Cởi trói quy định về đối chiếu bản chính khi công chứng giao dịch

Điểm c Khoản 3 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định mức phạt tiền từ 7 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với trường hợp “công chứng khi không kiểm tra, đối chiếu bản chính giấy tờ trong hồ sơ công chứng theo quy định trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch;”. Đây là một mức phạt hành chính khá nặng và làm cho bất kỳ Công chứng viên nào cũng phải cân nhắc trước khi đặt bút ký hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, để tuân thủ được đúng theo quy định này và không bị phạt thì không phải là việc đơn giản, nếu không muốn nói là rất khó khăn.

Khoản 8 Điều 40 và Khoản 3 Điều 41 Luật Công chứng 2014 đều có quy định nội dung sau: “Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.” Theo Khoản 1 được mô tả nêu trên thì các giấy tờ theo quy định cần phải xuất trình bản chính, ngoài phiếu yêu cầu công chứng thì bắt buộc phải gồm có các loại sau:

i) Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

ii) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc iấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

iii) Giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Đối với giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng (mục i, ii) thì việc xuất trình bản chính là bắt buộc và rất cần thiết để chứng minh về nhân thân và quyền sở hữu tài sản của người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng. Tuy nhiên, đối với các giấy tờ liên quan đến hợp đồng giao dịch thì lại khác. Giấy tờ để chứng minh và làm rõ các vấn đề trong hồ sơ công chứng rất đa dạng về chủng loại và không phải lúc nào cũng cần phải có bản chính thì mới có thể chứng minh được các tình tiết trong giao dịch đó. Một ví dụ điển hình là các loại giấy tờ hộ tịch để chứng minh các sự kiện chỉ xảy ra một lần duy nhất như giấy khai sinh, giấy chứng tử… hoàn toàn có thể sử dụng bản sao trích lục, thậm chí là bản sao có chứng thực để thay thế mà vẫn bảo đảm giá trị chứng cứ để chứng minh cho tình tiết, sự kiện đó, ít nhất là nó chứng minh được tại thời điểm cấp bản sao đó thì đã tồn tại một bản chính hợp pháp với đúng nội dung như vậy. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần sự khẳng định đó là đủ chứng minh cho các tình tiết của giao dịch theo đúng logic và bảo đảm tính khách quan. Thế nhưng, với cách quy định của Luật Công chứng hiện nay thì rõ ràng công dân không thể sử dụng các bản sao trích lục, hoặc bản sao có chứng thực giấy khai sinh, giấy chứng tử và nhiều loại giấy tờ khác để chứng minh cho các tình tiết, sự kiện khi giao dịch công chứng. Nếu công chứng viên tuân thủ quy định của Luật Công chứng thì rất nhiều giao dịch sẽ bị ách tắc, không thể thực hiện được đặc biệt là các giao dịch về thừa kế, các giao dịch liên quan đến sở hữu chung của hộ gia đình, những giao dịch đòi hỏi rất nhiều các loại giấy tờ chứng minh mối quan hệ nhân thân mà người dân không thể có được bản chính tại thời điểm công chứng. Nếu công chứng viên không chấp nhận bản sao trích lục hoặc bản sao có chứng thực của giấy khai sinh hay giấy chứng tử thì ngay lập tức gây nên sự phẫn nộ của người dân, họ cảm thấy vô cùng bức xúc vì sự máy móc đó. Rõ ràng sự bức xúc là có lý, bởi việc đi xin được giấy tờ trích lục thôi thì họ đã phải trải qua rất nhiều thủ tục phiền hà rồi, trong khi quy định của pháp luật là bản sao được sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch (Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Đã nhiều lần tôi chứng kiến công dân bức xúc, thậm chỉ chửi bới khi họ chỉ khai nhận thừa kế cuốn sổ tiết kiệm vài chục triệu đồng mà theo hướng dẫn của công chứng viên thì họ phải đi làm lại giấy khai sinh và giấy chứng tử. Đối với giấy khai sinh, việc làm lại bản gốc là cực kỳ phức tạp, còn giấy chứng tử thì thậm chí chẳng ai cấp lại bản gốc.

Cũng đã có ý kiến cho rằng, có thể vận dụng quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nội dung như sau:

“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy có thể sử dụng bản sao trích lục hoặc bản sao được chứng thực thay thế cho bản chính trong các giao dịch công chứng. Lập luận này cho rằng quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là không mâu thuẫn với quy định tại Điều 40 và 41 của Luật Công chứng, do đó không thể coi quy định tại Điều 40 và 41 của Luật Công chứng là trường hợp pháp luật có quy định khác, mặt khác, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời và có hiệu lực sau Luật Công chứng nên việc áp dụng quy định này là phù hợp. Tuy nhiên, cách hiểu này cũng không ổn chút nào, bởi nếu hiểu như vậy thì ngay cả giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu cũng có thể sử dụng bản sao để thay thế tại thời điểm công chứng, điều đó sẽ không bảo đảm tính xác thực và không đủ để công chứng viên khẳng định được quyền sở hữu, sử dụng cũng như nhân thân của người yêu cầu công chứng tại thời điểm công chứng. Mặt khác, rõ ràng theo Khoản 2 Điều 156 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì “trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.” do vậy Luật Công chứng được ưu tiên áp dụng trong trường hợp này.

Từ thực tế hoạt động công chứng cho thấy rằng, không nhất thiết các loại giấy tờ chứng minh lúc nào cũng phải cần đến bản chính. Vì vậy, cần phải có những quy định cởi mở hơn, cho phép công chứng viên sử dụng bản sao một số loại giấy tờ để chứng minh cho các tình tiết của hồ sơ công chứng. Nên để cho công chứng viên được chủ động đánh giá giá trị của các loại chứng cứ chứ không nên quá máy móc gò bó họ vào những quy định cứng nhắc và thiếu khoa học. Điều đó không chỉ làm cho nhiều giao dịch bị ách tắc, gây bất tiện, phiền hà cho người dân mà còn khiến công chứng viên luôn phải đối mặt với nguy cơ bị phạt bất cứ lúc nào.

Một số ví dụ kiến nghị nên cho phép áp dụng bản sao các loai giấy tờ:

Cho phép sử dụng bản sao trích lục và bản sao chứng thực đối với: Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn (một số trường hợp cụ thể) trong các giao dịch về thừa kế, tặng cho..
Cho phép sử dụng bản sao chứng thực đối với: sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân, giấy xác minh nhân khẩu, với mục đích để chứng minh một số tình tiết cụ thể như chứng minh số chứng minh thư nhân dân cũ, hộ khẩu thường trú trong quá khứ,
Cho phép sử dụng bản chính hoặc bản sao hợp đồng, văn bản đã được công chứng để chứng minh một số tình tiết tại thời điểm công chứng văn bản đó như nguồn gốc tạo lập tài sản, tình trạng hôn nhân, tình trạng nhân khẩu…

Việc sử dụng hợp lý những bản sao trích lục, bản sao có chứng thực sẽ giúp cho người dân tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí xin cấp lại các giấy tờ bản chính, thậm chí giải quyết được nhiều ách tắc khi các loại giấy tờ bản chính không thể được cấp lại. Không những vậy, nó cho phép công chứng viên được chủ động và tự chủ hơn trong việc đánh giá chứng cứ, giải quyết hồ sơ công chứng linh hoạt hơn mà vẫn bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch.

___________________________