Xác định một tài sản khi giao dịch có vi phạm các quy định về điều kiện giao dịch hay không chưa bao giờ là việc đơn giản. Một trong những vấn đề khó nhất là xác định tình trạng của tài sản có tranh chấp hay không.
Hiện nay quy định của pháp luật về tình trạng bất động sản như thế nào được gọi là tranh chấp đang còn rất mơ hồ. Có luồng ý kiến cho rằng để xác định tài sản đang tranh chấp thì tranh chấp đó phải được một cơ quan có thẩm quyền thụ lý giải quyết và ra thông báo tạm ngừng giao dịch đối với tài sản. Luồng ý kiến khác lại cho rằng chỉ cần có khiếu nại, đơn khởi kiện hoặc đơn đề nghị của công dân đến cơ quan có thẩm quyền đề nghị xem xét hoặc đề nghị ngăn chặn giao dịch đối với tài sản thì có nghĩa là tài sản đó đang có tranh chấp.
Để có căn cứ về việc bất động sản có đang bị tranh chấp hay không, Tổ chức hành nghề công chứng không thể gửi công văn hay xác minh ở tất cả các cơ quan có liên quan, từ Ủy ban nhân dân các cấp, Tòa án, Bộ Xây dựng đến các cơ quan quản lý đất và nhà. Trong khi đó Luật Công chứng quy định thời gian xử lý hồ sơ công chứng thông thường tối đa là hai ngày làm việc, và nếu công chứng viên không có căn cứ để chứng minh tài sản đó đang ở trong tình trạng đang tranh chấp thì phải tiến hành công chứng.
Thực tế cho thấy có những trường hợp công chứng viên thông qua cảm quan nghề nghiệp nhận biết được tài sản có thể đang có tranh chấp hoặc việc giao dịch đối với tài sản có thể dẫn đến tranh chấp nhưng bằng các nghiệp vụ xác minh mà vẫn không có căn cứ pháp lý để chứng minh cho nhận định đó và công chứng viên không thể từ chối chứng nhận giao dịch.
Ở một góc độ khác, vì sự thận trọng nên một số cơ quan sẵn sàng ngăn chặn giao dịch và đẩy tình trạng bất động sản của công dân từ không có tranh chấp thành có tranh chấp và làm hạn chế quyền giao dịch của công dân ngay khi xuất hiện yêu cầu ngăn chặn. Trên thực tế việc này diễn ra khá phổ biến trong các giai đoạn khác nhau khi các chủ thể tiến hành giao dịch, trong đó có cả giai đoạn trước khi công chứng, sau khi công chứng và thậm chí là sau khi tài sản đã được nộp hồ sơ đăng ký. Có thể sau khi nội dung đơn thư đề nghị ngăn chặn giao dịch được giải quyết thì giao dịch được tiếp tục tiến hành nhưng việc làm chậm thời gian tiến hành giao dịch và thêm một số thủ tục phiền hà sẽ gây ra thiệt hại cho các bên tham gia giao dịch đó. Cá biệt có những trường hợp việc xem xét giải quyết đơn thư khiếu nại, kiện tụng thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan làm cho thời gian giải quyết kéo dài và thiệt hại cho các bên có thể rất lớn. Có trường hợp tranh chấp đã được giải quyết xong nhưng thủ tục để xóa các thông tin ngăn chặn quá phức tạp, mất nhiều thời gian vẫn gây ra tổn thất cho chủ tài sản và các bên liên quan.
Từ các phân tích nêu trên cho thấy rằng việc xác định tình trạng tài sản tranh chấp hoặc bị ngăn chặn hay không, có đủ điều kiện tham gia giao dịch hay không là vấn đề không hề đơn giản, đặc biệt là đối với công chứng viên. Rủi ro từ tình huống này là rất khó kiểm soát nếu có sự gian lận, bất chấp pháp luật một cách có chủ ý.
Làm thế nào để công chứng viên nhận biết tài sản có tranh chấp hay không?
Khi công dân yêu cầu công chứng giao dịch, theo quy định, họ phải có nghĩa vụ chứng minh tài sản đó đủ điều kiện giao dịch, không có tranh chấp. Việc chứng minh đó phải bằng văn bản, và công chứng viên sẽ xem xét về tình trạng tài sản thông qua các kênh thông tin sau đây:
Kênh thứ nhất: Thông tin và tính xác thực của thông tin ghi trên hồ sơ yêu cầu công chứng để chứng minh quyền sở hữu tài sản và nhân thân của chủ tài sản
Kênh thứ hai: Thông tin thông báo về tình trạng tranh chấp hoặc ngăn chặn giao dịch do các cơ quan có thẩm quyền gửi đến văn phòng công chứng (thường được cập nhật trên cơ sở dữ liệu công chứng hoặc được gửi trực tiếp cho Tổ chức hành nghề công chứng).
Nếu 2 nguồn thông tin này không thể hiện tài sản đang có tranh chấp thì công chứng viên buộc phải hiểu rằng tài sản này không có tranh chấp và phải tiến hành công chứng giao dịch theo quy định.
Đối với thông tin thông báo về tình trạng tranh chấp của giao dịch hoặc ngăn chặn giao dịch, hiện nay có nhiều nguồn khác nhau với mức độ xác thực và giá trị pháp lý khác nhau. Việc phân biệt được tính xác thực và giá trị pháp lý của các loại thông tin này là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của công chứng viên có chứng hay không chứng nhận giao dịch.
- Nếu thông tin có tính xác thực, có giá trị pháp lý thì công chứng viên có căn cứ để từ chối chứng nhận giao dịch, đồng thời bảo vệ được quyền lợi của các bên có liên quan.
- Nếu thông tin không có tính xác thực, không có giá trị pháp lý thì công chứng viên không thể căn cứ vào đó để từ chối chứng nhận giao dịch, bởi nếu từ chối sẽ làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đặc biệt là của chủ sở hữu/sử dụng tài sản.
Có nhiều trường hợp, Tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp (hoặc gián tiếp thông qua Sở Tư pháp) nhận được đơn thư đề nghị của công dân hoặc doanh nghiệp về việc ngăn chặn giao dịch đối với một tài sản nào đó. Tuy nhiên, rất khó để xác định được lý đo đề nghị ngăn chặn hoặc nội dung tranh chấp nêu trong đơn, thư đó có tính xác thực đến đâu. Công chứng viên không thể chấp nhận đơn, thư đó như một căn cứ để chứng minh tài sản đang có tranh chấp, bởi nếu như vậy thì bất cứ ai cũng có thể gây khó khăn, cản trở người khác thực hiện các quyền của mình đối với tài sản chỉ bằng cách làm đơn thư ngăn chặn gửi Tổ chức hành nghề công chứng hay Sở Tư pháp. Sự cản trở một cách có chủ đích với mục đích xấu nếu được chấp nhận sẽ gây ra thiệt hại to lớn cho chủ tài sản và các bên có liên quan. Thực tế cho thấy đã có rất nhiều công chứng viên vì sự cẩn trọng đã căn cứ vào các đơn, thư của bên thứ ba để từ chối công chứng, đặc biệt khi đơn, thư đó được gửi từ các doanh nghiệp hoặc được gửi thông qua Sở Tư pháp.
Từ chối hay không từ chối thì công chứng viên đều có lý của mình, thậm chí, đôi khi công chứng viên chấp nhận “thà rằng bị phạt hành chính vì từ chối công chứng không có lý do chính đáng còn hơn là chứng nhận một giao dịch tiềm ẩn khả năng tranh chấp”. Tuy nhiên, cũng không thể vin vào lý do cẩn trọng để từ chối công chứng khi nó có thể gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng. Công chứng viên cần tìm ra giải pháp vừa bảo đảm an toàn cho giao dịch nhưng cũng không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng.
Một số giải pháp khuyến nghị:
- Công chứng viên có thể tiếp nhận các loại đơn, thư, yêu cầu ngăn chặn của tổ chức, cá nhân, nhưng cần làm rõ tính xác thực của nội dung các loại đơn, thư này, cụ thể là yêu cầu người đề nghị ngăn chặn phải chứng minh bằng văn bản về tình trạng tranh chấp của tài sản. Theo quy định của Luật Công chứng, Công chứng viên có 2 ngày và tối đa là 10 ngày để giải quyết các giao dịch phức tạp, do vậy, Công chứng viên hoàn toàn có thể yêu cầu người đề nghị ngăn chặn cung cấp chứng cứ để chứng minh nội dung đơn thư ngăn chặn trong thời hạn này.
- Để chứng minh một tài sản đang tranh chấp, chỉ có thể căn cứ vào các nguồn thông tin sau:
- Quyết định hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền (Tòa án, Trọng tài) về việc thụ lý, giải quyết tranh chấp liên quan đến tài sản;
- Văn bản của cơ quan điều tra có thẩm quyền (công an, viện kiểm sát) về việc tạm ngừng giao dịch đối với tài sản để phục vụ điều tra;
- Văn bản của cơ quan thi hành án về việc ngăn chặn giao dịch để phục vụ việc kê biên thi hành án;
- Văn bản của cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến tài sản đó (cơ quan đăng ký đất đai, ủy ban nhân dân, công an…) về việc ngăn chặn giao dịch đối với tài sản.
Nếu công chứng viên không được thông báo về tình trạng tài sản bị tranh chấp kèm theo các văn bản từ các nguồn thông tin nêu trên thì người yêu cầu ngăn chặn giao dịch có nghĩa vụ cung cấp để chứng minh. Trường hợp họ không cung cấp được thì công chứng viên phải chứng nhận giao dịch theo quy định.
Ngoài ra, ở góc độ cơ quan quản lý, Sở Tư pháp cần có sự thận trọng, phân biệt rõ dữ liệu ngăn chặn (đã được xác định giá trị pháp lý, do cơ quan có thẩm quyền đề nghị hoặc thông báo bằng văn bản) với các thông tin ngăn chặn theo đề nghị của công dân. Không nên đưa lên cơ sở dữ liệu hoặc gửi cho các Tổ chức hành nghề công chứng các loại đơn, thư ngăn chặn mà chưa được khẳng định tính xác thực, vì điều đó có thể gây hiểu lầm cho các công chứng viên, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người yêu cầu công chứng. Thậm chí công chứng viên có thể vin vào cớ “có thông báo của Sở Tư pháp” để từ chối công chứng các giao dịch hợp pháp.