tin nào đó.

Từ những phân tích nêu trên, ta có thể kết luận, đối đượng được “sao” là thông tin, là nội dung chứ không phải là cách thức chứa đựng nó.

Nghị định 79/2007/NĐ-CP định nghĩa tại Khoản 2, Điều 2:

“Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính;

So với giải nghĩa thông thường của Từ điển tiếng Việt, Nghị định 79/2007/NĐ-CP có những điểm giống và khác như sau

Điểm giống:

Thứ nhất: Bản sao phải là một văn bản: cho dù là bản chụp, bản in, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay mà có nội dung thì đều thỏa mãn yếu tố là một văn bản.

Thứ hai: Hình thức của bản sao không bó hẹp ở cách thức, chất liệu chứa đựng văn bản đó. Tất nhiên, chụp, in, đánh máy hay viết tay thì thông thường sẽ được hiểu là văn bản thể hiện trên giấy, nhưng với nội hàm của định nghĩa này thì bản sao cũng có thể được thể hiện trên bất cứ chất liệu gì khác, từ miếng da bò, cánh cửa, thân cây, bức tường hay vách đá…

Điểm khác:

Thứ nhất: Về mặt hình thức, cách thức tạo ra bản sao: đã có thêm bản chụp, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính.

“Chụp”: được giải nghĩa là “ghi lại nhanh hình ảnh bằng máy ảnh”[2]. Như vậy cách thức thể hiện bản chụp khá đa dạng. Bản chụp có thể được thể hiện theo các hình thức sau:

  • Dưới dạng film, âm bản hoặc dương bản;
  • Dưới dạng dữ liệu điện tử (file ảnh) trên máy ảnh hoặc trên máy tính;
  • Dưới dạng bản giấy sau khi đã được phóng ra từ film;
  • Dưới dạng bản in sau khi đã được in từ dữ liệu điện tử.

“Đánh máy”: được giải nghĩa là “in chữ trên giấy bằng máy chữ; đánh máy chữ hoặc đánh máy tính (nói tắt)”[3]. Như vậy, bản đánh máy được hiểu là văn bản trên giấy;

“Đánh máy vi tính”: không có giải nghĩa về thuật ngữ này, nhưng có thể hiểu rằng bản đánh máy vi tính là việc tạo ra văn bản từ máy vi tính. Tuy nhiên, khi văn bản được tạo ra bằng máy vi tính thì có nhiều cách thức để chứa đựng nó. Tương tự như bản chụp, văn bản tạo ra bằng máy vi tính có thể được in ra trên giấy hoặc trên chất liệu khác, hoặc lưu trữ dưới dạng file điện tử.

Thứ hai: Về mặt nội dung: nội dung của bản sao được sao từ “sổ gốc” và từ “bản chính” thay vì từ “bản gốc”. Nghị định 79/2007/NĐ-CP định nghĩa về “bản chính” và “sổ gốc” như sau:

“Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao;

“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp;

Đến đây, chúng ta thấy xuất hiện 3 thuật ngữ chỉ về các đối tượng là căn cứ để đối chiếu bản sao, đó là: “bản gốc”, “bản chính” và “sổ gốc”.

Khái niệm “bản gốc” không có trong Nghị định 79/2007/NĐ-CP. Cùng là cơ sở để đối chiếu với bản sao nhưng vì sao Nghị định này không sử dụng thuật ngữ “bản gốc” mà lại là “bản chính” và “sổ gốc”?

So sánh các thuật ngữ này với nhau, có thể thấy một số điểm khác biệt như sau:

“Bản gốc” là bản XUẤT HIỆN lần đầu tiên, còn “bản chính” là bản được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền CẤP lần đầu tiên. Như vậy, bản xuất hiện lần đầu tiên không hẳn đã được cấp cho chủ thể nào đó. Bản được cấp lần đầu có thể được sao từ bản gốc hoặc có nội dung giống như bản gốc. Bản chính cũng có thể là bản gốc nếu nó vừa xuất hiện lần đầu tiên, lại vừa được cấp lần đầu tiên. Trong các cơ quan hành chính thì bản gốc thường có 1 bản duy nhất và được lưu tại bộ phận văn thư, hoặc lưu trữ của cơ quan, còn bản được cấp ra ngoài được gọi là bản chính.

“Sổ gốc” được lập ra khi cấp bản chính và có thông tin ghi đầy đủ nội dung như bản chính. Như vậy, về nội dung thì sổ gốc và bản chính là thống nhất với nhau.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP định nghĩa tại Khoản 6, Điều 2:

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Cách định nghĩa này có những điểm khác so với so với cách định nghĩa trong Nghị định 79/2007/NĐ-CP như sau:

Thứ nhất: Mặc dù bản sao vẫn phải là một văn bản nhưng nó đã được cụ thể hóa về mặt hình thức dưới hai dạng là bản chụp và bản đánh máy. Các loại văn bản viết tay hoặc hình thành bằng cách khác sẽ không được chấp nhận.

Thứ hai: Về mặt nội dung, chỉ chấp nhận:

  1. Bản chụp từ bản chính
  2. Bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Như vậy, sẽ có một số trường hợp trước đây được coi là bản sao nhưng theo quy định mới tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì sẽ không phải là bản sao, ví dụ:

  • Bản viết tay có nội dung đúng với bản chính;
  • Bản viết tay có nội dung đúng với sổ gốc;
  • Bản đánh máy có nội dung đúng với bản chính.

Mặc dù đã cụ thể hóa chi tiết hơn, nhưng cách định nghĩa về bản sao vẫn còn khá nhiều câu hỏi chưa có lời giải đáp như:

  • Bản chụp là gì? Nếu theo từ điển tiếng Việt thì bản chụp được hiểu là bản ghi lại hình ảnh của bản chính bằng máy ảnh. Tuy nhiên cách thức lưu trữ hình ảnh của máy ảnh hiện nay rất đa dạng, vậy thì bản chụp bằng máy ảnh được lưu trữ dưới dạng film, dạng file điện tử hoặc các dạng lưu trữ thông tin khác không phải là bản giấy thì có được coi là bản sao hay không? Hình ảnh được sao chép từ máy photocopy, máy scan, máy điện thoại smartphone, máy quay phim thì có được coi là bản chụp hay không?
  • Bản chụp từ bản chính nhưng không thể hiện đầy đủ toàn bộ 100% nội dung của bản chính thì có được coi là bản sao hay không? Thực tế cho thấy nhiều loại giấy tờ mà bản chụp không thể hiện được hết nội dung của bản chính hoặc thể hiện không chính xác, ví dụ:
      • Các nội dung thể hiện bằng nhiều mầu sắc nhưng chỉ được chụp lại bằng hình ảnh đen trắng;
      • Các nội dung không thể sao chụp như con dấu nổi, nội dung in chìm trong các giấy tờ mà không thể chụp lại toàn bộ được.
      • Các giấy tờ có gắn chíp điện tử, mã từ, mã vạch có chứa thông tin…
      • Bản đánh máy nhưng không lưu trữ dưới dạng bản giấy hoặc không đầy đủ 100% thông tin từ sổ gốc (ví dự các bản trích lục thông tin hộ) thì chiểu theo quy định của pháp luật có coi là bản sao hợp pháp hay không?

Việc một văn bản pháp luật định nghĩa lại một thuật ngữ để sử dụng trong phạm vi điều chỉnh của văn bản đó là bình thường và diễn ra phổ biến. Việc văn bản ra sau định nghĩa một thuật ngữ khác với văn bản ra trước cũng là điều bình thường. Tuy nhiên, định nghĩa theo phương pháp liệt kê mà không theo những đặc tính hay quy luật khoa học, logic thì sẽ luôn dẫn đến tình trạng định nghĩa bị thiếu, thừa hoặc bỏ sót các đối tượng tương tự hoặc có liên quan, gây nhầm lẫn hoặc gây khó khăn cho việc thực thi.

Rõ ràng, không chỉ có bản chính mà việc xác định thế nào là một bản sao theo đúng quy định đôi khi cũng không dễ dàng. Với thời gian và tốc độ xử lý nhanh, khối lượng công việc lớn thì công chứng viên có thể vô tình vi phạm quy định của pháp luật về chứng thực bản sao, đồng thời đối mặt với những rủi ro pháp lý bất cứ lúc nào.

Ý NGHĨA CỦA VIỆC CHỨNG THỰC BẢN SAO VÀ MỘT SỐ LƯU Ý KHI CHỨNG THỰC BẢN SAO

Làm rõ những vấn đề này thì đầu tiên ta cùng trả lời câu hỏi: “tại sao tôi lại phải chứng thực bản sao? Chứng thực bản sao để làm gì?”

Thông thường, với người dân, mỗi khi cần nộp hồ sơ cho một cơ quan, tổ chức nào đó thì sẽ được yêu cầu nộp bản sao có công chứng (thực ra là bản sao được chứng thực) đối với một số loại giấy tờ nhất định. Đa số mọi người sẽ hiểu một cách nôm na rằng:

– Bản sao có chứng thực thì có giá trị hơn bản photocopy;

– Bản sao có chứng thực có thể thay cho bản chính;

– Bản sao có chứng thực dùng thay cho bản chính nhưng chỉ có giá trị trong vòng 6 tháng;

Những cách hiểu này không sai, nhưng sự phổ biến của nó dẫn đến việc người ta không chú ý đến ý nghĩa đích thực của bản sao có chứng thực là gì.

Nhìn dưới góc độ pháp lý, hoạt động chứng thực bản sao là để chứng minh tính xác thực của bản sao so với bản chính. Bản sao được chứng thực là một loại chứng cứ để chứng minh rằng đã có một bản chính với nội dung như vậy tồn tại. Loại chứng cứ này được tạo lập bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để sử dụng trong các giao dịch dân sự, thương mại và sử dụng trong quá trình tiến hành các thủ tục hành chính.

Thực tế cũng cho thấy rằng khi nói đến việc chứng thực bản sao thì người ta thường quan tâm đến ý nghĩa và giá trị pháp lý của bản sao hơn là để ý đến tính xác thực của bản chính. Mối quan tâm đầu tiên bao giờ cũng là “bản sao này có đúng với bản chính hay không” chứ ít khi là “bản chính là gì, có hợp pháp hay không?”. Chính vì vậy, không ít người lập luận rằng có thể chứng thực bản sao đối với bản sao giấy khai sinh bởi vì trong trường hợp này bản sao giấy khai sinh có thể là bản chính; bởi vì khi photocopy ra thì bản photocopy nó cũng có chữ “bản sao”, nghĩa là phản ánh đầy đủ nội dung của văn bản đã dùng để chụp ra nó. Cá nhân tôi chứng kiến một số công chứng viên lập luận như vậy và rất tự tin chứng thực bản sao đối với bản sao giấy khai sinh do UBND cấp.

Tuy nhiên, nếu chú ý đến định nghĩa “bản chính” và xem xét một cách đầy đủ về hoạt động chứng thực bản sao thì chúng ta sẽ thấy rằng quan điểm đó là không chính xác. Chứng thực bản sao không chỉ là khẳng định tính xác thực của bản sao so với bản chính mà còn phải khẳng định được tính xác thực, hợp pháp của bản chính. Nếu như bản sao là đúng với bản đã dùng để chụp ra nó, nhưng bản đã dùng để chụp ra bản sao lại không đáp ứng được các điều kiện của một bản chính theo quy định của pháp luật thì bản sao sẽ không thể đảm bảo được tính xác thực và giá trị chứng cứ.

Có thể tóm tắt quá trình chứng thực bản sao gồm 2 bước

Bước 1: Kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của bản chính.

Bước 2: Kiểm tra tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Với sự hỗ trợ của máy photocopy thì Bước 2 đã trở nên rất đơn giản, và chẳng cần phải đòi hỏi chuyên môn gì ngoài việc đưa bản chính vào để photocopy ra cái bản sao, sau đó thì ký, đóng dấu.

Như vậy, chúng ta sẽ thấy rằng, điểm mấu chốt trong hoạt động chứng thực bản sao nằm ở Bước 1. Mọi thử thách đối với chuyên môn, nghiệp vụ của công chứng viên đều tập trung vào giải quyết những vấn đề thuộc Bước 1, và nó thường bao gồm những vấn đề sau:

  • Văn bản này có được coi là bản chính hay không?
  • Nếu là bản chính thì văn bản này có đủ điều kiện để làm căn cứ chứng thực các bản được sao ra từ đó hay không?
  • Trong một khối tài liệu hỗn hợp thì đâu mới là bản chính?

Để làm rõ vấn đề (1), (2) thì như ở phần đầu bài viết đã phân tích khá rõ, chúng ta có thể xác định được bản chính nếu nó là một văn bản riêng lẻ. Tuy nhiên với vấn đề (3) thì không phải lúc nào cũng dễ dàng. Ví dụ: văn bản công chứng bản dịch có thành phần gồm 3 trang là: trang photo bản chính, trang bản dịch và trang lời chứng; cả 3 trang này được đóng dấu giáp lai, như vậy thì văn bản gồm 3 trang này có thể trở thành bản chính để chứng thực bản sao được không? Hoặc: Hồ sơ kiểm toán gồm văn bản có đóng dấu của cơ quan kiểm toán và phần văn bản có đóng dấu của doanh nghiệp được kiểm toán, cả 2 văn bản này được đóng dấu giáp lai và đóng thành quyển, vậy thì đâu mới là bản chính?

Để làm rõ vấn đề 3, cần lưu ý 2 yếu tố sau:

Thứ nhất: Xem xét kỹ văn bản sẽ sao y và đối chiếu với định nghĩa về bản chính quy định tại Khoản 5, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP: ““Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.” Ví dụ khi so sánh bản dịch với định nghĩa về bản chính thì chúng ta có thể thấy ngay rằng bản dịch không thỏa mãn các yếu tố của bản chính theo quy định. Cần phải nói thêm rằng, nhiều công chứng viên đang có sự nhầm lẫn về phạm vi các văn bản được coi là bản chính để chứng thực bản sao. Rất nhiều công chứng viên hiểu rằng có thể sao y bất kể văn bản nào có chữ ký và được đóng dấu, ngoại trừ các văn bản được liệt kê tại Điều 22, Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trên thực tế, các văn bản được liệt kê tại Điều 22 đều đã thỏa mãn yếu tố của “bản chính” nhưng là trường hợp bị loại trừ (bị cấm) chứng thực bản sao. Như vậy, ngoài các văn bản quy định tại Điều 22 nói trên thì các văn bản không thỏa mãn yếu tố của “bản chính” cũng không thể chứng thực bản sao được – bản dịch là một loại văn bản thuộc đối tượng này.

Thứ hai: Xác định rõ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành văn bản là cơ quan nào, từ đó xác định rõ phạm vi của văn bản sẽ chứng thực bản sao đến đâu. Ví dụ: Một bản báo cáo tài chính được kiểm toán thì sẽ bao gồm con dấu, chữ ký của tổ chức lập báo cáo và xác nhận của cơ quan kiểm toán. Như vậy, nếu văn bản này được giáp lai thì con dấu giáp lai phải là của cơ quan kiểm toán. Rất nhiều doanh nghiệp khi yêu cầu chứng thực các hồ sơ để tham gia đấu thầu đã gian lận bằng cách thay đổi số liệu trong phần báo cáo tài chính sau đó gộp với phần xác nhận của cơ quan kiểm toán rồi đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp. Điều đáng nói là những hồ sơ dạng này được công chứng viên chứng thực bản sao khá phổ biến; việc sử dụng những bản sao này có thể gây ra thiệt hại cho các bên có liên quan.

TÓM LẠI

Chứng thực bản sao là để khẳng định rằng đã có một bản chính với nội dung như vậy tồn tại tại thời điểm được chứng thực.

Hiểu đúng được bản chất của hoạt động này sẽ giúp cho các chủ thể tiếp nhận và sử dụng bản sao một cách hợp lý, chính xác, đạt hiệu quả và tránh lãng phí.

Công chứng viên cần quan tâm đến tính xác thực, hợp pháp của bản chính trước khi tiên hành chứng thực bản sao để tránh cách hiểu máy móc thiếu chính xác, tránh được những phiền hà cho người yêu cầu chứng thực cũng như tránh những rủi ro pháp lý cho bên thứ ba tiếp nhận bản sao.

____________________________

[1] Xem nghĩa của từ “văn bản” trong Từ điển tiếng Việt thì có 2 nghĩa như sau:

  • Nghĩa 1: bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại
  • Nghĩa 2: chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn

[2] Xem nghĩa của từ “chụp” trong Từ điển tiếng Việt

[3] Xem nghĩa của từ “đánh máy” trong Từ điển tiếng Việt

___________________________